档案安全生产责任制度

PAGE档案安全生产责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全生产管理，明确各部门及人员在档案管理过程中的安全职责，预防和减少档案安全事故的发生，保障公司档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及参与公司档案管理工作的所有人员。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全放在首位，确保档案在收集、整理、保管、利用等各个环节不发生安全事故。2.预防为主原则强化安全防范意识，建立健全档案安全预防机制，通过加强日常管理、风险评估、隐患排查等措施，预防安全事故的发生。3.责任明确原则明确各部门及人员在档案安全生产中的职责，做到责任到人，确保各项安全措施得到有效落实。4.依法依规原则严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规以及行业标准，依法开展档案安全生产工作。二、档案安全生产管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全生产管理制度、操作规程等，并组织实施。2.定期组织开展档案安全检查、隐患排查和整改工作，及时消除安全隐患。3.负责档案存储场所的安全管理，确保档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备完好有效。4.组织开展档案安全培训和宣传教育工作，提高员工的档案安全意识和应急处置能力。5.负责制定档案安全应急预案，并定期组织演练，确保在突发安全事件时能够迅速、有效地进行应对。6.监督、指导各部门的档案安全生产工作，对违反档案安全规定的行为进行纠正和处理。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案安全生产工作的第一责任人，负责组织落实本部门的档案安全生产工作。2.组织本部门员工学习档案安全生产相关制度和操作规程，提高员工的安全意识。3.定期对本部门的档案进行清理、整理，确保档案的安全存放。4.配合公司档案管理部门开展档案安全检查和隐患排查工作，对发现的问题及时整改。5.负责本部门档案利用过程中的安全管理，确保档案在利用过程中不发生丢失、损坏等情况。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全生产管理制度和操作规程，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.定期对档案存储场所进行巡查，检查档案保管状况和设施设备运行情况，发现问题及时报告并处理。4.协助做好档案安全培训和宣传教育工作，提高员工的档案安全意识。5.在档案利用过程中，负责对利用人员进行登记和监督，确保档案的正确使用和归还。（四）其他人员职责1.涉及档案工作的其他人员，应严格遵守档案安全生产制度，在各自的工作范围内做好档案安全管理工作。2.对发现的档案安全问题应及时报告，积极配合做好档案安全事故的调查和处理工作。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时、准确地收集本部门形成的各类档案，并按照公司档案分类方案进行整理。2.在收集档案过程中，应注意保护档案的原始性和完整性，不得随意涂改、伪造档案。3.对于重要档案和特殊载体档案，应采取特殊的收集方式和保护措施，确保档案的安全。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案整理的基本原则和方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.在整理过程中，应注意检查档案的质量，对不符合要求的档案及时进行补充、修正或剔除。3.整理后的档案应进行妥善保管，确保档案的有序存放和便于查找利用。四、档案存储安全（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源、污染源等。2.库房的建设应符合国家有关建筑设计规范和档案保管要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。3.库房内应设置必要的消防设施、通风设备、温湿度调节设备等，并确保其正常运行。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，避免相互影响。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、密封包装等。（三）库房管理1.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案保管状况和设施设备运行情况。2.库房内应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.应定期对库房的温湿度进行监测和调控，确保库房温湿度符合档案保管要求。一般情况下，库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。五、档案利用安全（一）利用申请与审批1.公司内部人员因工作需要利用档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等内容，并经本部门负责人审批。2.外单位人员因特殊原因需要利用公司档案，应提前向公司档案管理部门提出申请，经公司分管领导审批同意后方可办理利用手续。（二）利用登记与监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、档案名称、利用目的等信息。2.在档案利用过程中，档案管理人员应在场监督，确保利用人员正确使用档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上做标记等。3.利用人员应爱护档案，不得损坏、丢失档案。如需复印、拍照等，应按照规定办理相关手续，并确保复印件、照片等与原件一致。（三）归还与验收1.档案利用完毕后，利用人员应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确保档案完整无损。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，档案管理人员应及时报告，并查明原因，追究相关人员的责任。六、档案数字化安全（一）数字化流程规范1.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。2.在数字化过程中，应采取必要的安全防护措施，防止数据泄露、丢失、篡改等情况的发生。3.数字化设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。（二）数据存储与管理1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.建立健全数字化档案数据管理制度，对数据的访问、使用、修改等进行严格控制，确保数据的安全。3.定期对数字化档案数据进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。七、档案安全检查与隐患排查（一）检查内容1.档案存储场所的安全状况，包括库房设施设备、温湿度、清洁卫生等。2.档案保管情况，包括档案的存放是否有序、有无损坏、丢失等情况。3.档案利用过程中的安全管理情况，包括利用申请、登记、监督、归还等环节。4.档案数字化工作的安全情况，包括数字化流程、数据存储与管理等。（二）检查频率1.公司档案管理部门应定期组织档案安全检查，每月至少进行一次全面检查。2.各部门应每周对本部门的档案进行自查，及时发现和解决问题。（三）隐患排查与整改1.在档案安全检查过程中，应认真排查安全隐患，并及时记录。对发现的安全隐患，应分析原因，并制定相应的整改措施。2.安全隐患整改应明确责任部门和责任人，限期整改。整改完成后，应进行复查，确保隐患得到彻底消除。3.对重大安全隐患，应立即采取措施进行整改，并及时向上级报告。八、档案安全培训与宣传教育（一）培训计划1.公司档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据公司档案安全生产实际情况和员工的需求进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案安全生产法律法规和行业标准。2.公司档案安全生产管理制度和操作规程。3.档案安全知识和技能，如档案保管、利用、数字化等方面的安全要求。4.档案安全事故案例分析及应急处置方法。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部专业人员进行授课。2.开展现场培训和指导，针对档案管理过程中的实际问题进行讲解和示范。3.利用网络平台、宣传资料等开展线上培训和宣传教育，提高员工的学习积极性和参与度。（四）宣传教育1.通过公司内部刊物、宣传栏等渠道，宣传档案安全知识和公司档案安全生产制度。2.组织开展档案安全知识竞赛、演讲比赛等活动，增强员工的档案安全意识。九、档案安全应急预案（一）应急组织机构与职责1.成立公司档案安全应急领导小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。应急领导小组负责全面指挥和协调档案安全应急处置工作。2.明确应急领导小组各成员的职责，确保在应急处置过程中各负其责，协同配合。（二）应急响应程序1.当发生档案安全事故时，现场人员应立即报告本部门负责人，并同时报告公司档案管理部门。2.公司档案管理部门接到报告后，应立即启动档案安全应急预案，并通知应急领导小组各成员。3.应急领导小组应迅速组织人员赶赴事故现场，进行应急处置工作。根据事故的严重程度，及时向上级主管部门和相关部门报告。（三）应急处置措施1.火灾事故立即组织人员疏散档案，使用灭火器、消防栓等消防设施进行灭火。及时报警，通知消防部门前来支援。保护好现场，配合消防部门进行调查。2.盗窃事故立即报警，并保护好现场。对丢失的档案进行登记和清查，及时向上级报告。协助公安机关进行调查，提供相关线索。3.自然灾害事故及时组织人员对档案进行转移和保护，避免档案受到损坏。对受灾档案进行清查和统计，评估损失情况。尽快恢复档案管理工作，确保档案的正常利用。（四）后期处置1.事故调查配合相关部门对档案安全事故进行调查，查明事故原因、经过和损失情况。对事故责任进行认定，提出处理意见。2.损失评估组织专业人员对档案安全事故造成的损失进行评估，包括档案的损坏、丢失情况以及对公司造成的