生产物料采购跟单制度

PAGE生产物料采购跟单制度一、总则（一）目的为了规范公司生产物料采购跟单工作流程，确保生产物料按时、按质、按量供应，满足公司生产运营需求，加强采购过程的监控与管理，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产物料采购跟单的部门和人员，包括采购部门、生产部门、仓库管理部门等。（三）基本原则1.准确性原则：采购跟单人员应确保所传递和记录的信息准确无误，避免因信息错误导致生产延误或其他损失。2.及时性原则：及时跟踪采购订单执行情况，及时反馈相关信息，确保生产物料按时供应，不影响生产进度。3.沟通协调原则：与供应商、生产部门、仓库管理部门等保持密切沟通与协调，及时解决采购过程中出现的问题。4.成本控制原则：在保证物料质量和交货期的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责生产物料采购订单的下达，选择合格的供应商，并与之签订采购合同。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量供应。3.负责处理采购过程中的异常情况，如供应商交货延迟、质量问题等，并及时向相关部门反馈。4.定期对采购跟单工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）生产部门1.根据生产计划，提前向采购部门提供准确的物料需求清单，明确物料的规格、型号、数量、交货时间等要求。2.协助采购部门与供应商进行技术沟通，确保采购的物料符合生产工艺要求。3.在生产过程中，如发现物料短缺或质量问题，及时通知采购部门，并配合采购部门进行处理。4.对采购物料的及时性、质量等方面进行监督和评价，为采购部门提供反馈意见。（三）仓库管理部门1.负责接收采购的生产物料，对物料的数量、规格、型号、质量等进行验收，并办理入库手续。2.按照规定的存储方式和条件，妥善保管采购的物料，确保物料质量不受损。3.根据生产部门的领料需求，及时发放物料，并做好物料出入库记录。4.定期对库存物料进行盘点，确保账实相符，发现问题及时通知采购部门和相关部门处理。（四）采购跟单人员1.负责采购订单的跟进和执行，及时掌握订单的生产进度、检验情况、发货情况等信息。2.与供应商保持密切沟通与协调，及时解决订单执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。3.定期向采购部门负责人汇报采购订单的执行情况，提交相关报表和数据。4.协助采购部门做好采购合同的管理工作，包括合同的签订、变更、终止等事宜。三、采购跟单流程（一）采购申请1.生产部门根据生产计划和库存情况，填写《生产物料采购申请表》，详细列出所需物料的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部门。2.《生产物料采购申请表》需经生产部门负责人审核签字后生效。（二）采购订单下达1.采购部门接到生产部门提交的《生产物料采购申请表》后，对其进行审核，确认需求信息准确无误。2.根据审核后的采购申请，选择合格的供应商，并向其下达采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。3.采购订单需经采购部门负责人审核签字后，加盖公司公章或合同专用章，并及时发送给供应商。（三）订单跟踪1.采购跟单人员负责对采购订单的执行情况进行跟踪。跟踪内容包括供应商的生产进度、检验情况、发货情况等。2.采购跟单人员应定期与供应商沟通，了解订单的执行情况，及时掌握可能影响交货期的因素，并采取相应的措施进行协调解决。3.如发现供应商可能无法按时交货，采购跟单人员应及时向采购部门负责人汇报，并与供应商协商解决方案，如调整交货期、增加运输方式等。（四）到货验收1.物料到货前，采购跟单人员应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。2.仓库管理部门按照采购合同和相关标准，对到货的物料进行数量、规格、型号、质量等方面的验收。3.验收合格的物料，仓库管理部门办理入库手续，并填写《物料入库单》。验收不合格的物料，仓库管理部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。（五）付款结算1.采购部门根据采购合同和到货验收情况，审核供应商提交的发票和付款申请。2.审核无误后，采购部门填写《付款审批表》，按照公司财务审批流程进行审批。3.审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。四、采购过程监控（一）供应商管理1.采购部门应建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的供货能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面符合公司要求。2.对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应考虑更换供应商。3.采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确双方在质量方面的权利和义务，确保采购的物料符合质量标准。（二）合同管理1.采购部门应加强采购合同的管理，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规和公司规定。2.采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款明确、具体、合法有效，避免出现模糊不清或潜在风险的条款。3.在合同履行过程中，采购部门应及时跟踪合同执行情况，如发现问题应及时与供应商协商解决，并做好相关记录。4.如需变更或终止采购合同，采购部门应按照规定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。（三）成本控制监控1.采购部门应定期对采购成本进行分析和评估，对比不同供应商的价格水平，寻找降低采购成本的机会。2.在采购过程中，采购部门应严格控制采购费用，如运输费、保险费、检验费等，确保采购成本合理。3.采购部门应与财务部门密切配合，做好采购成本的核算和统计工作，为公司成本控制提供准确的数据支持。五、信息沟通与反馈（一）内部沟通1.采购部门、生产部门、仓库管理部门等应建立定期的沟通协调机制，及时交流采购跟单工作中的相关信息。2.采购跟单人员应定期向采购部门负责人汇报采购订单的执行情况，并提交相关报表和数据。采购部门负责人应及时将采购进展情况反馈给生产部门和其他相关部门。3.在采购过程中，如出现问题或异常情况，采购跟单人员应及时与相关部门沟通协调，共同商讨解决方案，并及时反馈处理结果。（二）与供应商沟通采购跟单人员应与供应商保持密切的沟通与联系，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货安排等信息。对于供应商提出的问题和需求，采购跟单人员应及时给予回应和解决。同时，采购跟单人员应定期向供应商反馈公司的生产计划和需求变化情况，以便供应商做好相应的准备工作。六、风险管理（一）风险识别1.采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险等。2.针对不同的风险类型，采购部门应制定相应的风险识别标准和方法，以便及时发现和评估风险。（二）风险评估1.采购部门应对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，采购部门应确定风险的等级，并采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于高风险事件，采购部门应制定详细的风险应对预案，采取多种措施进行防范和控制。如选择多家供应商、签订备用采购合同、购买保险等。2.对于中风险事件，采购部门应加强监控和管理，及时采取措施降低风险发生的可能性和影响程度。如与供应商加强沟通协调、增加检验频次等。3.对于低风险事件，采购部门应保持关注，定期进行评估和检查，确保风险处于可控状态。七、绩效评估（一）评估指标1.采购订单按时交付率：考核采购订单按时交付的比例。2.采购物料质量合格率：考核采购物料符合质量标准的比例。3.采购成本控制率：考核采购成本控制在预算范围内的比例。4.供应商满意度：考核供应商对公司采购工作的满意程度。5.内部客户满意度：考核生产部门、仓库管理部门等对采购跟单工作的满意程度。（二）评估方法1.采购部门定期收集和整理采购跟单工作的数据和信息，按照设定的评估指标进行计算和分析。2.通过与供应商、生产部门、仓库管理部门等进行沟通和调查，获取他们对采购跟单工作的评价和意见。3.根据数据统计和调查结果，对采购跟单人员的工作绩效进行综合评估。（三）评估结果应用1.将绩效评估结果与采购跟单人员的薪酬、奖金、晋升等挂钩，激励采购跟单人员提高工作绩效。2.对于绩效评估结果优秀的采购跟单人员，给予表彰和奖励；对于绩效评估结果较差的采购跟单人员，进行培训和辅导，如仍不能改进，可考虑调整岗位或辞退。3.根据绩