生产临时采购制度

PAGE生产临时采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产临时采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，满足生产紧急需求，保障生产顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各生产部门因生产过程中出现突发状况、急需物资补充等临时性采购需求的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.及时性原则：以最快速度响应生产临时需求，在最短时间内完成采购，保障生产不受延误。3.经济性原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑成本效益，选择性价比最优的物资和供应商。4.透明性原则：采购过程应保持公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购申请与审批（一）申请流程1.生产部门在遇到临时采购需求时，由需求岗位填写《生产临时采购申请表》。申请表应详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求日期、紧急程度、申请理由等信息。2.将填写完整的申请表提交至生产部门负责人审核。生产部门负责人需对采购需求的真实性、必要性以及紧急程度进行评估，审核通过后签字确认。（二）审批流程1.生产部门负责人签字后的申请表提交至采购部门。采购部门对申请内容进行初步审核，重点审核采购物资是否符合生产实际需求、是否在公司采购目录范围内等。2.若采购物资价值在一定金额以下（具体金额根据公司规定设定），采购部门审核通过后直接安排采购；若价值超过规定金额，采购部门将申请表提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司预算情况，审核该临时采购是否在预算范围内，审核通过后签字确认。3.申请表依次经采购部门负责人、分管采购的领导审批。分管采购的领导综合考虑公司整体采购策略、资金状况等因素，做出最终审批决定。审批通过的申请表返回采购部门，作为采购执行的依据。三、采购执行（一）供应商选择1.合格供应商名录：采购部门应建立并维护公司合格供应商名录。名录中的供应商应是经过公司评估，在供货质量、价格、交货期、售后服务等方面表现良好的企业。2.紧急采购供应商：对于生产临时采购，若合格供应商名录中无满足需求的供应商，采购部门可通过多种渠道寻找临时供应商。如向同行业企业咨询推荐、在相关行业网站搜索、参加行业展会等方式获取供应商信息。对新的临时供应商，采购部门需进行紧急评估，包括供应商资质审核、产品质量调查、价格比较等，确保其具备供货能力和基本信誉。3.采购谈判：采购人员与选定的供应商就采购物资的价格（包括单价、总价、价格调整条款等）、交货期（具体日期、交货方式、运输费用承担等）、质量标准（明确的质量要求、验收方式等）、售后服务（售后服务内容、响应时间等）等条款进行谈判。谈判过程中应保留相关记录，如谈判纪要、往来邮件等，作为采购合同的附件。（二）采购合同签订1.根据谈判结果，采购人员起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，确保涵盖采购申请中的各项关键条款。合同内容必须符合法律法规要求，语言严谨规范，避免出现模糊不清或歧义性条款。2.采购合同提交至法务部门审核。法务部门从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法有效，不存在法律风险。审核通过后，采购人员将合同提交至采购部门负责人、分管采购的领导签字盖章。3.采购人员将签字盖章后的合同及时送达供应商，确保双方合同生效。同时，采购人员应留存合同副本，作为采购执行和后续结算的依据，并将合同相关信息录入公司采购管理系统。（三）采购进度跟踪1.采购人员负责对采购进度进行跟踪。根据合同约定的交货期，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、运输情况等。对于关键节点，如物资生产完成、发货、预计到达时间等，应及时掌握并向相关部门反馈。2.若出现可能影响交货期的情况，如供应商生产设备故障、运输延误等，采购人员应及时与供应商协商解决方案，并将情况汇报给采购部门负责人和生产部门。采购人员应督促供应商采取有效措施，确保按时交货。四、验收与付款（一）验收标准1.生产部门负责组织对采购物资的验收工作。验收人员应依据采购合同约定的质量标准、规格型号、数量等要求进行验收。2.验收过程中，应检查物资的外观、包装、标识等是否符合要求，对物资的性能、功能进行测试或检验，确保物资质量合格。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。（二）验收流程1.物资到货前，生产部门应提前做好验收准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具、组织验收人员等。2.物资到货时，采购人员应通知生产部门及时进行验收。生产部门验收人员按照验收标准对物资进行逐一检查和测试。验收合格后，验收人员在《生产临时采购验收单》上签字确认。3.若验收过程中发现物资存在质量问题、数量短缺等不符合合同约定的情况，验收人员应及时记录，并出具《验收不合格报告》。采购人员负责与供应商沟通协商解决问题，如要求供应商补货、换货、退货等，并跟踪处理结果。（三）付款流程1.采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关验收资料，包括验收单、发票、合同等，并提交至财务部门进行付款申请。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、与合同及验收单的一致性等。审核通过后，按照公司财务制度和付款流程安排付款。3.对于符合预付款条件的采购合同，在合同约定的预付款节点到来时，采购人员应按照上述流程申请预付款。财务部门审核无误后，及时支付预付款，确保采购活动顺利进行。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对生产临时采购活动进行监督检查。检查内容包括采购申请的合理性、审批流程的合规性、采购执行的规范性、验收与付款的准确性等。2.审计部门可通过查阅相关文件资料、访谈相关人员、实地查看等方式进行检查。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于在生产临时采购过程中违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、绩效扣分、解除劳动合同等。2.若因违规采购行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成违法犯罪的，公司将依法移交司法机关处理。六、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，采购部门应根据本制度的原则和精神，结合实际情况进