生产部催货对账制度

PAGE生产部催货对账制度一、总则（一）目的为加强公司生产部与供应商及客户之间的货物交付与账目核对管理，确保货物按时交付、账目清晰准确，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部与所有涉及货物供应及交付的供应商、客户之间的催货及对账工作。（三）基本原则1.及时性原则催货及对账工作应及时开展，确保货物交付和账目核对不延误生产进度及财务结算。2.准确性原则货物数量、规格、质量及账目金额、明细等信息必须准确无误，避免因错误导致的纠纷和损失。3.责任明确原则明确各环节相关人员的责任，确保催货及对账工作有序进行，出现问题能够及时追溯责任。二、催货管理（一）催货流程1.订单下达后生产部在接到销售订单后，应及时将订单信息传递给采购部门，明确所需货物的规格、数量、交付时间等要求。采购部门根据订单要求，选择合适的供应商，并向其下达采购订单。2.交付期临近前采购部门应提前关注供应商的生产进度，在预计交付期前[X]个工作日，向供应商发送催货通知。催货通知应明确订单编号、货物明细、交付时间要求等关键信息。对于重要订单或交付期紧张的订单，采购部门可与供应商进行电话沟通，确认其生产进度及可能存在的问题。3.交付期已到但未交付若货物在交付期仍未送达，采购部门应立即再次向供应商发送催货函，强调逾期交付可能对公司生产及客户造成的影响，并要求供应商给出明确的交付时间表。同时，采购部门应将催货情况及时反馈给生产部，生产部根据实际情况调整生产计划，避免因货物未按时交付导致生产停滞。4.多次催货仍无效果若经过多次催货，供应商仍无法按时交付货物，采购部门应及时向上级领导汇报，并与供应商协商解决方案，如调整交付时间、更换供应商等。对于因供应商原因导致的交货延迟，公司有权按照合同约定追究其违约责任，要求其承担相应的经济赔偿。（二）催货记录1.采购部门应建立完善的催货记录档案，对每次催货的时间、方式、内容、供应商反馈等信息进行详细记录。2.催货记录应至少保存[X]年，以便在需要时进行查阅和追溯。（三）催货责任1.采购人员负责具体的催货工作，应确保催货通知及时、准确地传达给供应商，并跟踪供应商的反馈信息。2.若因采购人员催货不力导致货物逾期交付，给公司造成损失的，采购人员应承担相应的责任，公司将视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、经济处罚等处理。三、对账管理（一）对账周期1.与供应商的对账周期对于月结供应商，每月[具体日期]前完成上月账目核对。对于非月结供应商，在每次货物交付完成后[X]个工作日内进行对账。2.与客户的对账周期对于月结客户，每月[具体日期]前完成上月账目核对。对于非月结客户，在每批货物交付完成后[X]个工作日内进行对账。（二）对账流程1.准备工作生产部负责收集整理与货物交付相关的资料，包括送货单、验收单、发票等。财务部门负责准备账目明细，包括采购金额、销售金额、已付款项、未付款项等。2.初核账目生产部将收集到的货物交付资料与财务部门提供的账目明细进行初步核对，检查货物数量、规格、金额等信息是否一致。如发现问题，生产部应及时与财务部门沟通，查找原因并进行调整。3.发送对账函核对无误后，由财务部门根据对账周期向供应商或客户发送对账函。对账函应明确账目期间、账目明细、双方确认事项等内容。对账函可采用纸质或电子形式发送，发送后应要求对方在规定时间内回复确认。4.对方确认供应商或客户收到对账函后，应在规定时间内进行核对，并将确认结果反馈给公司。若对方对账目存在异议，应在回复中详细说明原因及差异情况，公司收到后应及时进行核实和处理。5.最终确认经过双方沟通和核实后，如账目无异议，双方应签署对账确认函，作为最终的账目依据。对账确认函应妥善保存，以备后续财务结算及审计等使用。（三）对账差异处理1.若发现账目存在差异，双方应及时沟通查找原因。差异原因可能包括货物数量不符、价格调整、交货延迟导致的费用变化等。2.对于因货物数量不符导致的差异，生产部应与仓库管理部门核对库存记录及出入库单据，查明原因后进行调整。3.对于因价格调整导致的差异，采购部门应提供相关的价格变更文件或协议，财务部门根据文件进行账目调整。4.对于交货延迟导致的费用变化，如仓储费、运输费等，采购部门应与供应商协商确定责任归属，并根据协商结果调整账目。5.如经过沟通仍无法解决账目差异问题，双方可共同委托第三方审计机构进行审计，以确定最终的账目金额。审计费用由责任方承担。（四）对账记录1.财务部门应建立完整的对账记录档案，对每次对账的过程、结果、差异处理情况等进行详细记录。2.对账记录应至少保存[X]年，以便在需要时进行查阅和审计。（五）对账责任1.生产部负责提供准确的货物交付资料，并协助财务部门进行账目核对工作。2.财务部门负责账目明细的准备、对账函的发送及差异处理等工作，确保账目准确无误。3.若因生产部或财务部门工作失误导致对账出现问题，给公司造成损失的，相关人员应承担相应的责任，公司将视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、经济处罚等处理。四、沟通协调机制（一）内部沟通1.生产部、采购部门、财务部门应建立定期的沟通会议制度，每周[具体时间]召开会议，通报催货及对账工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。2.在日常工作中，各部门之间应保持密切的信息共享和沟通，确保催货及对账工作的顺利进行。对于紧急情况或重要问题，应及时召开临时会议进行讨论和决策。（二）外部沟通1.采购部门与供应商应保持良好的沟通关系，定期了解供应商的生产经营情况，及时解决合作过程中出现的问题。2.销售部门与客户应加强沟通，及时了解客户需求及反馈，协助生产部和财务部门做好催货及对账工作。对于客户提出的特殊要求或问题，应及时协调相关部门进行处理，并及时反馈处理结果。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，由财务、审计等部门人员组成，定期对生产部的催货及对账工作进行监督检查。2.监督小组应检查催货及对账工作是否按照制度规定的流程和要求进行，相关记录是否完整、准确，账目是否清晰无误等。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核办法1.建立催货及对账工作考核指标体系，对采购人员、生产部相关人员及财务人员的工作进行考核。考核指标包括催货及时率、对账准确率、问题解决率等。2.每月对各人员的考核指标完成情况进行统计和评估，根据评估结果进行绩效打分。3.绩效得分与个人绩效奖金、晋升等挂钩，对于工作表现优