生产单位档案管理制度

PAGE生产单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强生产单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本生产单位及所属各部门、车间、班组等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由单位档案管理部门归口管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映生产经营活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理生产活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及单位机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理单位各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括单位行政事务管理活动中形成的文件材料，如会议文件、工作计划、工作总结、规章制度等。2.生产技术类：涵盖生产工艺流程、技术标准、操作规程、科研项目、技术改造等方面的文件材料。3.经营管理类：涉及市场营销、财务管理、人力资源管理、物资采购等经营活动的档案。4.设备仪器类：关于生产设备、仪器的购置、安装、调试、维护、报废等过程的文件资料。5.基本建设类：包括新建、改建、扩建项目的立项、设计、施工、竣工验收等环节形成的档案。6.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类管理。7.人事档案类：存放员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等方面的材料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：以公元纪年表示，如“20XX”。3.类别：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表生产技术类等。4.流水号：按档案形成时间顺序依次编排，用四位数字表示。例如：2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023A0005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.外来文件中与本单位生产经营活动相关的重要文件。3.员工个人在工作中形成的有参考价值的材料，如技术报告、工作总结等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的档案材料收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等应同步收集相关档案材料，确保档案的完整性。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案分类方案进行分类整理，做到分类准确、排列有序。（四）整理方法1.行政管理类档案：按文件的种类、时间顺序进行排列，编目装订。2.生产技术类档案：按照工艺流程、项目阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册。3.经营管理类档案：根据业务类别分别整理，如财务档案按年度、类别装订成册。4.设备仪器类档案：以单台设备或仪器为单位，收集相关资料，建立设备档案。5.基本建设类档案：按照项目建设阶段，分别整理立项、设计、施工、竣工等环节的档案。6.会计档案类：按照会计档案管理规定，定期整理立卷，编制会计档案保管清册。7.人事档案类：按照人事档案管理要求，进行分类整理，建立员工个人档案。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.以档案的历史价值、现实利用价值和保存价值为鉴定标准。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.定期对档案进行全面清查，逐卷逐件分析档案的价值。2.根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁档案清单，经单位主管领导审批。2.对批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人进行监销。3.监销人员应认真核对销毁档案清单，确保销毁档案准确无误。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位主管领导。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管方式1.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位和国家具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。4.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立档案目录数据库，包括纸质档案目录和电子档案目录。2.编制档案检索指南，介绍档案的分类体系、编号规则、检索方法等。3.利用计算机检索系统，提高档案检索效率。（二）利用原则1.遵循保密规定，对涉及单位机密的档案，应严格按照审批程序查阅。2.方便利用，简化手续，提高档案利用效率。3.确保档案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）利用方式1.查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经单位主管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（四）利用登记1.对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、利用目的等。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案信息资源的开发利用水平，为单位生产经营和管理决策提供高效服务。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案数据的快速录入，支持多种格式文件的上传。2.档案检索：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、分类、日期等检索。3.档案借阅：在线办理档案借阅手续，实时跟踪借阅情况。4.档案统计：自动生成档案统计报表，直观反映档案管理状况。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理、归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.