社会组织员工档案管理制度

社会组织员工档案管理制度一、总则1.目的为规范社会组织员工档案管理，确保员工档案的完整性、准确性和安全性，为组织的人力资源管理提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于社会组织内所有在职员工、离职员工的档案管理工作。3.档案定义员工档案是指在员工招聘、培训、考核、晋升、薪资调整、奖惩、离职等人力资源管理活动中形成的，以纸质或电子形式记录员工个人经历、政治面貌、业务能力、工作表现等相关信息的文件材料。二、档案管理职责1.档案管理部门由社会组织的综合管理部或专门设立的档案管理小组负责员工档案的集中管理工作。其职责包括：制定和完善员工档案管理制度。负责员工档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作。维护档案信息的安全和保密，防止档案的损坏、丢失和泄露。定期对档案进行清查和审核，确保档案的准确性和完整性。为组织内部各部门提供档案查询和利用服务。2.各部门职责各部门应指定专人负责本部门员工档案材料的收集和整理工作，并及时将相关材料移交档案管理部门。部门负责人对本部门提交的档案材料的真实性、准确性和完整性负责。3.员工个人职责员工有义务如实提供个人相关信息和资料，并及时更新个人档案中的信息变化。员工应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁或带走本人档案。三、档案内容分类1.个人基本信息类身份证、户口本复印件。个人简历，包括教育背景、工作经历等。一寸免冠照片。联系方式，如电话、电子邮箱等。2.入职材料类应聘登记表，详细记录员工应聘时填写的各项信息。面试评估报告，由面试考官对员工面试表现的评价。录用通知书，明确员工的录用岗位、薪资待遇等信息。体检报告，证明员工身体健康状况适合岗位工作。离职证明，原工作单位出具的离职信息。3.教育培训类学历证书、学位证书复印件。专业技能证书、培训证书等复印件。参加组织内部或外部培训的记录和总结。4.绩效考核类年度、季度、月度绩效考核表。绩效改进计划及实施情况记录。绩效考核面谈记录。5.薪资福利类薪资调整申请表及审批记录。奖金、福利发放记录。社保、公积金缴纳记录。6.奖惩记录类奖励证书、表彰文件等复印件。违纪处分通知及相关处理材料。7.岗位变动类岗位调动申请表及审批文件。晋升、降职相关文件和通知。8.离职材料类离职申请表及审批记录。离职交接清单，包括工作交接、物品交接等。离职面谈记录。四、档案收集与整理1.收集原则及时收集：各部门应在员工相关信息发生变化或相关事件完成后的规定时间内，将档案材料移交档案管理部门。一般情况下，入职材料应在员工入职后的5个工作日内收集齐全；培训证书在获得后的3个工作日内提交；绩效考核结果在考核结束后的2个工作日内移交等。准确收集：确保收集的档案材料内容真实、准确、完整，不得有虚假信息或遗漏重要内容。完整收集：全面收集员工在各个工作阶段形成的各类档案材料，确保档案材料的完整性。2.收集流程员工提供：员工在入职时，应按照要求填写各种表格，并提供相关证件、证书的原件及复印件。在工作过程中，如获得新的培训证书、荣誉证书等，应及时将复印件提交给所在部门。部门收集：各部门指定的档案管理人员负责收集本部门员工的档案材料，对材料的完整性和准确性进行初步审核。审核内容包括材料是否齐全、填写是否规范、签字盖章是否完备等。对于不符合要求的材料，应及时退回员工补充或修改。部门移交：各部门将审核通过的档案材料定期（每月或每季度）移交至档案管理部门。移交时，应填写《档案材料移交清单》，注明移交材料的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.整理方法分类整理：档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，按照档案内容分类标准进行分类整理。将同一类别的档案材料放在一起，便于查找和管理。编号归档：对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。可以采用年份+部门代码+员工编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，2024年综合管理部员工001的绩效考核类第3份材料，编号为2024010010403。编号完成后，将档案材料放入相应的档案袋或文件夹中，并在档案袋或文件夹上标注员工姓名、编号、档案类别等信息。建立索引：为了方便档案的查询和利用，应建立电子和纸质的档案索引。索引内容包括员工姓名、编号、档案类别、材料名称、编号、存放位置等信息。电子索引可以使用Excel表格或专门的档案管理软件进行管理，纸质索引可以打印出来装订成册，存放在档案柜中。五、档案保管1.保管环境设立专门的档案库房或档案柜，确保档案存放环境干燥、通风、防潮、防火、防虫、防盗。档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案柜应使用坚固耐用、防火性能良好的材料制作，并设置门锁，确保档案的安全。2.保管方式纸质档案应采用纸质档案袋或文件夹进行装袋装订，并按照员工编号和档案类别进行分类存放。对于重要的档案材料，可以采取双套制保管，即一份存放在档案库房，另一份存放在异地备份库。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据可以存储在移动硬盘、光盘等外部存储设备上，并存放在不同的地点，以防止数据丢失。3.保管期限员工在职期间，其档案应妥善保管。员工离职后，档案应继续保管一定期限，一般为5年10年，具体保管期限可根据国家相关法律法规和组织实际情况确定。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁处理。销毁档案前，应进行清理和审核，编制《档案销毁清册》，经相关负责人审批后，在专人监督下进行销毁。六、档案借阅与利用1.借阅原则严格审批：借阅员工档案必须经过相关负责人审批，未经批准不得擅自借阅。保密原则：借阅人应严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。限时归还：借阅档案应在规定的时间内归还，不得拖延。2.借阅流程借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅档案的名称和数量等信息，并经所在部门负责人审批签字。档案管理部门审核：档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅原因是否合理、借阅期限是否符合规定等。对于符合要求的申请，档案管理部门负责人签字批准；对于不符合要求的申请，应及时通知借阅人并说明原因。借阅登记：借阅人在批准后，到档案管理部门办理借阅登记手续。档案管理人员应在《档案借阅登记簿》上记录借阅人姓名、部门、借阅日期、借阅档案名称和数量、借阅期限等信息，并由借阅人签字确认。档案借阅：档案管理人员按照《档案借阅登记簿》上的记录，将档案交给借阅人。借阅人应检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时向档案管理人员提出。3.归还流程按时归还：借阅人应在借阅期限内将档案归还档案管理部门。归还时，应确保档案的完整性和准确性，不得有涂改、损坏、丢失等情况。归还登记：档案管理人员对归还的档案进行检查，核对档案的名称和数量是否与借阅时一致。如档案完好无损，档案管理人员在《档案借阅登记簿》上记录归还日期，并由借阅人签字确认。4.利用方式社会组织内部各部门在进行人力资源管理决策、员工考核、培训等工作时，可根据工作需要查阅员工档案。查阅档案时，应按照档案借阅流程办理相关手续。经过授权的外部机构或个人，如司法机关、上级主管部门等，在需要查阅员工档案时，应出具相关的介绍信或证明文件，并经社会组织负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案信息的安全。七、档案安全与保密1.安全管理档案管理部门应定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括消防设施、防盗装置、温湿度控制等。如发现安全隐患，应及时采取措施进行整改。加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。档案管理人员应熟悉档案库房的安全操作规程，掌握消防器材的使用方法。建立档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、地震等自然灾害或其他突发事件，应及时启动应急预案，保护档案的安全。2.保密措施档案管理人员应严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。档案管理人员与社会组织应签订保密协议，明确保密责任和义务。对涉及员工隐私和敏感信息的档案材料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息的安全保密。在档案借阅和利用过程中，借阅人不得擅自复印、拍照或抄录档案内容。如因工作需要确需复印或拍照的，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。八、档案清理与更新1.定期清理档案管理部门应定期（每年或每两年）对员工档案进行清理。清理内容包括：检查档案材料的完整性，对缺失的材料及时进行补充收集。清理过期或无用的档案材料，按照档案销毁规定进行处理。核对档案信息的准确性，如发现信息有误，应及时进行更正。2.及时更新当员工的个人信息发生变化时，如姓名、身份证号码、联系方式、学历、职称等，员工应及时向所在部门报告，并提供相关证明材料。部门将材料收集整理后移交档案管理部门，档案管理部门应在收到材料后的3个工作日内更新员工档案信息。员工在工作过程中获得新的荣誉、奖励、处分等，相关部门应在事件发生后的