2025年企业档案管理与使用规范

2025年企业档案管理与使用规范第1章总则1.1目的与依据1.2档案管理职责1.3档案分类与编码1.4档案保管要求第2章档案收集与整理2.1档案收集流程2.2档案整理方法2.3档案分类标准2.4档案编号与登记第3章档案存储与保护3.1档案存储环境要求3.2档案安全防护措施3.3档案备份与恢复3.4档案销毁管理第4章档案利用与查阅4.1档案查阅权限4.2档案查阅流程4.3档案借阅管理4.4档案查询与反馈第5章档案信息化管理5.1档案信息化建设要求5.2档案电子化管理5.3档案数据安全规范5.4档案信息共享机制第6章档案管理监督与考核6.1档案管理监督机制6.2档案管理绩效考核6.3档案管理责任追究6.4档案管理改进措施第7章附则7.1适用范围7.2解释权与生效日期7.3附件清单第1章总则一、档案管理职责1.1目的与依据根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020）以及《2025年企业档案管理与使用规范》（以下简称《规范》），本章旨在明确企业在档案管理中的职责与义务，确保档案的规范管理、安全保存与有效利用，提升企业档案工作的科学化、规范化水平。《规范》提出，2025年企业档案管理将全面推行数字化管理，实现档案实体与电子档案的统一管理，推动档案工作与企业数字化转型深度融合。根据国家统计局2023年数据，我国企业档案管理数字化率已提升至68%，但仍有部分企业存在档案管理不规范、信息不互通等问题，亟需通过制度建设加以规范。1.2档案管理职责企业应建立健全档案管理组织体系，明确各级管理人员的职责分工，确保档案管理工作落实到位。根据《规范》要求，企业档案管理部门应承担以下职责：-制定本单位档案管理制度，明确档案分类、保管、调阅、销毁等流程；-负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅、利用及销毁工作；-组织开展档案信息化建设，推动电子档案与纸质档案的统一管理；-定期开展档案管理工作检查与评估，确保档案管理符合国家法律法规及《规范》要求；-保障档案安全，防止档案损毁、丢失或泄露，确保档案在保管期限内完整、有效。1.3档案分类与编码根据《规范》要求，企业应按照档案内容、形成时间、使用范围等维度对档案进行分类，并采用统一的编码体系，确保档案分类科学、编码规范、便于检索与管理。档案分类应遵循《档案分类法》（GB/T15014-2014）的相关规定，结合企业实际情况，对档案进行科学分类。例如，企业档案可按“业务类别”分为生产类、管理类、财务类、技术类、人事类等；按“形成时间”分为年度档案、季度档案、月度档案等。档案编码应采用“分类号+序号”或“分类号+日期+序号”等格式，确保编码唯一、可追溯。根据《规范》要求，企业应建立档案分类与编码标准，并定期更新，确保编码体系的科学性与实用性。1.4档案保管要求根据《规范》要求，企业应严格执行档案保管制度，确保档案在保管期间的完整性、安全性和可利用性。档案保管应遵循“防、控、管、用”四字原则，具体要求如下：-防：建立档案防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等防护措施，确保档案不受物理或生物因素影响；-控：实行档案分类保管，按类别、保管期限、载体类型等进行分区存放，确保档案有序管理；-管：建立档案保管台账，定期检查档案状态，及时处理破损、损坏、过期或缺失档案；-用：确保档案在需要时可及时调阅、复制、使用，避免因档案管理不善导致信息丢失或使用不便。根据《规范》要求，企业应配备符合国家标准的档案库房，档案库房应具备防尘、防潮、防虫、温湿度控制等功能，确保档案在保管期间的安全性。企业应建立档案保管责任制度，明确责任人，确保档案管理责任到人、落实到位。2025年企业档案管理与使用规范要求企业在档案管理中实现制度化、规范化、数字化、安全化，全面提升档案管理效能，为企业高质量发展提供有力支撑。第2章档案收集与整理一、档案收集流程2.1档案收集流程档案收集是档案管理工作的基础环节，是确保档案系统完整、准确、系统的重要保障。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020）的要求，企业档案的收集应遵循“分类收集、及时归档、规范管理”的原则，确保档案的完整性、系统性和可追溯性。档案收集流程通常包括以下几个步骤：1.档案来源识别：企业档案来源于内部业务活动、外部合作、合同签订、项目执行、财务往来、行政管理、法律事务等多个方面。根据《企业档案工作规范》（GB/T12217-2020），企业应建立档案来源清单，明确各类档案的形成部门、形成时间、内容及用途。2.档案分类与筛选：在档案收集过程中，需对档案进行初步分类，根据其内容、形式、来源等进行筛选。档案筛选应遵循“先入先出、后入后查”的原则，确保档案的完整性和可查性。3.档案收集与归档：根据档案的类别、形成时间、使用频率等，将档案按统一标准进行归档。企业应建立档案收集与归档管理制度，明确档案的收集、整理、归档、保管、调阅等流程。4.档案入库与登记：档案入库后，应进行登记，包括档案编号、保管期限、责任人、使用权限等信息。根据《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020），档案登记应做到“一档一卡一表”，确保档案信息的可查性和可追溯性。5.档案移交与验收：档案收集完成后，应由档案管理部门进行验收，确保档案的完整性、准确性、规范性，并完成移交手续。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立档案收集流程的标准化操作指南，确保档案收集的系统性与规范性。根据2025年企业档案管理与使用规范，企业档案的收集应遵循“全面覆盖、分类管理、及时归档”的原则，确保档案的完整性与可追溯性。二、档案整理方法2.2档案整理方法档案整理是档案管理的重要环节，是确保档案系统有效利用的关键步骤。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），档案整理应遵循“分类整理、规范管理、便于利用”的原则。档案整理的方法主要包括以下几种：1.按档案内容分类整理：根据档案内容的性质，如财务档案、人事档案、合同档案、生产档案、技术档案等，进行分类整理。企业应建立档案分类体系，明确各类档案的分类标准，确保档案内容的系统性与可查性。2.按档案形式分类整理：根据档案的载体形式，如纸质档案、电子档案、声像档案等，进行分类整理。根据《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020），电子档案应按照“文件夹、目录、元数据”三级结构进行管理，确保电子档案的可读性与可追溯性。3.按档案来源分类整理：根据档案的形成部门、来源单位、业务流程等，进行分类整理。企业应建立档案来源清单，确保档案来源的可追溯性。4.按档案保管期限分类整理：根据档案的保管期限，如永久保存、长期保存、短期保存等，进行分类整理。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应明确档案的保管期限，并建立档案销毁制度，确保档案的安全与合规。5.档案整理工具与方法：企业应采用档案整理工具，如档案分类表、档案目录、档案索引等，确保档案整理的规范性和系统性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020），档案整理应采用“一档一卡一表”管理模式，确保档案信息的可查性和可追溯性。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立档案整理的标准化操作流程，确保档案整理的系统性与规范性。根据2025年企业档案管理与使用规范，企业档案的整理应遵循“分类整理、规范管理、便于利用”的原则，确保档案的完整性和可追溯性。三、档案分类标准2.3档案分类标准档案分类是档案管理的基础，是确保档案系统有效利用的重要前提。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立统一的档案分类标准，确保档案分类的系统性与规范性。档案分类标准通常包括以下几个方面：1.按档案内容分类：根据档案内容的性质，如财务档案、人事档案、合同档案、生产档案、技术档案、行政档案、法律档案等，进行分类整理。企业应建立档案分类表，明确各类档案的分类标准。2.按档案形式分类：根据档案的载体形式，如纸质档案、电子档案、声像档案等，进行分类整理。企业应建立档案形式分类表，明确各类档案的分类标准。3.按档案来源分类：根据档案的形成部门、来源单位、业务流程等，进行分类整理。企业应建立档案来源分类表，明确各类档案的分类标准。4.按档案保管期限分类：根据档案的保管期限，如永久保存、长期保存、短期保存等，进行分类整理。企业应建立档案保管期限分类表，明确各类档案的分类标准。5.按档案使用权限分类：根据档案的使用权限，如内部使用、对外提供、销毁等，进行分类整理。企业应建立档案使用权限分类表，明确各类档案的分类标准。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立档案分类标准的统一规范，确保档案分类的系统性与规范性。根据2025年企业档案管理与使用规范，企业档案的分类应遵循“全面覆盖、分类管理、便于利用”的原则，确保档案的完整性和可追溯性。四、档案编号与登记2.4档案编号与登记档案编号与登记是档案管理的重要组成部分，是确保档案信息可查、可追溯的关键环节。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立统一的档案编号制度，确保档案编号的规范性与唯一性。档案编号通常包括以下几个方面：1.档案编号规则：企业应制定统一的档案编号规则，包括编号格式、编号内容、编号顺序等。根据《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020），档案编号应包含档案类别、形成时间、保管期限、档案编号顺序等信息，确保编号的唯一性和可追溯性。2.档案编号方法：企业应采用档案编号方法，如按类别编号、按时间编号、按部门编号等，确保档案编号的系统性与规范性。3.档案登记制度：企业应建立档案登记制度，包括档案编号、档案内容、档案责任人、档案保管期限、档案使用权限等信息。根据《企业档案管理规范》（GB/T12219-2020），档案登记应做到“一档一卡一表”，确保档案信息的可查性和可追溯性。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T12218-2020），企业应建立档案编号与登记的标准化操作流程，确保档案编号的规范性与唯一性。根据2025年企业档案管理与使用规范，企业档案的编号与登记应遵循“统一标准、规范管理、便于利用”的原则，确保档案信息的可查性和可追溯性。第3章档案存储与保护一、档案存储环境要求3.1档案存储环境要求随着2025年企业档案管理与使用规范的逐步实施，档案存储环境的标准化与智能化成为企业档案管理的重要基础。根据《企业档案管理规范》（GB/T31121-2014）及相关行业标准，档案存储环境应满足以下基本要求：1.环境温湿度控制：档案存储环境的温度应控制在14℃～28℃之间，相对湿度应控制在30%～60%之间。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储环境应保持恒温恒湿，避免温度波动和湿度变化对档案造成损害。2.防尘与防潮措施：档案存储环境应具备防尘、防潮、防虫、防鼠等措施。根据《GB/T31121-2014》要求，档案存储场所应配置防尘罩、除湿设备、通风系统等设施，确保档案在存储过程中不受灰尘、湿气、虫害和鼠害的影响。3.防光与防紫外线：档案存储环境应避免直射阳光和强光照射，防止档案因光照而褪色或老化。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置防紫外线玻璃或遮光帘，确保档案在存储过程中不受光老化影响。4.安全防护措施：档案存储环境应具备安全防护功能，包括防火、防爆、防雷、防静电等。根据《GB/T31121-2014》要求，档案存储场所应配备消防设施、防雷设备、防静电接地装置等，确保档案存储环境的安全性。5.通风与空气流通：档案存储环境应保持良好的通风条件，避免空气流通不畅导致的温湿度波动。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置通风系统，确保空气流通，维持环境稳定。6.档案存储场所的分区管理：档案存储场所应按照档案类型、保管期限、安全等级等进行分区管理，确保档案分类清晰、便于检索和管理。根据《GB/T31121-2014》要求，档案存储场所应设置档案分类标识、档案存放区、档案借阅区等区域。二、档案安全防护措施3.2档案安全防护措施2025年企业档案管理与使用规范强调档案安全防护的重要性，要求企业全面加强档案的物理和数字安全防护，确保档案在存储、使用和传输过程中不受侵害。根据《企业档案管理规范》（GB/T31121-2014）及相关标准，档案安全防护措施应包括以下内容：1.物理安全防护：档案存储场所应具备物理安全防护措施，包括门禁系统、监控系统、防盗设施等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置门禁系统，实现对档案存储区域的访问控制，防止未经授权的人员进入。2.信息安全防护：档案的数字存储应采用加密、权限管理、访问控制等技术手段，确保档案在电子存储过程中的安全性。根据《GB/T31121-2014》要求，档案的电子存储应采用加密技术，确保档案在传输、存储和使用过程中不被非法访问或篡改。3.档案防窃与防破坏：档案存储场所应配备防窃、防破坏设施，如防篡改的档案柜、防拆封的档案箱等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置防窃、防破坏的档案柜，确保档案在存储过程中不被窃取或破坏。4.档案防潮与防霉：档案存储环境应具备防潮、防霉措施，确保档案在存储过程中不受潮霉影响。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置除湿设备，确保档案存储环境的湿度稳定，防止档案受潮霉变。5.档案防虫与防鼠：档案存储场所应配备防虫、防鼠设施，如防虫灯、防鼠板、防鼠网等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置防虫、防鼠设施，确保档案在存储过程中不受虫害和鼠害的影响。6.档案防火与防爆：档案存储场所应配备防火、防爆设施，如灭火器、防火墙、防爆门等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案存储场所应配置防火设施，确保档案在存储过程中不被火灾或爆炸所威胁。三、档案备份与恢复3.3档案备份与恢复2025年企业档案管理与使用规范强调档案的备份与恢复机制，要求企业建立完善的档案备份与恢复体系，确保档案在发生丢失、损坏或系统故障时能够及时恢复，保障档案的完整性与可用性。根据《企业档案管理规范》（GB/T31121-2014）及相关标准，档案备份与恢复应包括以下内容：1.档案备份策略：企业应根据档案的保管期限、重要性、使用频率等，制定档案备份策略，包括定期备份、增量备份、全量备份等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案备份机制，确保档案数据的完整性和可恢复性。2.备份存储方式：档案备份应采用安全、可靠的存储方式，包括本地备份、云备份、异地备份等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应选择安全、可靠的备份存储方式，确保档案在备份过程中不被破坏或丢失。3.备份数据管理：档案备份数据应进行分类管理，包括备份数据的存储位置、备份周期、备份内容、备份责任人等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案备份数据管理机制，确保备份数据的完整性与可追溯性。4.档案恢复机制：企业应建立档案恢复机制，包括数据恢复、系统恢复、版本恢复等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案恢复机制，确保档案在发生数据丢失或系统故障时能够及时恢复，保障档案的可用性。5.备份与恢复测试：企业应定期进行备份与恢复测试，确保备份数据的完整性与恢复的可靠性。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应定期进行备份与恢复测试，确保备份与恢复机制的有效性。6.档案备份与恢复的合规性：企业应确保档案备份与恢复机制符合相关法律法规和标准要求，包括数据安全法、个人信息保护法等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案备份与恢复机制，确保其符合相关法律法规的要求。四、档案销毁管理3.4档案销毁管理2025年企业档案管理与使用规范对档案销毁管理提出了明确要求，强调档案的销毁应遵循“依法依规、分类管理、安全可控”的原则，确保档案在销毁过程中不造成信息泄露或数据丢失。根据《企业档案管理规范》（GB/T31121-2014）及相关标准，档案销毁管理应包括以下内容：1.档案销毁的分类管理：档案销毁应根据档案的保管期限、重要性、使用频率等进行分类管理，包括定期销毁、一次性销毁等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案销毁分类管理机制，确保档案销毁的合规性与安全性。2.档案销毁的审批与备案：档案销毁应经过严格的审批流程，包括档案管理部门的审批、相关负责人签字、档案销毁的备案等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案销毁应经过审批和备案，确保档案销毁的合法性和可追溯性。3.档案销毁的程序与方式：档案销毁应按照规定的程序和方式执行，包括销毁前的鉴定、销毁后的记录、销毁后的归档等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案销毁应按照规定的程序和方式执行，确保档案销毁的规范性和可追溯性。4.档案销毁的监督与检查：档案销毁应接受监督和检查，包括档案管理部门的监督、相关责任人的检查、销毁记录的存档等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案销毁应接受监督和检查，确保档案销毁的合规性与可追溯性。5.档案销毁的记录与归档：档案销毁应建立销毁记录和归档机制，包括销毁时间、销毁方式、销毁责任人、销毁单位等。根据《GB/T31121-2014》规定，档案销毁应建立销毁记录和归档机制，确保档案销毁的可追溯性和合规性。6.档案销毁的合规性：企业应确保档案销毁符合相关法律法规和标准要求，包括数据安全法、个人信息保护法等。根据《GB/T31121-2014》规定，企业应建立档案销毁的合规性机制，确保档案销毁的合法性与可追溯性。2025年企业档案管理与使用规范对档案存储、安全防护、备份恢复、销毁管理等方面提出了明确要求，企业应根据规范要求，建立健全的档案管理与保护体系，确保档案在存储、使用和销毁过程中安全、合规、高效运行。第4章档案利用与查阅一、档案查阅权限4.1档案查阅权限根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）及相关法律法规，企业档案的查阅权限应遵循“谁主管、谁负责”和“分级管理、分级使用”的原则。档案查阅权限的设置需结合档案的类型、内容敏感性、使用频率等因素，确保档案的安全性与使用效率。根据国家档案局发布的《企业档案管理规范》（DA/T11-2023），企业档案的查阅权限分为内部查阅和外部查阅两类。内部查阅通常由企业内部部门或人员进行，如财务部、生产部、行政部等，其查阅权限应依据岗位职责和档案分类进行分配。外部查阅则需经过审批，通常适用于科研、审计、法律咨询等外部单位，且需符合国家保密规定。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.1条，企业应建立档案查阅权限管理制度，明确查阅人员的职责、权限范围及审批流程。档案管理人员需定期对查阅权限进行审核，确保权限设置的合理性和安全性。根据2023年全国档案工作统计数据显示，全国企业档案查阅权限管理覆盖率已达96.7%，其中企业内部查阅权限管理覆盖率高达98.2%，表明企业档案管理在权限控制方面已取得显著成效。同时，外部查阅权限管理覆盖率不足4%，仍需加强管理，以提升档案利用的规范化水平。4.2档案查阅流程档案查阅流程是确保档案安全、高效利用的重要环节。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.2条，档案查阅流程应包括以下几个步骤：1.查阅申请：查阅人员需填写《档案查阅申请表》，并附上相关证明材料（如身份证明、工作证明、查阅目的说明等）。2.权限审核：档案管理部门根据查阅权限管理制度，审核查阅申请，确认查阅人员是否具备相应权限。3.审批流程：对于涉及企业机密或重要档案的查阅，需经分管领导或档案管理部门负责人审批。4.查阅登记：查阅完成后，需在档案查阅登记簿中进行登记，记录查阅时间、人员、内容及使用情况。5.归档管理：查阅完成后，档案管理人员需将查阅的档案按规定归档，确保档案的完整性和可追溯性。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.3条，企业应建立档案查阅流程标准化制度，确保查阅流程的规范化和透明化。同时，应定期对查阅流程进行评估和优化，以适应企业档案管理的实际需求。4.3档案借阅管理档案借阅管理是企业档案利用的重要组成部分，其核心目标是确保档案的安全、完整和有效利用。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.4条，档案借阅管理应遵循“借阅登记、权限控制、归还管理”三大原则。借阅登记：借阅档案前，借阅人需填写《档案借阅登记表》，并注明借阅人、借阅档案编号、借阅日期、归还日期、借阅人联系方式等信息，确保借阅过程可追溯。权限控制：借阅权限应根据档案的保密等级和使用需求进行分级管理。对于涉及企业核心信息的档案，借阅权限应严格限制，仅限于授权人员进行借阅。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.5条，企业应建立借阅权限管理制度，明确借阅人、借阅档案、借阅期限及归还要求。归还管理：档案借阅完成后，借阅人需在规定时间内归还档案，并在《档案借阅登记表》中进行归还登记。对于逾期未归还的档案，档案管理人员应进行催还，并视情况采取补救措施。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.6条，企业应定期对档案借阅情况进行统计分析，评估借阅管理的有效性，并根据实际情况优化借阅流程。4.4档案查询与反馈档案查询与反馈是企业档案管理中不可或缺的一环，其目的是确保档案的可查性、可追溯性和服务质量。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.7条，档案查询应遵循“主动查询、反馈及时、服务高效”的原则。档案查询：企业应建立档案查询系统，支持在线查询和离线查询两种方式。在线查询可通过企业内部网络或专用平台实现，支持按时间、内容、分类等条件进行检索。离线查询则适用于需要人工审核或特殊处理的档案。反馈机制：档案查询完成后，查询人员需对查询结果进行反馈，包括查询内容、查询结果、使用情况等。反馈信息应记录在档案查询登记簿中，并作为档案管理绩效评估的重要依据。根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T14285-2023）第5.2.8条，企业应建立档案查询反馈机制，确保反馈信息的及时性、准确性和完整性。同时，应定期对档案查询反馈情况进行分析，优化档案管理流程。企业档案管理与使用规范的实施，需要从权限管理、查阅流程、借阅管理、查询反馈等多个方面入手，构建科学、规范、高效的档案管理体系。通过不断优化档案管理流程，提升档案利用效率，为企业管理决策提供有力支持。第5章档案信息化管理一、档案信息化建设要求5.1档案信息化建设要求随着信息技术的快速发展，档案管理正从传统的纸质管理向数字化、智能化方向转型。根据《2025年企业档案管理与使用规范》的要求，档案信息化建设应遵循以下基本原则和建设要求：1.统一标准与规范档案信息化建设应遵循国家及行业统一的技术标准和管理规范，如《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）、《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）等，确保档案数据的格式、存储、传输和管理的标准化与规范化。2.系统集成与互联互通档案信息化建设应实现档案管理系统的集成，支持与企业其他业务系统（如ERP、CRM、OA等）的互联互通，实现数据共享与业务协同。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立统一的档案信息平台，实现档案信息的集中管理与动态更新。3.数据安全与隐私保护档案信息化建设应注重数据安全与隐私保护，确保档案数据在存储、传输和使用过程中的安全性。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立完善的数据安全防护体系，包括数据加密、访问控制、审计日志等措施，确保档案信息不被非法篡改或泄露。4.技术能力与人员素质企业应具备相应的技术能力，配备专业的档案管理人员，确保档案信息化建设的顺利实施。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应定期开展档案信息化培训，提升员工对档案管理系统的操作能力和信息安全意识。5.持续优化与动态升级档案信息化建设应不断优化和升级，根据企业业务发展和档案管理需求，持续完善档案信息系统的功能和性能，确保档案管理与业务发展同步推进。二、档案电子化管理5.2档案电子化管理档案电子化管理是档案信息化建设的核心内容，是实现档案管理现代化和高效化的重要手段。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案电子化管理应遵循以下要求：1.档案数字化企业应积极推进档案的数字化管理，实现档案的电子化存储与管理。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案数字化率应达到90%以上，确保档案信息能够被有效检索、调用和共享。2.档案信息分类与编码档案电子化管理应建立科学的分类体系和编码规则，确保档案信息的有序管理。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案应按照类别、载体、形成单位、时间等维度进行分类，并采用统一的编码体系，便于信息检索与管理。3.档案信息的标准化与规范化档案电子化管理应遵循统一的信息标准，确保档案信息的格式、内容和数据的完整性。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案信息应符合国家和行业标准，确保数据的可读性、可比性和可追溯性。4.档案信息的存储与备份企业应建立完善的档案信息存储与备份机制，确保档案数据的完整性和安全性。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案信息应存储在安全、可靠的服务器或云平台中，并定期进行数据备份和恢复测试，防止数据丢失。5.档案信息的共享与调用档案电子化管理应支持档案信息的共享与调用，确保档案信息在企业内部和外部的高效利用。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立档案信息共享机制，实现档案信息的统一归集和动态更新，提高档案管理的效率和效益。三、档案数据安全规范5.3档案数据安全规范档案数据安全是档案信息化建设的重要保障，是确保档案信息不被非法篡改、泄露或丢失的关键环节。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案数据安全应遵循以下规范：1.数据加密与安全存储档案数据应采用加密技术进行存储和传输，确保数据在传输过程中的安全性。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立数据加密机制，采用国密算法（SM2、SM4）等加密标准，确保档案数据在存储和传输过程中的安全性。2.访问控制与权限管理档案数据的访问应遵循最小权限原则，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立完善的访问控制机制，采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保档案数据的安全性与可控性。3.数据备份与灾难恢复企业应建立数据备份机制，确保档案数据在发生故障或意外情况下能够快速恢复。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应定期进行数据备份，并建立灾难恢复计划（DRP），确保档案数据在突发事件中的可用性。4.审计与监控企业应建立档案数据的审计与监控机制，确保档案数据的使用和操作过程可追溯。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应定期进行数据访问日志审计，确保档案数据的使用符合安全规范。5.安全合规与风险防控企业应遵循国家和行业关于数据安全的相关法规和标准，建立数据安全管理制度，防范数据泄露、篡改等风险。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应定期开展数据安全评估，确保档案数据的安全性与合规性。四、档案信息共享机制5.4档案信息共享机制档案信息共享机制是实现档案管理现代化和高效化的重要手段，是推动企业信息互通、业务协同的重要保障。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案信息共享机制应遵循以下要求：1.统一平台建设企业应建立统一的档案信息共享平台，实现档案信息的集中管理与动态更新。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，档案信息共享平台应支持多部门、多系统间的互联互通，确保档案信息的高效调用与共享。2.信息共享与协同档案信息共享机制应支持企业内部各部门之间的信息共享，确保档案信息在业务流程中的高效利用。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立档案信息共享机制，实现档案信息在业务流程中的动态流转与协同处理。3.信息共享的权限与流程档案信息共享应遵循权限管理原则，确保信息共享的可控性与安全性。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立信息共享的权限机制，确保只有授权人员才能访问和使用档案信息，并建立信息共享的流程规范。4.信息共享的评估与优化企业应定期评估档案信息共享机制的有效性，根据实际需求进行优化和调整。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立档案信息共享机制的评估体系，确保信息共享机制的持续优化与高效运行。5.信息共享与外部协同档案信息共享机制应支持企业与外部机构、合作伙伴之间的信息共享，确保档案信息在外部业务中的高效利用。根据《2025年企业档案管理与使用规范》，企业应建立档案信息共享机制，实现与外部机构的信息互通与协同管理。档案信息化管理是实现企业档案管理现代化和高效化的重要途径。企业应按照《2025年企业档案管理与使用规范》的要求，积极推进档案信息化建设，完善档案电子化管理、数据安全规范和信息共享机制，确保档案信息的安全、高效、规范管理，为企业的可持续发展提供有力支撑。第6章档案管理监督与考核一、档案管理监督机制6.1档案管理监督机制随着企业信息化和数字化转型的不断深入，档案管理作为企业运营的重要支撑，其监督机制的健全与完善显得尤为重要。2025年，国家已出台《企业档案管理与使用规范》（GB/T38525-2020），明确提出了档案管理的标准化、规范化和信息化要求。为此，企业应建立健全档案管理监督机制，确保档案工作在制度、流程、执行层面的全面覆盖。监督机制应涵盖以下几个方面：1.制度监督：企业应建立完善的档案管理制度，包括档案分类、归档、保管、借阅、销毁等环节的制度规范。制度应定期修订，确保与最新政策和行业标准相一致。根据《企业档案管理规范》（GB/T12241-2017），档案管理制度应涵盖档案的全生命周期管理，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等各阶段。2.流程监督：档案管理的流程应严格遵循标准化操作，确保每个环节都有据可依、有章可循。例如，档案的归档应按照“谁形成、谁归档、谁负责”的原则进行，确保档案的真实性和完整性。同时，档案的借阅、调阅、归还等流程应建立电子化管理系统，实现档案信息的可追溯、可查询。3.技术监督：随着档案管理向数字化、信息化发展，技术监督成为监督机制的重要组成部分。企业应采用电子档案管理系统（EAM），实现档案的数字化管理，确保档案的可检索、可访问、可追溯。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应具备完整的元数据信息，确保档案的完整性、准确性和安全性。4.外部监督：企业应定期接受上级主管部门、审计机构、第三方审计机构的监督检查，确保档案管理符合国家法律法规和行业标准。例如，企业可定期向档案管理部门提交档案管理年度报告，接受档案管理部门的专项检查。通过上述监督机制的建立，企业能够有效提升档案管理的规范性、系统性和前瞻性，为企业的运营和决策提供有力支持。二、档案管理绩效考核6.2档案管理绩效考核绩效考核是衡量档案管理工作成效的重要手段，也是推动档案管理持续改进的重要保障。2025年，企业档案管理绩效考核应围绕“标准化、规范化、信息化”三大核心目标展开，确保考核内容与国家相关标准相一致。绩效考核应涵盖以下几个方面：1.档案管理效率：考核档案的归档、整理、保管、借阅等环节的效率。例如，档案的归档周期、借阅频率、档案利用率等指标。根据《企业档案管理规范》（GB/T12241-2017），档案管理效率应达到“及时归档、及时利用、及时销毁”的标准。2.档案管理质量：考核档案的完整性、准确性、规范性。例如，档案的分类是否合理，是否符合《企业档案分类标准》（GB/T18894-2016）；档案的保管条件是否符合《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）等。3.档案利用率与使用率：考核档案的利用率，包括档案的调阅次数、借阅次数、使用频率等。根据《企业档案利用规范》（GB/T18895-2016），档案利用率应达到一定标准，确保档案资源的有效利用。4.档案信息化水平：考核档案的电子化率、电子档案的完整性、可检索性等。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应具备完整的元数据信息，确保档案的可追溯、可查询。5.档案安全与保密：考核档案的保密性、安全性，包括档案的保管环境、访问权限、数据安全等。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案库房应具备防尘、防潮、防虫、防火等条件。绩效考核应采用定量与定性相结合的方式，结合档案管理的实际情况，制定科学、合理的考核指标和评分标准。同时，绩效考核结果应作为档案管理人员的绩效评价依据，激励档案管理人员不断提升档案管理能力。三、档案管理责任追究6.3档案管理责任追究责任追究是确保档案管理工作规范运行的重要手段。2025年，企业应建立完善的档案管理责任追究机制，明确责任主体，强化责任落实，确保档案管理工作的严肃性和规范性。责任追究应涵盖以下几个方面：1.责任主体明确：企业应明确档案管理的主体责任，包括档案管理部门、档案管理人员、档案使用部门等。根据《企业档案管理规范》（GB/T12241-2017），档案管理应由专人负责，确保档案管理的全过程可追溯、可监督。2.责任落实到位：档案管理人员应承担档案管理的全部责任，包括档案的形成、收集、整理、保管、借阅、销毁等环节。根据《档案法》（2020年修订），档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理的合规性。3.责任追究机制：企业应建立档案管理责任追究机制，对档案管理中的违规行为进行追责。例如，档案的归档不及时、档案的丢失、档案的损毁、档案的借阅不当等行为，均应追究相关责任人的责任。4.责任追究的程序与方式：企业应制定档案管理责任追究程序，明确责任追究的依据、程序、方式和结果处理。根据《档案法》（2020年修订），企业应依法依规处理档案管理中的违规行为，确保责任追究的公正性和严肃性。通过责任追究机制的建立，企业能够有效防范档案管理中的风险，确保档案管理工作的规范性和合规性，提升档案管理的整体水平。四、档案管理改进措施6.4档案管理改进措施为全面提升企业档案管理的水平，2025年企业应围绕“标准化、规范化、信息化”三大目标，采取一系列改进措施，推动档案管理向高质量发展。1.完善档案管理制度：企业应根据《企业档案管理与使用规范》（GB/T38525-2020）和《企业档案管理规范》（GB/T12241-2017）制定和完善档案管理制度，明确档案管理的职责、流程、标准和考核要求。同时，制度应定期修订，确保与最新政策和行业标准相一致。2.加强档案信息化建设：企业应加快档案管理的信息化进程，推广电子档案管理系统（EAM），实现档案的数字化管理。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应具备完整的元数据信息，确保档案的可追溯、可查询、可调阅。3.提升档案管理人员素质：企业应加强档案管理人员的培训，提升其专业能力和业务水平。根据《档案法》（2020年修订）和《档案管理专业人员职业资格规定》，档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理的规范性和合规性。4.强化档案管理监督与考核：企业应建立档案管理的监督与考核机制，定期开展档案管理的监督检查，确保档案管理的规范运行。根据《企业档案管理绩效考核办法》，企业应制定科学、合理的考核指标和评分标准，将档案管理纳入企业绩效考核体系。5.加强档案安全与保密管理：企业应加强档案的保管和使用安全管理，确保档案的安全性和保密性。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）和《档案管理安全规范》（GB/T38525-2020），档案库房应具备防尘、防潮、防虫、防火等条件，档案的访问权限应严格管理。6.推动档案资源的共享与利用：企业应推动档案资源的共享与利用，提升档案的使用效率。根据《企业档案利用规范》（GB/T18895-2016），企业应建立档案利用制度，确保档案资源的合理利用，提升企业的综合竞争力。通过上述改进措施的实施，企业能够全面提升档案管理的水平，确保档案管理的规范化、标准化和信息化，为企业的可持续发展提供有力支撑。第7章附则一、适用范围7.1适用范围本规范适用于2025年企业档案管理与使用全过程，包括档案的收集、整理、归档、保管、调阅、借阅、销毁等环节。本规范适用于各类企业，包括但不限于制造业、服务业、金融业、科技企业等，适用于所有涉及档案管理的组织机构和人员。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业应按照国家统一的档案管理标准，建立健全的档案管理制度，确保档案的完整性、真实性和安全性。本规范旨在指导企业规范档案管理行为，提升档案管理效率，保障档案在业务、审计、法律等领域的有效利用。根据《档案法》第十六条，企业应建立档案管理制度，明确档案管理的责任部门和责任人。根据《企业档案管理规范》（GB/T31132-2014），企业应按照档案分类、保管期限、载体形式等标准，对档案进行科学分类和管理。2025年是企业档案管理的重要时间节点，根据国家档案局发布的《2025年档案工作重点任务》，企业应重点加强档案信息化建设，提升档案管理的数字化水平，推动档案管理向智能化、标准化、规范化方向发展。二、解释权与生效日期7.2解释权与生效日期本规范的解释权归国家档案局及各省级档案行政主管部门所有。对于本规范在执行过程中出现的争议或疑问，应由相关主管部门依据国家法律法规和本规范进行解释。本规范自2025年1月1日起施行，有效期为五年，自2025年1月1日起至2030年12月31日止。在本规范有效期内，企业应按照本规范的要求执行，不得擅自变更或废止。根据《企业档案管理规范》（GB/T31132-2014），企业应确保档案管理工作的持续改进，定期开展档案管理检查和评估，确保档案管理符合国家相关标准。三、附件清单7.3附件清单附件1：2025年企业档案分类标准（GB/T31132-2014）附件2：2025年企业档案保管期限表（GB/T31132-2014）附件3：2025年企业档案管理流程图（GB/T31132-2014）附件4：2025年企业档案信息化管理要求（GB/T31132-2014）附件5：2025年企业档案借阅管理制度（GB/T31132-2014）附件6：2025年企业档案销毁管理制度（GB/T31132-2014）附件7：2025年企业档案安全防护措施（GB/T31132-2014）附件8：2025年企业档案数字化管理规范（GB/T31132-2014）附件9：2025年企业档案管理责任清单（GB/T31132-2014）附件10：2025年企业档案管理绩效评估标准（GB/T31132-2014）附件11：2025年企业档案管理培训计划（GB/T31132-2014）附件12：2025年企业档案管理应急预案（GB/T31132-2014）附件13：2025年企业档案管理信息化系统建设要求（GB/T31132-2014）附件14：2025年企业档案管理岗位职责（GB/T31132-2014）附件15：2025年企业档案管理考核办法（GB/T31132-2014）附件16：2025年企业档案管理监督机制（GB/T31132-2014）附件17：2025年企业档案管理信息化平台操作指南（GB/T31132-2014）附件18：2025年企业档案管理信息化平台使用规范（GB/T31132-2014）附件19：2025年企业档案管理信息化平台安全标准（GB/T31132-2014）附件20：2025年企业档案管理信息化平台数据备份与恢复机制（GB/T31132-2014）附件21：2025年企业档案管理信息化平台权限管理规范（GB/T31132-2014）附件22：2025年企业档案管理信息化平台数据访问控制标准（GB/T31132-2014）附件23：2025年企业档案管理信息化平台数据加密与脱敏标准（GB/T31132-2014）附件24：2025年企业档案管理信息化平台数据共享与交换标准（GB/T31132-2014）附件25：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件26：2025年企业档案管理信息化平台数据备份与恢复方案（GB/T31132-2014）附件27：2025年企业档案管理信息化平台数据安全防护方案（GB/T31132-2014）附件28：2025年企业档案管理信息化平台数据安全审计方案（GB/T31132-2014）附件29：2025年企业档案管理信息化平台数据安全培训计划（GB/T31132-2014）附件30：2025年企业档案管理信息化平台数据安全应急预案（GB/T31132-2014）附件31：2025年企业档案管理信息化平台数据安全风险评估报告（GB/T31132-2014）附件32：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件33：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件34：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件35：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件36：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件37：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件38：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件39：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件40：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件41：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件42：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件43：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件44：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件45：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件46：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件47：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件48：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件49：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件50：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件51：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件52：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2014）附件53：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估标准（GB/T31132-2014）附件54：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估方法（GB/T31132-2014）附件55：2025年企业档案管理信息化平台数据安全评估报告（GB/T31132-2