供应业务审计制度

供应业务审计制度第一章总则第一条为贯彻落实国家关于企业供应链管理的相关法律法规及行业准则，规范公司供应业务活动，防范运营风险，提升管理效能，根据集团母公司相关管理要求及公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过系统性风险防控与业务流程优化，确保供应业务的合规性、安全性与高效性，推动公司供应链管理的规范化与精细化管理水平持续提升。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖供应业务的采购需求管理、供应商管理、招标投标、合同签订、履约监控、仓储物流等全流程环节，以及与供应业务相关的财务审批、质量检验、信息安全等协同场景。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）供应专项管理：指公司针对供应业务领域实施的风险识别、管控措施、合规审查、流程优化及持续改进的系统性管理活动，旨在降低供应链中断、质量问题、舞弊行为等风险事件的发生概率。（二）供应领域风险：指在供应业务活动中可能导致的损失或损害，包括但不限于供应商选择不当、价格波动失控、合同违约、物流延误、信息安全泄露、违反反商业贿赂规定等风险事件。（三）供应合规：指供应业务活动严格遵循国家法律法规、行业规范、公司内部制度及政策要求的行为标准，确保业务运营的合法性与合规性。第四条供应专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保供应业务各环节均纳入管理范围，不留风险盲区；（二）责任到人：明确各级管理主体与执行岗位的职责分工，实现可追溯管理；（三）风险导向：重点关注高风险环节，优先配置管控资源，强化风险预警与应对；（四）持续改进：通过定期评估与动态调整，优化管理体系，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司供应专项管理负总责，承担最终管理责任；分管供应业务的领导为公司供应专项管理的直接责任人，负责统筹决策与监督执行。第六条设立公司供应专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、信息科技部等相关部门负责人及下属单位代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司供应专项管理工作，制定总体策略与年度计划；（二）审议重大供应风险事件处置方案及专项制度修订；（三）监督评估各层级供应专项管理成效，提出优化建议。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（供应管理部）：负责统筹建设供应专项管理制度体系，组织开展风险识别与评估，监督考核各环节合规执行情况，组织培训宣贯，推动流程标准化；（二）专责部门（法务部、财务部、信息科技部）：分别负责供应合同的合规审核、资金支付权限管控、信息系统安全监管，提供专业支持与风险处置建议；（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域供应专项管理要求，执行供应商准入、招标采购、履约验收等操作规范，开展日常风险自查与上报。第八条基层执行岗位（如采购专员、仓库管理员等）需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知并遵守本岗位操作规范；（二）发现供应风险事件或违规行为时，及时向直接上级或牵头部门报告；（三）在业务操作中主动规避利益冲突，禁止私自接触供应商获取不正当利益。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购需求发起前需开展供应商资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况、社会责任评价等，建立合格供应商名录，禁止向无资质或存在重大合规风险的供应商采购。第十条招标投标管理：公开招标项目需通过合规平台发布采购公告，设置合理投标门槛，采用随机抽取或综合评分法确定中标人，禁止围标串标、操纵评标结果等违规行为。第十一条合同签订规范：供应合同应包含价格条款、交付标准、违约责任等核心内容，由法务部门审核签字后生效，重要合同需采用电子签章系统管理，防止篡改。第十二条履约过程监控：定期对供应商交付及时性、质量达标率进行考核，建立供应商绩效考核档案，对连续不达标的供应商实施降级或淘汰。第十三条价格波动管控：建立价格监控机制，对大宗物资设置价格预警线，必要时启动集体决策或战略储备，禁止在未达预警线时盲目降价。第十四条合规验收标准：仓储部门需严格核对到货数量、规格、生产日期等，与采购订单信息一致后方可入库，异常情况需拍照留证并立即上报。第十五条信息安全保护：涉密供应数据（如价格协议、供应商名单）需加密存储，访问权限限定在授权人员，禁止通过公共网络传输敏感信息。第十六条劳务外包管理：非核心业务外包需通过合规评估，明确外包方资质要求与监管标准，禁止向关联方进行违规转包分包。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新：每年由牵头部门牵头，结合法规变化、业务调整及风险事件，修订供应专项管理制度，于每年X月X日前发布实施。第十八条风险识别预警：每季度开展供应链风险排查，分级评估供应商财务风险、交付风险等，对高风险供应商发布预警通知，并制定应对预案。第十九条合规审查嵌入业务：将供应商准入、合同签订、履约验收等环节纳入合规审查范围，执行“一票否决”原则，未经审查的供应活动不得实施。第二十条风险应对分级处置：一般风险由业务部门自行整改，重大风险需成立专项工作组，启动应急预案，及时上报领导小组协调处置。第二十一条责任追究标准：对违反本制度的行为，视情节轻重实施绩效扣减、纪律处分、解除合同等处罚，涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十二条评估改进机制：每半年对供应专项管理有效性进行评估，通过问卷调查、数据分析等方式收集反馈，形成改进报告并纳入绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导需在会议、培训中强调供应专项管理要求，确保制度执行力度；牵头部门定期向公司管理层汇报工作进展。第二十四条考核激励机制：将供应合规情况纳入部门年度考核指标，与评优评先、绩效奖金直接挂钩，对合规先进部门给予专项奖励。第二十五条培训宣传机制：分层级开展培训，管理层重点强化合规履职意识，一线员工重点学习操作规范，每年不少于X次集中培训。第二十六条信息化支撑：通过ERP系统实现供应商全生命周期管理，采用区块链技术确保数据不可篡改，利用AI算法自动识别异常交易行为。第二十七条文化建设：发布《供应合规手册》，组织全员签署合规承诺书，设立举报奖励渠道，营造“人人合规”的文化氛围。第二十八条报告制度：每月形成风险事件月报，每年发布《供应专项管理年度报告》，内容包含风险处置情况、制度执行成效及改进计划。第六章附则第二十九条本制度