部门行政工作流程及规范手册

部门行政工作流程及规范手册一、引言本手册旨在规范部门行政工作流程，明确岗位权责，提升行政工作效率与质量，确保各项事务有序开展。适用于本部门全体行政人员及涉及行政工作的相关岗位，各岗位需严格遵照执行。二、行政事务管理（一）日常考勤管理考勤方式：采用指纹/人脸识别打卡，员工因出差、外勤等特殊情况无法打卡时，需提前填写《外勤登记表》，经直属上级审批后交行政岗备案。请假流程：员工请假需提前填写《请假申请表》，附相关证明材料（病假需提供医院诊断证明）。请假1个工作日内由直属上级审批，3个工作日内由部门负责人审批，超过3个工作日需报公司分管领导审批。审批通过后，《请假申请表》交行政岗录入考勤系统。考勤统计：行政岗每周一汇总上周考勤数据，核对迟到、早退、旷工等异常情况，及时反馈至部门负责人；每月末生成月度考勤报表，报送人力资源部备案。（二）值班安排与管理值班计划：行政岗每月25日前结合岗位需求与员工个人情况，制定下月《值班表》，报部门负责人审批后公示。值班职责：值班人员需负责当日办公区域安全检查（水电关闭、门窗锁闭）、紧急事务处理、重要文件接收与记录，次日将《值班日志》交接给行政岗。值班记录：值班人员需详细填写《值班日志》，记录当日事件、处理结果及待办事项，交接时双方签字确认。行政岗每周整理日志，对遗留问题跟踪督办。三、公文处理流程（一）收文管理收文登记：行政岗收到外部文件（纸质/电子）后，立即在《收文登记簿》记录文号、标题、来文单位、收文时间，电子文件同步转存至指定共享文件夹。拟办与批办：行政岗根据文件内容提出拟办意见（如“呈部门负责人阅示”“转XX岗位办理”），经部门负责人批办后，转交相关人员。办理人需在《文件处理单》签字确认，明确办理时限。办理与反馈：办理人按批办要求推进工作，如需跨部门协作，行政岗协助沟通协调。处理完毕后，办理人填写结果反馈至部门负责人，行政岗将文件归档。（二）发文管理发文起草：业务岗位起草文件时，需严格遵循公司《公文写作规范》（字体、排版、文号格式等），经直属上级审核后提交行政岗。审核与签发：行政岗审核文件格式、内容合规性，报部门负责人签发；涉及公司层面的重要文件，需经公司分管领导审批。发文与归档：行政岗对文件编号、排版后，以纸质（加盖部门公章）或电子形式发出，同时留存电子档与纸质档。电子档上传至公司文档系统，纸质档按档案管理要求归档。四、会议管理规范（一）会前准备会议申请：会议发起部门填写《会议申请表》，说明会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，报部门负责人审批。行政岗根据审批结果协调会议室（核查使用情况、调试投影/音响设备）。材料准备：会议组织者需提前1天准备议程、资料，发送至参会人员；行政岗准备会议用品（纸笔、茶水等），并提前半小时调试设备。（二）会中组织签到管理：行政岗或指定人员负责签到，记录参会情况，迟到、缺席人员信息及时反馈给会议主持人。会议记录：指定记录员（或行政岗）需完整记录会议议题、讨论结果、行动项、责任人及时间节点，会后24小时内整理成《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人员。（三）会后跟进行动项跟踪：行政岗将《会议纪要》中的行动项录入《任务跟踪表》，定期提醒责任人；每周汇总进展情况，反馈至部门负责人。资料归档：会议资料（议程、纪要、签到表、附件等）由行政岗整理，按档案管理要求归档。五、档案管理流程（一）档案收集日常收集：各岗位每月末将工作中形成的文件（纸质/电子）移交行政岗，行政岗检查完整性后，填写《档案移交清单》，双方签字确认。专项收集：项目结束或专项工作完成后，责任人整理相关资料，经部门负责人审核后移交行政岗。（二）档案整理分类编号：行政岗按文件类型（公文、会议、项目、人事等）分类，编制档案编号（格式：部门代号+年份+类别+序号），纸质档案装盒存放，电子档案建立对应文件夹。编目存档：制作《档案目录》，记录档案编号、名称、形成时间、保管期限；纸质档案存放于专用档案柜，电子档案备份至公司服务器。（三）档案借阅借阅申请：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，说明用途、档案编号，经直属上级审批后交行政岗。六、办公用品与固定资产管理（一）办公用品管理申领流程：员工填写《办公用品申领单》，注明物品名称、数量，经直属上级审批后交行政岗。行政岗根据库存情况发放，无库存则登记需求，安排采购。采购管理：行政岗汇总需求后，选择合格供应商（比价、质量审核），签订采购合同（或订单）。到货后，行政岗验收并填写《验收单》，登记入库，同步更新《库存台账》。库存管理：行政岗每月盘点库存，核对台账与实物，编制《库存报表》报部门负责人。对低值易耗品（笔、纸等）按需补充，固定资产单独管理。（二）固定资产管理登记建档：行政岗对新购入的固定资产（电脑、打印机等）登记《固定资产台账》，记录编号、名称、型号、购置时间、使用人，粘贴资产标签。使用与维护：使用人负责日常维护，故障时及时报行政岗。行政岗联系维修或报废，报废需填写《固定资产报废申请表》，经部门负责人、财务部审批后处理。盘点清查：行政岗每季度盘点固定资产，核对台账与实物，更新使用状态；差异情况报部门负责人，确保账实相符。七、后勤保障管理（一）办公环境管理卫生管理：行政岗制定《办公区域卫生值日表》，明确各区域责任人。每日下班前，责任人需打扫区域（桌面整洁、地面干净），行政岗每周检查并通报结果。安全管理：行政岗每月检查消防设施（灭火器、应急灯）、电路安全，排查隐患；每半年组织消防培训与演练，确保员工掌握逃生技能。（二）设施维护报修流程：员工发现设施故障（空调、照明等），填写《设施报修单》报行政岗。行政岗联系维修人员，跟踪进度，验收后确认闭环。维护计划：行政岗制定设备维护计划（如空调每年清洗、打印机每月保养），按计划执行并记录维护情况，确保设备正常运行。八、工作监督与改进（一）工作检查日常检查：行政岗每日检查考勤、办公环境、文件处理进度，发现问题及时提醒；每周汇总检查结果，报部门负责人。专项检查：每季度开展行政工作专项检查（如档案管理、固定资产盘点），形成《检查报告》，提出改进建议。（二）反馈与优化意见收集：行政岗通过问卷、座谈会等方式收集员工