机关文档电子化归档及安全管理规程

机关文档电子化归档及安全管理规程一、背景与目的随着政务信息化深入推进，机关文档管理逐步实现电子化转型。电子文档在提升管理效率、降低存储成本的同时，其易篡改性、技术依赖性也对归档规范性与安全防护提出更高要求。为贯彻《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T____）等法规要求，规范电子文档全生命周期管理，保障信息真实、完整、可用、安全，结合机关工作实际，制定本规程。二、基本原则（一）合法性原则电子文档的形成、归档、管理需严格遵循国家法律法规与行业标准，确保文档来源合法、流程合规。归档系统需通过国家信息安全等级保护测评（至少三级），元数据采集、存储格式符合《电子档案管理系统通用功能要求》（DA/T____）。（二）完整性原则归档文档需完整反映业务活动全貌，包含内容、结构、背景信息（如创建者、修改记录、审批流程）。若存在纸质版本，需确保电子文档与纸质文档内容、签署信息、页码完全对应，实现“双套制”管理下的版本一致性。（三）安全性原则从技术、管理、物理层面构建“三位一体”防护体系，防止电子文档被篡改、泄露、丢失。需定期开展安全风险评估，针对病毒攻击、硬件故障、人为失误等风险制定防控措施。（四）可利用性原则三、电子化归档流程（一）文档形成与收集1.系统生成文档：OA、公文系统、业务数据库等生成的电子文档，需设置自动归档触发机制（如公文办结后1个工作日内推送至归档系统），确保版本唯一、流程闭环。2.外部/非系统文档：扫描件、外部接收文件（如邮件、传真）需经业务部门审核后，按“年度-部门-业务类型”命名（如“2024-办公室-会议纪要-001”），通过加密通道导入归档系统，禁止直接拷贝至存储设备。3.收集时限：一般业务类文档自办结之日起3个工作日内完成收集；重大项目、专项工作类文档按阶段（立项、验收等）同步收集，确保时效性。（二）整理与审核1.分类编目：参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，建立层级目录（如“2024-财务处-永久-预算报表”）。2.元数据采集：自动提取文档创建时间、修改记录、格式、权限等元数据，手动补充业务背景信息（如项目编号、关联事项），确保可追溯性。3.审核校验：业务部门初审（内容准确性）→档案部门复审（格式、元数据完整性）→技术部门终审（病毒查杀、格式兼容性）。不合格文档退回修正，记录整改台账。（三）归档与存储1.归档方式：在线归档：业务系统与归档系统对接，通过API接口自动推送，全程留痕；离线归档：涉密文档或系统外文档，采用加密U盘、档案级蓝光光盘归档，填写《离线归档交接单》，双人签字确认。2.存储管理：介质选择：采用“本地存储（企业级硬盘）+异地容灾（距离≥50公里）”双活架构，定期（每季度）检测介质健康状态；格式转换：对易失效格式（如DOC、XLS）转换为PDF/A-2b（长期保存格式），确保50年以上可读性；备份策略：每日增量备份、每周全量备份，备份数据加密后异地存放，每月开展恢复演练。四、安全管理措施（一）技术安全保障1.加密与访问控制：分级加密：公开文档采用SM4对称加密，涉密文档采用SM2非对称加密（结合CA证书）；2.防篡改与审计：哈希校验：对文档内容生成SHA-256哈希值，修改时自动比对，发现篡改即时告警；3.病毒与入侵防护：部署防病毒网关、入侵检测系统（IDS），实时监控存储环境；定期（每月）更新病毒库、系统补丁，封堵安全漏洞。（二）管理安全规范1.制度建设：规范销毁流程：到期文档需经鉴定小组审核，采用“逻辑删除+物理消磁”双销毁（涉密文档需双人监销，留存销毁记录）。2.人员培训：新入职人员需通过“档案法规+系统操作+安全意识”培训并考核（80分以上）方可上岗；每季度开展安全警示教育，通报典型案例（如违规拷贝、密码泄露）。3.应急处置：制定《电子档案安全应急预案》，涵盖病毒攻击、服务器宕机、自然灾害等场景；每半年组织演练，模拟“勒索病毒攻击导致文档加密”“机房火灾导致存储介质损坏”等场景，检验响应速度与恢复能力。（三）物理安全防护1.机房与设备：存储服务器部署在三级等保机房（温湿度20±2℃、湿度40%-60%），配备UPS（供电中断后保障30分钟运行）、防雷接地装置；定期（每月）清洁设备、检测硬件状态，记录维护日志。2.介质管理：离线备份介质（光盘、硬盘）存放于防磁柜、防火柜，建立台账（编号、内容、密级、位置）；介质借阅需登记，归还时检测完整性（如光盘读取测试、硬盘哈希校验）。五、保障机制（一）组织保障成立由分管领导牵头的电子档案管理小组，成员涵盖业务、档案、技术部门，统筹规划资源、协调跨部门协作，每月召开例会解决管理难题。（二）技术保障与专业IT服务商签订运维协议，确保归档系统每季度迭代升级（如优化检索算法、升级加密模块）；每年开展安全评估，邀请第三方机构检测系统漏洞。（三）监督考核1.月度抽查：档案部门每月抽查归档质量（完整性、元数据准确性）、安全措施执行情况（权限设置、备份频率），通报问题并限期5个工作日整改；2.年度审计：邀请第三方对电子档案管理体系进行合规性、安全性审计，形成报告并作为次年改进依据；3.绩效考核：将电子文档管理纳入部门绩效考