2026年跨境电商公司应急物资储备管理制度

2026年跨境电商公司应急物资储备管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范公司跨境电商业务全流程应急物资的储备管理工作，明确应急物资的规划、采购、存储、领用、维护、更新及处置等环节的操作标准与责任边界，确保突发风险事件（如自然灾害、物流中断、海外市场突发管控、公共卫生事件等）发生时，应急物资能够及时、高效调配使用，保障员工生命安全、业务连续性及公司资产安全，维护公司品牌声誉，结合公司跨境电商业务特性及应急管理实际，特制定本制度。第二条制定依据。本制度依据《中华人民共和国突发事件应对法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》及海外目标市场相关应急管理法规（如欧盟应急物资储备规范、美国联邦应急管理局相关要求、东南亚各国灾害应急管理规定等），结合公司跨境电商运营管理体系、合规管理规范及应急管理实践经验制定。第三条适用范围。本制度适用于公司所有部门、下属分支机构及全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员及外包人员），覆盖公司境内外仓储中心、办公场所、海外运营站点等所有运营场景的应急物资储备管理工作。适用于应急保障类、医疗防护类、通讯联络类、安全防护类、后勤保障类等各类应急物资的规划、采购、存储、领用、维护、更新、报废及应急调配等全流程管理。第四条核心原则。应急物资储备管理工作坚持“预防为主、统筹规划、足额储备、安全可控、动态更新、高效调配”的原则，以保障突发风险事件应急处置需求为核心，兼顾储备成本与应急实效，确保应急物资“备得足、管得好、用得上”。第五条术语定义。本制度所称“应急物资”，指为应对突发风险事件而提前储备的各类物资，包括但不限于医疗急救药品、防护用品、应急食品饮用水、应急照明设备、通讯设备、消防器材、应急运输工具、抢险工具等；“突发风险事件”，指突然发生的、可能影响公司运营安全或员工生命安全的各类事件，包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件及海外市场突发管控事件等；“动态更新”，指根据应急管理需求、物资有效期、业务场景变化等情况，及时调整应急物资储备种类及数量的管理过程。第二章职责分工第六条应急管理部职责。作为应急物资储备管理工作的牵头部门，负责制定和修订应急物资储备管理制度及操作规范；负责牵头开展应急物资需求评估，制定应急物资储备规划及年度储备计划；负责审核应急物资采购方案、储备定额及更新计划；负责组织开展应急物资储备全流程管理的监督检查，建立应急物资管理台账；负责组织开展应急物资储备及使用相关培训与应急演练；负责统筹协调突发风险事件应急物资的调配使用；负责应急物资储备管理相关资料的整理、归档与管理；负责对接国内外应急管理相关部门，配合开展应急处置工作。第七条采购部职责。负责根据应急物资储备计划及各部门需求，制定应急物资采购方案；负责筛选具备合法资质、产品质量合格、供货能力稳定的应急物资供应商，建立供应商名录并定期评估；负责按采购方案开展应急物资采购工作，确保采购物资质量合格、符合储备标准及合规要求；负责与供应商签订采购合同，明确质量标准、交货期限、售后服务及应急补货条款；负责跟踪采购物资的到货进度，协调解决采购过程中的问题；负责采购物资的初步验收，验收合格后移交仓储物流部存储。第八条仓储物流部职责。负责应急物资的专用存储、分类保管及日常管理工作；负责在境内外仓储中心、办公场所等场景设置专用应急物资存储区域，配备防火、防潮、防虫、防盗、防变质等安全防护设施，设置清晰的“应急物资”标识；负责建立应急物资管理台账，详细记录物资名称、规格、数量、采购日期、有效期、存储位置、领用情况、维护记录等信息，定期更新台账并与应急管理部核对；负责按规定开展应急物资的日常检查、维护及保养工作；负责按应急调配指令及时、准确调拨应急物资；负责协助开展应急物资的报废处置工作。第九条海外运营部职责。负责了解海外目标市场应急管理要求及突发风险特性，及时向应急管理部反馈海外应急物资需求；负责海外运营站点应急物资的日常保管、检查及维护工作，配合仓储物流部开展海外应急物资的补充更新；负责建立海外应急物资管理台账，定期向应急管理部报备储备情况；负责海外突发风险事件应急物资的现场调配使用，及时反馈物资使用情况；负责配合海外当地应急管理部门开展应急处置相关工作。第十条行政部职责。负责办公场所应急物资的日常保管、领用登记及维护工作；负责配合应急管理部开展办公场所应急物资需求评估及储备规划；负责组织办公场所员工开展应急物资使用培训及应急演练；负责及时向应急管理部反馈办公场所应急物资消耗及补充需求；负责办公场所应急物资相关的后勤保障工作。第十一条财务部职责。负责审核应急物资储备相关的费用支出（如采购费用、存储费用、维护费用、报废处置费用等），对费用支出进行管控；负责根据应急物资储备计划及采购方案，保障应急物资采购资金及时到位；负责核算应急物资储备管理工作的成本，提供财务数据分析支持；负责相关费用的报销审核与支付工作，确保费用支出合规可追溯。第十二条人力资源部职责。负责将应急物资储备管理制度及应急处置知识纳入公司全员培训体系，组织开展应急物资使用、应急避险等相关培训；负责配合应急管理部组织开展应急演练，提升员工应急处置能力；负责将应急物资储备管理相关工作表现纳入员工绩效考核，配合应急管理部开展考核相关工作；负责应急处置过程中的人员调配及后勤保障协调工作。第十三条合规部职责。负责对应急物资储备管理全流程进行合规审核，包括物资采购、存储、维护、报废、跨境调配等环节是否符合国内外相关法律法规及海外市场监管要求；负责识别应急物资储备管理过程中的合规风险（如跨境物资调配不合规、危险应急物资存储违规等），制定风险防控措施；负责处理应急物资储备管理相关的合规风险事件，指导相关部门整改；负责配合外部监管机构开展应急物资相关的核查工作。第十四条管理层职责。负责应急物资储备管理制度的审批与发布；负责保障应急物资储备管理工作所需资源（如人员、经费、存储场地等）的投入；负责监督各部门应急物资储备管理工作的落实情况；负责对重大突发风险事件应急物资调配及储备调整作出决策；负责推动公司应急管理文化建设。第三章应急物资全流程管控第十五条规划与需求评估管控。应急管理部牵头，联合各相关部门每年度开展一次全公司应急物资需求评估，结合公司境内外运营场景、历史突发风险事件处置经验、海外市场应急管理要求及行业应急物资储备标准，制定应急物资储备规划及年度储备计划。储备规划需明确应急物资的储备种类、储备定额、存储地点、储备期限及责任部门；年度储备计划需细化当年应急物资采购、补充、更新及维护的具体安排。针对海外运营站点，需结合当地突发风险特性（如自然灾害、政治动荡、疫情等），制定差异化的应急物资储备方案。第十六条采购与验收管控。采购部根据应急物资储备计划及各部门补充需求，制定详细的采购方案，明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、验收要求等信息。采购过程中，需优先选择纳入供应商名录的合格供应商，对于特殊应急物资（如危险化学品、医疗急救药品），需严格核查供应商资质及产品合规证明文件。物资到货后，采购部联合应急管理部、仓储物流部开展联合验收，核对物资数量、规格、质量证明文件等，验收合格后填写《应急物资验收单》，移交仓储物流部存储；验收不合格的，需立即通知供应商退换货，确保采购物资符合储备要求。第十七条存储与保管管控。仓储物流部、行政部、海外运营部需在各自负责的场景设置专用应急物资存储区域，存储区域需远离火源、水源、热源及易燃易爆物品，配备必要的安全防护设施（如灭火器、温湿度计、防潮垫等），并设置清晰的“应急物资”标识，严禁将应急物资与普通物资混放。应急物资存储需遵循“分类存放、整齐有序、便于取用”的原则，对有特殊存储要求的物资（如低温存储药品、危险化学品），需严格按相关标准设置专属存储条件。仓储物流部需建立统一的应急物资管理台账，详细记录物资全生命周期信息，各存储责任部门需建立分台账，定期与应急管理部及仓储物流部核对，确保账实相符。第十八条领用与调配管控。公司内部员工因应急演练或突发风险事件处置需要领用应急物资的，需填写《应急物资领用申请表》，注明领用物资名称、规格、数量、领用用途及领用期限，经所在部门负责人及应急管理部负责人审批同意后，到对应存储部门办理领用手续。存储部门需核对审批信息，准确发放物资并更新台账。突发风险事件发生时，应急管理部可直接下达应急物资调配指令，各存储部门需立即响应，按指令快速调拨物资，优先保障应急处置需求。跨境应急物资调配需由合规部审核确认符合当地法规要求后，方可开展，确保调配过程合规顺畅。领用或调配的应急物资使用完毕后，剩余物资需及时归还，存储部门需核对物资完整性后办理归还手续；已消耗或损坏的物资，需在台账中注明并及时申请补充。第十九条维护与检查管控。各存储责任部门需建立应急物资日常维护与定期检查机制，对存储的应急物资进行常态化维护保养（如消防器材压力检查、通讯设备充电测试、医疗药品有效期核查等）。应急管理部牵头，联合各存储责任部门每季度开展一次全公司应急物资专项检查，重点核查物资数量准确性、质量完好性、存储环境安全性、台账记录完整性等，对检查中发现的问题（如物资过期、损坏、短缺、存储环境不达标等），需立即下达整改通知书，明确整改责任部门、整改时限及要求，跟踪整改效果，形成闭环管理。检查及整改情况需详细记录并存档。第二十条更新与补充管控。应急管理部根据应急物资需求评估结果、年度储备计划、日常检查情况及物资消耗情况，及时制定应急物资更新与补充计划。对于保质期届满、性能下降或损坏无法修复的应急物资，需及时纳入更新计划；对于因应急处置或演练消耗导致数量不足的应急物资，需及时纳入补充计划。采购部根据更新与补充计划，快速开展采购工作，确保应急物资及时补齐，储备数量始终符合定额要求。海外应急物资的更新与补充，需充分考虑跨境物流周期及当地供应链情况，提前规划采购及运输安排，避免出现物资短缺。第二十一条报废与处置管控。对于过期、损坏无法修复、性能不符合要求或被淘汰的应急物资，由各存储责任部门提出报废申请，填写《应急物资报废申请表》，注明报废物资名称、规格、数量、报废原因及处置建议，提交至应急管理部审核。应急管理部审核通过后，报财务部及管理层审批。审批通过后，由存储责任部门组织报废处置工作，合规部及应急管理部人员现场监督处置过程。处置过程需符合国内外相关法律法规要求，对于危险应急物资（如过期药品、废弃消防器材），需委托具备合法资质的专业机构进行处置；对于可回收利用的物资，需进行合规回收处理。处置完成后，监督人员需在《应急物资报废处置清单》上签字确认，清单及相关审批文件由应急管理部归档保存，存储部门及时更新台账，核销报废物资信息。第四章风险防控第二十二条储备不足风险防控。应急管理部建立应急物资储备动态监测机制，通过台账管理、定期检查等方式，实时掌握物资储备数量及消耗情况，对接近储备下限的物资及时预警，督促采购部开展补充采购。结合跨境业务特性，在海外运营站点建立应急物资最低储备定额，确保突发风险事件发生时能够满足基础应急需求。定期优化应急物资供应商名录，与核心供应商签订应急补货协议，保障紧急情况下物资能够快速到位。第二十三条物资失效风险防控。各存储责任部门加强应急物资保质期及性能监测，对有保质期的物资（如药品、食品、防护用品），在台账中明确标注保质期，实行“先进先出”管理原则，优先使用临近保质期的物资。定期开展物资性能检查与测试，对性能下降或存在损坏隐患的物资及时纳入更新计划，避免失效物资投入使用。针对特殊存储要求的物资，严格把控存储环境，确保物资性能稳定。第二十四条存储安全风险防控。各存储责任部门加强应急物资存储区域安全管理，定期检查安全防护设施运行情况，及时排查火灾、盗窃、防潮、防变质等安全隐患。对危险应急物资实行单独隔离存储，设置明显的警示标识，严格执行危险物资存储安全规范，配备专人负责管理。完善存储区域出入登记制度，严禁无关人员随意进入，防止物资丢失或损坏。第二十五条跨境调配合规风险防控。合规部定期梳理海外目标市场应急物资跨境调配相关法律法规及监管要求，建立跨境调配合规指引，明确不同类型应急物资跨境调配的流程及所需证明文件。应急物资跨境调配前，需由合规部开展合规审核，确保调配行为符合当地法规要求；涉及海关监管的应急物资，需提前办理相关通关手续，准备齐全合规证明材料，避免因合规问题影响物资调配时效。第二十六条应急处置联动风险防控。应急管理部建立应急物资调配联动机制，明确各部门在突发风险事件中的应急物资调配职责及协同流程，定期组织开展应急演练，提升各部门协同处置能力。加强与海外当地应急管理部门、物流服务商、供应商等相关方的沟通对接，建立应急联动合作关系，确保突发风险事件发生时能够获得外部资源支持，提升应急处置效果。第五章监督考核第二十七条监督检查机制。公司建立应急物资储备管理全流程监督检查机制，各存储责任部门负责日常执行情况监督，重点核查物资存储的安全性、台账记录的完整性及领用手续的规范性；应急管理部每月开展一次专项监督检查，重点核查物资储备的足额性、维护的及时性及整改措施的落实情况；合规部每季度开展一次合规专项检查，重点核查跨境调配、危险物资存储等环节的合规性；管理层每半年开展一次全面监督检查，核查全公司应急物资储备管理工作成效。对检查中发现的问题，下达整改通知书，明确整改责任部门、整改时限及要求，跟踪整改效果，形成闭环管理。第二十八条考核指标设定。将应急物资储备管理相关指标纳入各相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：应急物资储备到位率、物资完好率、台账记录完整率、领用调配及时率、整改完成率、合规风险事件发生率、应急演练参与率等。具体考核指标及权重根据部门职责与岗位特性确定，确保考核科学合理、可衡量。第二十九条考核结果应用。考核结果与部门绩效奖金、员工薪酬晋升、评优评先直接挂钩。对应急物资储备管理工作成效显著、应急处置表现突出的部门及个人，公司给予通报表扬及相应绩效奖励；对未按要求落实储备管理