2026年跨境营销策划公司采购款项结算管理制度

2026年跨境营销策划公司采购款项结算管理制度第一章总则第一条为规范公司采购款项结算管理工作，保障采购款项支付的合规性、准确性与及时性，强化采购业务全流程资金管控，防范资金风险，降低财务成本，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内外采购），特制定本制度。第二条本制度适用于公司各类跨境营销策划项目相关采购款项的结算管理，涵盖境内外物料采购、设备采购、服务采购（如设计、调研、推广服务）等所有采购业务产生的款项支付、费用报销、尾款结算及跨境支付等全流程工作。第三条采购款项结算工作遵循“合规优先、凭证齐全、流程规范、权责清晰、高效便捷”的原则，严格遵守国家财经法律法规、外汇管理规定及公司财务管理制度，确保资金使用安全可控，同时兼顾跨境业务结算效率。第四条公司财务部为采购款项结算的统筹管理部门，负责制定结算标准、审核结算资料、办理支付手续、管控结算风险；采购部负责牵头组织采购款项结算申请、提交完整结算资料、跟踪结算进度；需求部门（如市场部、创意策划部等）负责确认采购成果验收情况，配合提供结算相关佐证资料；人力资源部负责相关责任人的考核问责。第二章采购款项结算范围与类型第五条采购款项结算范围包括采购业务全流程产生的各类应付款项，具体涵盖：（一）物料采购款：包括境内外宣传物料、活动道具、礼品物料等采购产生的货款、制作费、加工费；（二）设备采购款：包括展示设备、拍摄设备、数字传播设备等采购产生的设备款、安装调试费、运输费；（三）服务采购款：包括设计服务、市场调研服务、海外推广服务、跨境物流服务、展会搭建服务等产生的服务费；（四）其他采购相关款项：包括采购过程中产生的关税、增值税、手续费、保险费等相关费用。第六条采购款项结算类型根据支付场景及进度分为以下四类：（一）预付款结算：采购合同约定需支付预付款的，按合同约定比例及金额结算，预付款比例原则上不超过合同总金额的30%（特殊情况需经管理层审批）；（二）进度款结算：针对长期合作或大额采购项目，按合同约定的进度节点（如物料交付过半、设备安装调试完成等）结算相应比例款项；（三）尾款结算：采购成果验收合格后，扣除预付款/进度款及质量保证金（如有）后的剩余款项结算；（四）跨境支付结算：针对境外采购业务，需通过外汇支付的款项结算，严格遵循国家外汇管理相关规定。第三章采购款项结算流程第七条结算前准备。采购业务完成后，采购部需同步收集完整的结算资料，确保资料真实、合规、完整。核心结算资料包括：（一）基础资料：采购合同及补充协议（境内外合同需分别符合对应法律规范）、采购订单、验收合格证明（由需求部门及质量管控部门共同签署）；（二）凭证资料：境内采购需提供合法有效的增值税发票等税务凭证；境外采购需提供符合规定的境外发票或形式发票、报关单（如需）、完税凭证（如需）；（三）其他佐证资料：运输单据、服务成果确认单、费用明细单、合同约定的其他结算佐证材料；跨境支付还需提供外汇支付申请书、境外供应商银行账户信息等。第八条结算申请。采购部对收集的结算资料进行初步核对，确认采购成果已验收合格、资料齐全无误后，填写《采购款项结算申请表》，详细列明采购项目名称、合同编号、供应商名称、结算金额、结算类型、付款方式及银行账户信息（境内外账户需明确区分），经采购部负责人审核签字后，连同完整结算资料一并提交至财务部。第九条结算审核。财务部收到结算申请后，按以下流程开展审核工作，审核时限为3-5个工作日：（一）资料完整性审核：核查结算资料是否齐全、填写是否规范，境外采购资料是否符合外汇支付要求；（二）合规性审核：核查采购合同条款与结算申请是否一致，发票等凭证是否合法合规，税率、金额是否准确，跨境支付是否符合外汇管理规定；（三）金额准确性审核：核查结算金额是否与合同约定、验收结果、费用明细一致，是否存在超合同金额结算情况（超支需提供管理层审批文件）。审核通过的，进入审批环节；审核发现资料缺失、不符或不合规的，退回采购部补充完善后重新提交。第十条审批流程。结算审核通过后，财务部将《采购款项结算申请表》及相关资料按以下权限履行审批手续：（一）结算金额5万元（含）以下：采购部负责人审核→财务部负责人审批；（二）结算金额5万元-20万元（含）：采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管管理层审批；（三）结算金额20万元以上：采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管管理层审核→公司主要负责人审批；（四）跨境支付结算：无论金额大小，均需额外经财务部外汇管理专员审核后，报分管管理层及主要负责人审批。第十一条支付执行。审批通过后，财务部根据审批意见及合同约定的付款方式、期限，办理支付手续：（一）境内支付：通过公司银行账户以转账、电汇等方式支付，确保收款账户信息与合同约定一致，支付完成后及时获取银行支付凭证；（二）跨境支付：按国家外汇管理规定，先办理购汇（如需）及外汇支付备案手续，选择合规的跨境支付渠道办理支付，准确填写境外供应商账户信息、付款用途等，支付完成后留存外汇支付凭证及备案资料；（三）质量保证金支付：按合同约定的质保期限到期后，经需求部门确认无质量问题，采购部提交质保金支付申请，按正常结算审批流程办理支付。第十二条结算后归档。支付完成后，财务部需及时将结算资料、审批文件、支付凭证等整理归档，建立采购款项结算台账，详细记录采购项目名称、合同金额、支付金额、支付时间、供应商信息等，确保结算过程可追溯。同时，将结算凭证同步推送至采购部及档案管理部门备案。第四章采购款项结算管控措施第十三条预算管控。采购款项结算严格遵循公司年度采购预算，无预算或超预算的采购款项，原则上不予结算。确因业务需求需超预算结算的，需由采购部提交预算调整申请，经财务部审核、管理层审批同意后，方可办理结算。第十四条凭证管控。严禁以虚假合同、虚假发票等不实资料办理结算，财务部对所有结算凭证的真实性、合法性进行严格核查，发现虚假凭证立即拒绝结算，并上报管理层追究相关责任人责任。境外采购凭证需经专业人员审核其合规性，确保符合境内外税务及外汇管理要求。第十五条支付安全管控。财务部建立采购款项支付复核机制，支付前需由两人及以上核对付款金额、收款账户信息、审批手续等，确保支付信息准确无误。严格管控公司银行账户及外汇支付权限，严禁未经审批擅自办理支付手续。第十六条逾期款项管控。财务部定期梳理采购款项结算台账，对逾期未支付的款项，及时与采购部沟通核实原因，督促供应商提供合规资料或协调解决争议；对逾期未收回的预付款（如采购业务终止），由采购部牵头追讨，财务部配合提供相关凭证资料。第十七条跨境结算专项管控。设立外汇管理专员，负责跟踪国家外汇管理政策变化，统筹管理跨境采购款项结算，确保所有跨境支付业务均符合政策要求，及时完成外汇申报及备案工作，留存完整的跨境结算资料，防范外汇管理风险。第五章责任划分与考核奖惩第十八条责任划分：（一）采购部：对结算资料的真实性、完整性、及时性负直接责任，因资料缺失、不符导致结算延误或风险的，承担主要责任；对逾期款项追讨不力造成公司损失的，承担相应责任；（二）财务部：对结算审核的合规性、准确性及支付执行的安全性负主要责任，因审核疏漏、支付错误导致公司损失的，承担主要责任；跨境结算未按政策要求办理导致违规的，承担相应责任；（三）需求部门：对采购成果验收的真实性、准确性负直接责任，因验收失误导致不合格采购成果办理结算的，承担相应责任；（四）审批人员：对审批环节的合规性、合理性负审核责任，因审批不当导致违规结算的，承担相应责任。第十九条考核奖惩。公司将采购款项结算管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系：（一）奖励：对于严格执行本制度，结算资料提交及时完整、结算审核高效准确、成功防范结算风险的部门或个人；在跨境结算中优化流程、节约财务成本的人员，公司将给予表彰及物质奖励。（二）问责：对于因资料提交不及时、审核疏漏、违规审批、支付错误等导致结算延误、资金损失或违规风险的，根据损失程度及违规情节，对相关责任人给予警告、记过、扣减绩效工资等处分；造成重大