2026年跨境营销策划公司档案资料分类保管管理制度

2026年跨境营销策划公司档案资料分类保管管理制度第一章总则第一条为规范公司档案资料的分类、保管、利用等管理工作，保障档案资料的完整性、安全性和可追溯性，充分发挥档案资料在公司跨境营销策划业务开展、经营管理中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规要求，结合公司跨境营销策划业务特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在开展跨境营销策划业务、行政管理、经营决策等活动中形成的各类档案资料的收集、分类、整理、保管、借阅、移交、销毁等全过程管理。第三条公司档案资料管理遵循“统一领导、分级负责、分类归档、安全规范、便捷利用”的原则，确保档案资料管理工作有序开展。第四条行政部为公司档案资料管理的归口部门，负责统筹协调全公司档案资料的分类、保管、监督检查等工作；各业务部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门日常档案资料的收集、整理、初步审核后移交行政部归档。第二章档案资料分类标准第五条公司档案资料以“业务属性为核心、管理维度为辅助”进行分类，共分为六大类，各类别下细分具体子类，确保分类清晰、归属明确。第六条第一类：跨境营销策划业务档案。指公司在开展跨境营销策划业务过程中形成的各类资料，具体包括：（一）项目策划档案：各类跨境营销项目的策划方案、可行性分析报告、市场调研资料、目标市场分析报告、竞品分析报告、创意提案、策划案修订记录等；（二）项目执行档案：跨境营销项目的执行计划、执行进度表、合作方沟通记录、物料制作清单、活动执行现场记录、线上推广数据记录、线下活动影像资料说明等；（三）项目验收档案：跨境营销项目的验收报告、客户反馈意见、项目总结报告、项目效果评估报告、项目回款相关凭证复印件等。第七条第二类：客户档案。指公司在与跨境客户合作过程中形成的各类资料，具体包括：（一）客户基础资料：客户资质证明复印件、联系方式、合作意向说明、客户需求调研记录等；（二）合作协议档案：与客户签订的跨境营销服务合同、补充协议、合作备忘录等；（三）客户维护档案：客户回访记录、需求变更记录、投诉处理记录、合作延续性沟通记录等。第八条第三类：行政管理档案。指公司在行政管理过程中形成的各类资料，具体包括：（一）规章制度档案：公司各项管理制度、管理办法、实施细则、修订说明等；（二）会议档案：公司各类会议的通知、议程、会议纪要、参会人员签到表等；（三）公文档案：公司对外发出的各类函件、请示、报告，以及收到的各类批复、通知、函件等；（四）后勤管理档案：办公场所租赁协议、固定资产采购与管理记录、办公用品采购与领用记录、水电物业费用缴纳凭证复印件等。第九条第四类：人事管理档案。指公司在人事管理过程中形成的各类资料，具体包括：（一）员工基础档案：员工入职登记表、身份证明复印件、学历学位证明复印件、职业资格证书复印件、离职证明等；（二）薪酬绩效档案：员工薪酬核算记录、绩效考核表、奖惩记录等；（三）培训发展档案：员工培训计划、培训记录、培训考核结果等。第十条第五类：财务档案。指公司在财务核算过程中形成的各类资料，具体包括：（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、凭证附件等；（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等；（三）财务报表：月度、季度、年度财务报表、财务分析报告等；（四）税务档案：纳税申报表、完税凭证、税务备案资料、税务筹划相关资料等。第十一条第六类：法务合规档案。指公司在法务管理和合规经营过程中形成的各类资料，具体包括：（一）法律文书：合同审查意见、律师函、诉讼案件相关资料、仲裁文件等；（二）合规资料：跨境营销相关法律法规汇编、合规检查记录、合规培训资料、涉外业务合规审批文件等；（三）知识产权档案：公司商标、专利、著作权等知识产权的申请、注册、维护相关资料。第三章档案资料保管要求第十二条档案资料保管场所应符合安全、防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光的要求，配备必要的消防器材、除湿设备、温湿度计等设施，行政部定期检查设施运行情况，确保档案保管环境达标。第十三条档案资料实行“纸质档案与电子档案同步保管”的原则。纸质档案应整理装订成册，填写档案封面和卷内目录，按分类标准有序存放于档案柜中，档案柜应加锁管理；电子档案应存储于公司专用服务器，建立备份机制，定期进行异地备份，防止数据丢失。第十四条各类档案资料的保管期限按以下标准执行，法律、法规另有规定的从其规定：（一）永久保管：公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议、知识产权证书、年度财务决算报表、员工人事档案核心资料等；（二）长期保管（15-30年）：跨境营销策划项目档案、客户合作档案、重要行政管理档案、法务合规档案、会计账簿等；（三）短期保管（5-10年）：日常办公公文、会议纪要、后勤管理档案、培训记录、月度/季度财务报表等；（四）临时保管（1-3年）：业务开展过程中的临时沟通记录、初步调研资料、作废的文件草稿等。第十五条行政部建立《档案资料保管台账》，详细记录档案名称、分类编号、形成时间、保管期限、存放位置、电子档案存储路径等信息，定期对档案资料进行核对，确保账实相符。第十六条电子档案的保管应符合信息安全要求，设置访问权限，明确不同岗位人员的查看、修改、下载权限，定期更新密码，防止电子档案被篡改、泄露。涉及客户隐私、商业秘密的电子档案，应进行加密处理。第四章档案资料借阅管理第十七条公司内部员工因工作需要借阅档案资料的，需填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案名称、分类编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后，报行政部档案管理员审核登记，方可借阅。借阅重要档案（如永久保管档案、商业秘密档案）的，需经公司分管领导审批。第十八条外部单位或个人需借阅公司档案资料的，需提供单位介绍信及个人身份证明，说明借阅事由，经公司分管领导审批同意后，由行政部档案管理员陪同查阅，原则上不得带出档案保管场所。第十九条档案借阅期限一般不超过15个工作日，确需延长的，需提前向行政部申请办理延期手续，延期期限不得超过10个工作日。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得涂改、勾画、撕毁、抽取档案内容，不得将档案资料转借他人。电子档案借阅后，不得擅自复制、传播。档案资料归还时，行政部档案管理员需对档案资料进行核对，确认无损坏、缺失后，办理归还登记手续；电子档案需确认借阅人员已删除相关复制件。第五章档案资料移交与销毁第二十二条各部门形成的档案资料，应在业务结束后30个工作日内，由兼职档案员整理完毕，填写《档案资料移交清单》，经部门负责人审核后，移交行政部归档。移交时，双方需共同核对档案资料的完整性、准确性，核对无误后签字确认。第二十三条员工因离职、调岗等原因不再负责相关档案资料管理工作的，需及时将手中保管的档案资料移交至部门兼职档案员或行政部，办理移交手续，确保档案资料不丢失、不遗漏。第二十四条档案资料达到保管期限后，行政部需组织相关部门对档案资料进行鉴定，区分具有继续保存价值和无保存价值的档案。对具有继续保存价值的档案，延长保管期限；对无保存价值的档案，列入销毁清单。第二十五条档案销毁清单需注明档案名称、分类编号、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，经各相关部门负责人审核、公司分管领导审批、总经理批准后，方可实施销毁。第二十六条档案销毁工作应由行政部组织实施，指定2名以上专人负责监销。销毁前，监销人员需核对销毁清单与实际销毁档案的一致性；销毁后，监销人员需在销毁清单上签字确认，行政部将销毁清单归档永久保存。电子档案销毁需采用专业的数据销毁工具，确保数据无法恢复。第六章责任追究第二十七条各部门及员工应严格遵守本制度规定，对在档案资料分类、保管、借阅、移交、销毁等工作中认真负责、表现突出的，公司予以表彰奖励。第二十八条对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予警告、罚款等处分；造成档案资料丢失、损坏、泄露商业秘密等严重后果的，依法追究相关责任人的民事责任；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任：（一）未按规定及时收集、整理、移交档案资料的；（二）擅自涂改、勾画、撕毁、抽取档案资料的；（三）未经审批擅自借阅、复制、传播档案资料的；（四）借阅档案资料后未按时归还，或转借他人造成档案资料丢失、损坏的；（五）未按规定保管档案资料，导致档案资料受潮、霉变