2026年跨境营销策划公司海外经销商合作管理制度

2026年跨境营销策划公司海外经销商合作管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海外经销商合作管理行为，建立健全海外经销商合作体系，明确合作全流程标准与要求，防范跨境合作风险，保障公司与海外经销商的合法权益，提升海外市场拓展效率与品牌影响力，依据《中华人民共和国外贸法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》及海外目标市场相关商业合作法规，结合公司跨境营销策划业务实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司与海外经销商开展的所有合作业务，包括经销商筛选、准入、合同签订、合作运营、考核激励、合作终止等全流程管理活动。公司渠道部（归口管理部门）、业务部、合规部、财务部、物流部等所有涉及海外经销商合作的部门及全体员工，均需严格遵守本制度要求。第三条核心原则合规适配原则：所有合作行为均需符合中国及海外目标市场相关法律法规，确保合作模式、合同条款、运营流程合规合法。互利共赢原则：兼顾公司与经销商的合法权益，建立长期稳定的战略合作伙伴关系，实现双方业务协同发展。权责对等原则：明确公司与经销商的权利义务，确保合作过程中权责清晰、分工明确，保障合作顺畅推进。动态管理原则：结合海外市场变化、经销商合作表现及公司业务发展需求，对经销商进行动态评估与优化，提升合作质量。风险可控原则：建立全流程风险防控机制，提前识别并防范合作过程中的市场风险、信用风险、合规风险等，保障公司经营安全。第四条制度效力本制度是公司海外经销商合作管理的核心准则，所有相关部门及员工必须严格执行。各业务部门可结合具体海外市场特点，在本制度框架内制定专项合作管理细则，不得与本制度核心条款相冲突。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立层级化海外经销商合作管理体系，明确归口管理部门、业务协同部门、监督部门的职责边界，保障管理工作有序推进。具体层级包括：渠道部（归口管理部门）、业务部（市场运营部门）、合规部（合规审核部门）、财务部（资金管理部门）、物流部（物流支撑部门）、审计部（监督部门）、公司管理层（决策审批部门）。第六条各部门职责渠道部（1）作为归口管理部门，牵头搭建海外经销商合作管理体系，制定经销商准入标准、考核机制及合作流程规范。（2）负责海外经销商的筛选、调研、准入审核及合作谈判工作，牵头签订合作合同并建立经销商管理档案。（3）统筹协调经销商合作全流程管理，跟踪合作进展，解决合作过程中的跨部门问题；负责经销商日常沟通对接与关系维护。（4）组织开展经销商考核评估工作，根据考核结果制定激励或优化措施，提出合作终止建议。业务部（1）配合渠道部开展海外市场调研，提供目标市场需求、竞争格局等信息，为经销商筛选与准入提供依据。（2）负责协助经销商开展市场推广、品牌宣传等运营工作，提供产品与营销方案支持，提升市场份额。（3）跟踪经销商市场运营情况，收集市场反馈信息，及时向渠道部反馈经销商合作过程中的问题与需求。合规部（1）负责海外经销商合作的合规审核工作，包括经销商资质合规性、合作合同条款合法性、运营流程合规性等。（2）跟踪海外目标市场商业合作相关法规变化，为合作管理提供合规咨询支持；协助处理合作过程中的合规纠纷。财务部（1）负责海外经销商合作的资金管理工作，包括合作款项结算、信用额度审核、财务风险评估等。（2）建立经销商财务台账，跟踪回款进度，及时预警回款风险；配合渠道部开展经销商财务维度考核。物流部（1）负责海外经销商合作的物流支撑工作，包括货物仓储、运输、清关等环节的统筹协调，保障货物及时安全交付。（2）建立物流跟踪机制，及时向渠道部、经销商反馈物流进度；处理物流过程中的异常问题，降低物流风险。审计部（1）对海外经销商合作全流程进行监督检查，核查各部门职责落实情况、制度执行情况及合作行为合规性。（2）定期开展经销商合作专项审计，评估合作管理体系的有效性、合作效益及风险防控情况，形成审计报告并提出整改建议。公司管理层（1）审批海外经销商合作管理体系、重大经销商准入、合作合同、考核方案及合作终止等重大事项。（2）协调各部门资源保障经销商合作管理工作推进，解决合作过程中的重大问题；听取合作管理工作汇报并部署相关工作。第七条岗位责任渠道负责人：牵头统筹海外经销商合作管理工作，审批合作管理制度与重大方案，对整体合作管理效果负责。经销商管理专员：由渠道部指定专人担任，负责经销商筛选、调研、档案管理、日常对接、考核组织等具体工作。业务对接专员：各业务部指定专人担任，负责协助经销商开展市场运营工作，收集市场信息并反馈相关问题。合规审核专员：负责合作全流程的合规审核工作，提供合规咨询与支持，协助处理合规纠纷。第三章海外经销商准入管理第八条准入标准资质要求：具备海外目标市场合法的经营资质，包括营业执照、相关行业许可等，资质文件真实有效且在有效期内。实力要求：具备良好的资金实力、稳定的销售渠道及仓储物流能力，能够满足合作业务开展的基础条件；拥有专业的营销团队，具备市场推广与客户服务能力。市场资源：熟悉海外目标市场行业情况，拥有丰富的客户资源与市场运营经验，能够快速推进公司产品或服务的市场落地。合规记录：近3年内无重大违法违规记录、商业欺诈行为及不良信用记录，具备良好的商业信誉。合作意愿：认同公司品牌理念与经营模式，具备长期合作的意愿，愿意遵守本制度及合作合同的相关约定。第九条准入流程信息收集：渠道部通过市场调研、行业推荐、主动拓展等方式收集潜在经销商信息，建立潜在经销商信息库。初步筛选：渠道部根据准入标准对潜在经销商进行初步筛选，剔除不符合基础要求的经销商，确定重点考察对象。实地调研：渠道部联合业务部、合规部对重点考察对象开展实地或线上调研，核实资质文件、经营状况、市场资源等信息，形成《海外经销商调研评估报告》。合规审核：合规部对调研评估通过的经销商进行合规审核，核查其资质合规性、过往经营合规记录等，出具合规审核意见。审批准入：渠道部将《海外经销商调研评估报告》、合规审核意见及准入申请提交公司管理层审批；审批通过后，将其纳入合格经销商名录，建立正式合作关系。第十条档案管理渠道部为每一位合格经销商建立专属管理档案，详细记录经销商基本信息、资质文件、调研评估报告、合作合同、考核记录、沟通记录等信息，确保档案真实、完整、可追溯；档案由专人负责管理，定期更新并妥善归档。第四章合作运营管理第十一条合同管理合同签订：与海外经销商合作前，必须签订正式的《海外经销商合作合同》，明确合作期限、合作范围、产品/服务价格、结算方式、权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同审核：合作合同由渠道部牵头起草，经业务部、合规部、财务部审核，确保条款合规、权责清晰、风险可控；审核通过后报公司管理层审批，审批通过后方可签订。合同履行：渠道部跟踪合同履行情况，督促双方严格按照合同约定开展合作；对合同履行过程中的异常情况及时协调处理，确保合同顺利履行。合同归档：合同签订后，渠道部及时将合同原件及相关附件归档至经销商管理档案，同时抄送财务部、合规部等相关部门备案。第十二条产品与价格管理产品供给：公司根据合作合同约定，保障向经销商提供的产品或服务符合质量标准，按时完成交付；如需调整产品规格、型号等，需提前与经销商协商并签订补充协议。价格管控：建立统一的海外经销商报价体系，明确产品或服务的基准价格、浮动范围及调价机制；严禁经销商擅自调整销售价格，确需调价的，需经公司审批同意。价格保密：公司与经销商均需对合作价格信息严格保密，严禁向第三方泄露，避免恶性竞争。第十三条市场推广与品牌管理推广协同：公司为经销商提供必要的市场推广支持，包括营销方案指导、宣传物料设计、品牌推广培训等；经销商需按照公司统一的品牌定位与推广策略开展市场推广活动。品牌维护：经销商需严格维护公司品牌形象，不得开展损害公司品牌声誉的活动；对市场上出现的品牌侵权行为，需及时向公司反馈，配合公司开展维权工作。第十四条物流与售后管理物流协同：物流部根据合作合同约定，统筹协调货物仓储、运输、清关等物流环节，确保货物及时、安全交付至经销商指定地点；及时向渠道部、经销商反馈物流进度。售后保障：建立海外经销商售后支持体系，公司为经销商提供产品安装、调试、维修、技术咨询等售后支持；经销商负责其销售区域内的客户售后对接工作，及时将客户反馈传递给公司。第十五条沟通协调机制定期沟通：渠道部每月与经销商开展至少一次正式沟通，了解合作进展、市场情况及存在的问题，形成沟通记录并归档；每季度召开一次合作协调会，统筹解决合作过程中的重点问题。即时沟通：建立紧急沟通通道，对合作过程中出现的突发问题，双方及时沟通对接，快速协调解决。第五章经销商考核与激励第十六条考核机制考核周期：对海外经销商的考核实行季度考核与年度考核相结合的方式，季度考核侧重短期合作表现，年度考核侧重长期合作效益。考核指标：核心考核指标包括销售额完成率、市场拓展进度、回款及时率、客户满意度、合规运营情况、品牌维护效果等；渠道部根据海外市场特点及合作合同约定，细化各指标的考核标准。考核流程：每季度/年度结束后，渠道部牵头收集经销商的销售数据、回款数据、市场反馈等考核信息，结合业务部、财务部等部门的意见，形成《海外经销商考核报告》，报公司管理层审批。第十七条激励措施物质激励：对考核优秀的经销商，给予销售返利、价格优惠、市场推广费用补贴等物质奖励；具体奖励标准在合作合同或年度激励方案中明确。荣誉激励：设立“优秀海外经销商”“最佳市场拓展经销商”等荣誉称号，对考核优秀的经销商进行表彰，提升其合作积极性。资源倾斜：优先向优秀经销商提供新产品、新服务的合作机会，加大市场推广、技术支持等资源投入，助力其扩大市场份额。第十八条整改优化对考核不合格的经销商，渠道部向其出具整改通知书，明确整改问题、整改时限及整改要求；跟踪整改落实情况，整改合格的继续保持合作关系；整改不合格或拒不整改的，启动合作优化或终止流程。第六章合作终止管理第十九条终止情形出现以下情况之一的，公司可终止与海外经销商的合作关系：合作合同到期，双方未达成续约协议的；经销商严重违反合作合同约定，经整改仍不合格的；经销商出现重大违法违规行为、商业欺诈或不良信用记录，影响合作正常推进的；经销商经营状况恶化，无法履行合作义务的；因公司业务战略调整，不再开展相关海外市场合作的；其他符合合同约定或法律法规规定的终止情形。第二十条终止流程提出申请：渠道部根据终止情形，起草《海外经销商合作终止申请》，说明终止原因、依据及相关情况，附相关证明材料。审核审批：终止申请经业务部、合规部、财务部审核后，报公司管理层审批；审批通过后，渠道部向经销商出具正式的合作终止通知书。清算交接：双方按照合作合同约定，开展财务清算（包括款项结算、欠款催收等）、货物交接、客户资源交接、品牌相关物料回收等工作；渠道部跟踪清算交接进度，确保各项工作落实到位。档案归档：合作终止后，渠道部及时更新经销商管理档案，记录终止过程、清算结果等信息，完善归档资料。第七章风险防控管理第二十一条合规风险防控合规部定期对海外经销商合作业务进行合规检查，重点核查合作合同合规性、经销商运营合规性、市场推广合规性等；跟踪海外目标市场法规变化，及时优化合作流程与合同条款，防范合规风险。第二十二条信用风险防控财务部建立海外经销商信用评估体系，对经销商的资金实力、回款记录等进行动态评估，设定合理的信用额度与回款期限；定期跟踪回款进度，对逾期回款及时预警并督促催收，防范坏账风险。第二十三条市场风险防控业务部定期开展海外市场调研，跟踪市场需求变化、竞争格局调整等情况，及时向渠道部反馈市场风险；协助经销商优化市场策略，提升应对市场变化的能力，降低市场风险影响。第二十四条应急处置合作过程中出现重大风险事件（如经销商违约、市场突变、合规纠纷等）时，渠道部牵头成立应急处置小组，联合相关部门开展风险评估，制定处置方案，采取针对性措施控制风险扩大；处置完成后，形成应急处置总结报告，分析风险原因，提出改进措施。第八章监督考核与问责第二十五条监督检查机制日常监督：渠道部、审计部通过定期核查、随机抽查等方式，对海外经销商合作全流程进行日常监督，核查各部门职责落实情况、制度执行情况及合作行为合规性，及时纠正违规行为。专项监督：审计部每半年组织一次海外经销商合作专项检查，重点核查经销商准入合规性、合同履行情况、考核激励公正性、风险防控有效性等，形成专项检查报告上报管理层。第二十六条考核机制公司将海外经销商合作管理工作纳入相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：经销商准入合格率、合同履行率、回款及时率、考核完成率、风险防控有效性等。考核结果与员工绩效工资、评优评先、岗位晋升直接挂钩；对合作管理工作成效显著的部门及个人，给予表彰与物质奖励。第二十七条问责机制对在海外经销商合作管理过程中出现以下行为的部门及个人，公司将根据情节轻重给予相应问责：未按准入标准筛选经销商，导致不合格经销商进入合作体系的；合作合同未按规定审核审批，或条款存在重大缺陷导致公司损失的；未跟踪合同履行情况，对合作异常问题处置不及时的；经销商考核数据虚假，或激励措施落实不到位、不公平的；发现合作风险未及时预警或报告，导致风险扩大的；拒绝配合监督检查工作，或对发现的问题拒不整改的；其他违反本制度规定，导致公司面临合规风险、声誉损失或