党校培训文件收纳制度

PAGE党校培训文件收纳制度一、总则（一）目的为规范党校培训文件的收纳管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、使用和存档，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于党校组织的各类培训活动中所产生的文件资料的收纳管理，包括但不限于培训通知、课程资料、学员名单、考核记录、总结报告等。（三）基本原则1.集中统一原则党校培训文件由专门的文件管理部门或指定人员进行集中统一收纳管理，避免文件分散、丢失或重复管理。2.分类规范原则按照文件的性质、来源、时间等因素进行分类，确保文件分类清晰、便于查找和使用。3.安全保密原则加强文件的安全保密措施，防止文件泄露、损坏或丢失，确保文件信息的安全。4.方便利用原则优化文件收纳管理流程，提高文件的查阅效率，方便培训相关人员及时获取所需文件资料。二、文件分类与编号（一）文件分类1.培训通知类包括党校发布的各类培训通知、补充通知、变更通知等，按照通知发布的时间顺序进行分类。2.课程资料类涵盖培训课程的教学大纲、讲义、课件、参考资料等，根据课程类别进行分类，如政治理论课程、业务技能课程等。3.学员管理类包含学员报名信息、学员名单、考勤记录、成绩评定、结业证书等，以学员批次或培训项目为单位进行分类。4.考核评估类涉及培训考核方案、考核试卷、评估报告、学员反馈意见等，按照考核评估的阶段和内容进行分类。5.总结报告类包括培训总结、教学反思、经验交流材料、调研报告等，根据总结报告的主题和用途进行分类。6.其他类如培训活动的照片、视频、音频资料，以及与培训相关的其他临时性文件等，单独归类存放。（二）文件编号为便于文件的识别和管理，对每类文件进行编号。编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，例如：2023TN001，其中“2023”表示年份，“TN”表示培训通知类，“001”表示该类文件的顺序号。三、文件收纳流程（一）文件收集1.培训组织部门负责在培训活动开展前，将培训通知、课程资料等相关文件发送至文件管理部门或指定人员。2.培训授课教师在课程结束后，及时将授课过程中产生的讲义、课件、考核试卷等文件提交给文件管理部门。3.学员管理部门负责收集学员报名信息、考勤记录、成绩评定等学员相关文件，并定期汇总报送至文件管理部门。4.培训活动结束后，各相关部门和人员应及时将总结报告、经验交流材料等文件整理报送至文件管理部门。5.对于培训活动中产生的照片、视频、音频等资料，由活动组织人员负责收集整理，并注明拍摄时间、地点、内容等信息后提交给文件管理部门。（二）文件初审文件管理部门收到文件后，对文件的完整性、准确性进行初审。检查文件是否齐全、有无缺页、字迹是否清晰等，对于不符合要求的文件，及时与文件提交部门或人员沟通，要求补充或修正。（三）文件分类整理1.根据文件分类标准，对初审合格的文件进行分类。将同一类文件按照时间顺序或重要程度进行排序，确保文件排列有序。2.对于每份文件，在文件首页右上角加盖文件分类章，并填写文件编号。3.将分类整理好的文件装入相应的文件夹或档案盒中，并在文件夹或档案盒上标明文件类别、年份、起止日期等信息。（四）文件归档存储1.将整理好的文件按照类别和编号顺序，存放在专门的文件柜或档案库中。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保文件的安全存储。2.建立文件存储索引目录，详细记录各类文件的存放位置、编号、名称、日期等信息，便于快速查找文件。索引目录可采用电子表格或纸质台账的形式进行管理，并定期更新维护。四、文件查阅与借阅（一）查阅权限1.党校内部工作人员因工作需要查阅培训文件的，可直接向文件管理部门提出申请。文件管理部门根据查阅需求，提供相应的文件资料，并做好查阅登记。2.学员如需查阅与本人相关的培训文件，如成绩评定、结业证书等，可向学员管理部门提出申请，由学员管理部门统一协调文件管理部门进行查阅。3.外部单位或人员因特殊原因需要查阅党校培训文件的，须经党校相关领导批准，并由文件管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播文件内容。（二）查阅登记建立文件查阅登记制度，对每次查阅文件的人员姓名、单位、查阅时间、查阅文件名称及编号等信息进行详细记录。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。（三）借阅规定1.党校内部工作人员因工作需要借阅培训文件的，须填写借阅申请表，注明借阅文件名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交文件管理部门审批。2.文件管理部门根据借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，办理借阅手续，将文件交予借阅人，并要求借阅人在规定时间内归还。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、损坏或丢失。如因保管不善造成文件损坏或丢失的，借阅人应承担相应的责任。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，须提前向文件管理部门申请，经批准后方可延期。5.借阅人归还文件时，文件管理部门应认真检查文件的完整性和准确性，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求借阅人予以赔偿或采取补救措施。五、文件保管与维护（一）保管责任文件管理部门负责培训文件的日常保管工作，指定专人负责文件的整理、存放和维护，确保文件的安全和完整。（二）保管环境1.文件存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，避免文件受潮、发霉、变形等。2.定期对文件存储场所进行检查，及时发现并排除安全隐患，如检查防火设施是否完好、防虫药品是否失效等。（三）文件维护1.定期对文件进行清点和核对，确保文件数量与登记记录一致，文件内容完整无缺。2.对于纸质文件，如发现有字迹褪色、纸张破损等情况，应及时进行修复或复制；对于电子文件，应定期进行备份，防止数据丢失。3.根据文件的保管期限和实际使用情况，对过期或不再使用的文件进行清理和销毁。清理销毁文件时，应严格按照相关规定进行审批和操作，确保文件信息的安全。六、文件保密管理（一）保密措施1.对涉及国家机密、党校内部机密以及学员个人隐私的培训文件，严格实行保密制度。文件管理部门应采取必要的保密措施，如设置专门的保密区域、限制文件查阅权限、加密存储电子文件等。2.加强对文件管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任感，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.在文件查阅和借阅过程中，严格遵守保密规定，对涉及保密内容的文件，不得擅自扩大知悉范围，不得泄露给无关人员。（二）保密监督1.建立保密监督检查机制，定期对文件保密管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密规定的行为，按照相关法律法规和党校的规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无留存价值的培训文件。2.因培训内容变更、政策调整等原因不再适用的文件。3.经鉴定确认属于重复、错误或无效的文件。（二）销毁程序1.由文件管理部门定期对需要销毁的文件进行清理核对，编制文件销毁清单，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.文件销毁清单经文件管理部门负责人审核签字后，报党校相关领导审批。3.审批通过后，由文件