档案管理工作自查报告范文

档案管理工作自查报告范文根据上级部门关于加强档案管理工作的相关要求，我单位高度重视，立即组织专门力量对档案管理工作进行了全面、深入的自查。通过自查，旨在发现档案管理中存在的问题，总结经验教训，进一步提高档案管理水平，确保档案的完整、安全和有效利用。现将自查情况报告如下：

一、档案管理工作基本情况

（一）组织架构与人员配置

成立了以单位主要领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理工作领导小组，明确了档案管理工作的领导责任。同时，设立了专门的综合档案室，配备了2名专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。各部门也指定了1名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，形成了“统一领导、分级管理、层层负责”的档案管理组织体系。

（二）制度建设

我单位依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合单位实际，制定并完善了一系列档案管理制度，涵盖了档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。包括《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》等，确保档案管理工作有章可循、规范有序。每年定期对档案管理制度进行修订和完善，以适应不断发展的档案管理工作需求。

（三）档案资源建设

1.档案收集：明确了各部门档案收集的范围、内容和时间要求，建立了档案收集工作的长效机制。在日常工作中，各部门兼职档案员按照规定及时收集本部门形成的各类文件材料，并定期移交至综合档案室。对于重大活动、重要项目等形成的档案，实行专项收集，确保档案的完整性和准确性。

2.档案整理：综合档案室按照档案分类方案和编号规则，对移交进来的档案进行科学分类、组卷、编目。目前，我单位档案分为文书档案、业务档案、会计档案、基建档案、声像档案等几大类，采用年度保管期限分类法进行整理，保证了档案的系统性和规范性。

3.档案数量与种类：截至自查时，我单位综合档案室共保存各类档案[X]卷（件），其中文书档案[X]卷（件），业务档案[X]卷（件），会计档案[X]卷，基建档案[X]卷，声像档案[X]张（盒）。同时，还保存了大量的电子档案，主要包括电子公文、业务数据、图片、视频等，为单位的各项工作提供了丰富的信息资源。

（四）档案基础设施建设

1.档案库房：配备了独立的档案库房，面积达到了[X]平方米，能够满足现阶段档案存储的需求。库房采用了防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防霉等“七防”措施，安装了防火门、防盗窗、温湿度自动调控设备、消防器材、防虫鼠药具等设施设备，确保了档案的安全存储。

2.办公设备：为综合档案室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪、装订机等办公设备，实现了档案管理的信息化和现代化。同时，建设了档案阅览室，配备了桌椅、档案查阅电脑等设施，为档案利用提供了便利条件。

（五）档案信息化建设

1.档案管理系统：引进了专业的档案管理软件，实现了档案的数字化录入、存储、检索和利用。通过该系统，档案管理人员可以快速、准确地查找和调阅所需档案，提高了档案利用效率。目前，已完成了文书档案、业务档案等部分纸质档案的数字化扫描工作，共计[X]页，建立了完善的电子档案数据库。

2.数据安全与备份：制定了严格的数据安全管理制度，对档案管理系统的用户权限进行了严格分配和管理，防止数据泄露和非法访问。同时，定期对档案数据进行备份，备份数据存储在异地的专用存储设备上，确保数据的安全性和可靠性。

二、档案管理工作自查情况

（一）档案收集与整理情况

1.收集的完整性

检查发现：大部分部门能够按照规定及时、完整地收集本部门形成的文件材料，但仍有个别部门存在遗漏现象。例如，在某项业务活动中，部分会议记录、活动照片等文件材料未及时收集，导致该业务档案不够完整。

原因分析：主要是个别部门对档案收集工作的重视程度不够，兼职档案员业务素质有待提高，对档案收集的范围和要求把握不准确。

2.整理的规范性

检查发现：综合档案室在档案整理过程中基本能够按照分类方案和编号规则进行操作，但在个别档案的组卷和编目方面存在一些不规范的地方。例如，部分文书档案的卷内文件排列顺序不够合理，编号存在重复现象；一些业务档案的目录填写不完整，缺少关键信息。

原因分析：档案管理人员对档案整理的标准和规范理解不够深入，工作中存在粗心大意的情况；同时，缺乏有效的监督检查机制，对档案整理工作的质量把关不够严格。

（二）档案保管情况

1.库房环境

检查发现：档案库房的温湿度基本能够控制在规定范围内，但在夏季高温多雨季节，温湿度波动较大，对档案的保管产生了一定影响。此外，库房内的防虫鼠药具放置不够合理，部分区域存在防虫鼠效果不佳的情况。

原因分析：温湿度自动调控设备存在一定的老化现象，制冷和除湿效果不够理想；防虫鼠药具的放置位置没有根据库房的实际布局进行科学规划，导致部分区域防护不到位。

2.档案实体安全

检查发现：大部分档案的保存状况良好，但个别档案箱存在破损现象，影响了档案的保护。同时，部分档案的装订线出现了松动、断裂的情况，不利于档案的长期保存。

原因分析：档案箱质量参差不齐，在长期的使用过程中容易出现损坏；档案装订设备不够先进，装订质量不高，随着时间的推移，装订线容易出现问题。

（三）档案利用情况

1.利用效率

检查发现：档案利用的效率有待提高，个别档案查找时间较长，无法及时满足利用者的需求。例如，在一次紧急的业务查询中，档案管理人员花费了较长时间才找到相关档案，影响了工作的正常开展。

原因分析：档案管理系统的检索功能不够完善，部分检索字段设置不够合理，导致档案查找不够准确和快捷；档案管理人员对档案管理系统的操作不够熟练，在查找档案时缺乏有效的方法和技巧。

2.利用登记与反馈

检查发现：档案利用登记制度执行不够严格，部分利用者在借阅档案时未按要求填写登记信息，导致档案利用情况无法准确统计。同时，对档案利用的反馈机制不够完善，无法及时了解利用者的需求和意见，不利于档案服务水平的提高。

原因分析：档案管理人员对档案利用登记工作的重要性认识不足，缺乏有效的监督和管理；对档案利用反馈工作重视不够，没有建立相应的工作流程和制度。

（四）档案信息化建设情况

1.数字化加工质量

检查发现：在已完成数字化扫描的档案中，部分图像存在清晰度不够、偏斜、裁剪不准确等问题，影响了电子档案的查阅和利用效果。

原因分析：数字化加工操作人员的技术水平参差不齐，在扫描过程中没有严格按照操作规范进行操作；同时，缺乏有效的质量检查机制，对数字化加工成果的质量把关不够严格。

2.电子档案管理

检查发现：电子档案的元数据著录不够完整和准确，部分电子档案的存储格式不统一，给电子档案的管理和利用带来了一定困难。

原因分析：档案管理人员对电子档案元数据著录的标准和规范理解不够深入，在著录过程中存在遗漏和错误的情况；对电子档案存储格式的要求没有进行统一规定，导致不同部门形成的电子档案格式多样。

三、整改措施与计划

（一）加强档案收集与整理工作

1.强化宣传培训：组织各部门兼职档案员参加档案业务培训，提高其对档案收集工作重要性的认识，明确档案收集的范围和要求，增强其业务素质和工作能力。同时，通过单位内部宣传栏、微信群等渠道，加强对档案管理工作的宣传，营造良好的档案工作氛围。

2.建立监督机制：建立档案收集工作的监督检查机制，定期对各部门档案收集情况进行检查和考核，对存在问题的部门及时进行督促整改。同时，将档案收集工作纳入部门绩效考核指标体系，与部门和个人的绩效挂钩，确保档案收集工作落到实处。

3.规范整理流程：进一步完善档案整理的标准和规范，明确档案组卷、编目、装订等各个环节的具体要求。加强对档案管理人员的培训和指导，提高其业务水平和工作责任心，确保档案整理工作的规范性和准确性。同时，建立档案整理质量检查制度，对整理好的档案进行定期抽检，发现问题及时整改。

（二）改善档案保管条件

1.更新设备设施：对档案库房的温湿度自动调控设备进行更新和维护，确保其能够准确、稳定地控制库房的温湿度。重新规划防虫鼠药具的放置位置，根据库房的实际布局合理设置投放点，提高防虫鼠效果。同时，定期对消防器材、防盗门窗等设施设备进行检查和维护，确保其性能良好。

2.加强档案保护：对破损的档案箱和装订线松动、断裂的档案进行及时修复和加固，确保档案的实体安全。同时，采购质量较好的档案箱和装订材料，提高档案的保管质量。此外，加强对档案库房的日常管理，保持库房的整洁卫生，定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管过程中存在的问题。

（三）提高档案利用效率

1.优化检索功能：对档案管理系统的检索功能进行优化升级，增加检索字段，完善检索算法，提高档案查找的准确性和快捷性。同时，加强对档案管理人员的培训，使其熟练掌握档案管理系统的操作方法和技巧，能够快速准确地为利用者查找所需档案。

2.严格利用登记与反馈：进一步完善档案利用登记制度，明确登记内容和要求，加强对档案利用登记工作的监督和管理，确保利用者按要求填写登记信息。建立档案利用反馈机制，定期对利用者进行回访，了解其对档案服务的满意度和需求意见，及时改进档案服务工作，提高档案利用效率和服务水平。

（四）推进档案信息化建设

1.提高数字化加工质量：加强对数字化加工操作人员的培训和管理，提高其技术水平和操作规范意识。建立严格的数字化加工质量检查制度，对扫描图像的清晰度、偏斜度、裁剪准确性等进行严格检查，发现问题及时返工处理，确保数字化加工成果的质量。

2.规范电子档案管理：制定电子档案元数据著录标准和规范，加强对档案管理人员的培训，确保电子档案的元数据著录完整、准确。统一电子档案的存储格式，建立电子档案管理数据库，对电子档案进行集中存储和管理，提高电子档案的管理和利用效率。

四、总结与展望

通过本次档案管理工作自查，我们全面了解