公司物资与服务采购管理办法

AAA公司

物资与服务采购管理办法

(9)

企管法规处2018年发布

物资与服务采购管理办法

（制度编号：9）

1适用范围

本办法规定了AAA公司（以下简称公司）物资与服务采购管理的内

容及要求。

本办法适用于公司及所属各分公司。控参股公司物资与服务采购管理

参照本办法执行。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本文件的条款。凡是注日

期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不

适用于本文件。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。

2.1《AAA公司物资采购管理办法》（AAA物采（2009）431号）

2.2《AAA有限公司物资供应商管理办法》（AAA物采（2010）9号）

2.3《AAA有限公司招标管理办法》（AAA物采（2013）12号）

2.4《AAA公司工程建设管理手册》（油销字（2011）88号）

3术语和定义

本文件采用以下定义：

3.1物资：是指公司工程建设和经营管理所需采购的原材料、低值易耗品、

辅助材料、设备、配件及工具等，不包含用于再流通的非油商品和油气资

源。

3.2服务：是指公司工程建设和经营管理过程中所需的服务，包括勘察、

设计、施工、监理、PMC、设备安装服务，油品仓储、运输服务，清罐

服务，信息技术开发、维修外包业务服务，咨询（管理咨询、法律咨询、

技术咨询等）、审计、评估、保险、广告、委托代理、责任管理、承包管

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理等服务，办公场所、车辆租赁服务，装修及物业管理服务等。

3.3采购：是指通过招标、竞争性谈判（磋商）、询价、单一来源或网络

采购等方式确定供应商（服务商）和采购合同实质性条款，并以购买、开

发、委托等方式获取物资和服务的“买”的行为，不包含转让、租赁、出

售、拍卖、处置等“卖”的行为。

3.3.1物资采购：是指公司工程建设、经营管理、日常办公等所需的物质

形态的采购。

3.3.2服务采购：是指公司工程建设和经营管理过程中所需的工程勘察、

设计、施工、监理、PMC,技术开发及维修业务外包、咨询、审计、评

估、保险、广告、委托代理和办公场所、车辆租赁服务等非物质形态的采

购。

3.4采购方式

3.4.1招标采购：是指采取公开招标或邀请招标的方式邀请不特定或特定

的法人以及其他组织投标的采购。

3.4.2询价采购：是指就特定项目在潜在供应商中随机抽取三家及以上的

单位就同一品种、规格、型号、品牌的商品报价，以价格最优为原则确定

供应商的采购。

3.4.3单一来源采购：是指从唯一供应商（服务商）处获取物资和服务的

采购。

3.4.4竞争性谈判（磋商）采购：是指采取公开或邀请的方式邀请两家及

以上不特定或特定的符合资质要求的供应商（服务商）就采购事宜进行竞

争性质商务谈判的采购。

3.4.5网络采购：是指通过互联网网上商城交易获得物资及标准化服务的

采购。

3.5采购职能部门

3.5.1采购需求部门（单位）：是指按照财务预算、投资计划、年度工作安

排以及本部门（单位）的自身工作需要，负责对本部门（单位）的物资与

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数量、品种、规格、型号、品牌、质量等进行外观和实物检验，同时对供

应商（服务商）提供的质量证明书或合格证、装箱单、磅码单、发货明细

表，运输部门提供的运单等进行查验后登账建卡入库，对采购服务的服务

质量、效率（如工期等）、成果（如适用性、满意度等）进行验收的单位

（部门）。

3.5.6采购评价部门（单位）：是指对采购物奥与服务的质量、规格、型号、

功能及使用效果等方面进行适用性和满意度评价的物资使用单位和服务

接受单位的具体主管部门（单位）。

4重要风险

4.1采购方式、价格、订单未经有效审批。

4.2选择了不合格的供应商（服务商）和不合规的采购方式，导致企业损

失。

4.3采购物资（服务）没有经过有效的验收。

4.4采购结算未经有效审批；应付、预付账款会计记录不正确。

5职责

5.1公司成立以总经理为组长、分管企管法规、财务、投资、工程、审计、

业务、非油的公司领导班子成员为副组长，企管法规处、审计监察处、财

务处、投资计划处负责人为成员的公司物资与服务采购管理领导小组（以

下简称采购管理领导小组）。主要职责是：负责公司物资与服务采购管理

工作的领导、监督、重大事项的审议和相关事项的审批。

5.2公司采购管理领导小组下设办公室（以下简称采购管理办公室），办公

室设在企管法规处，办公室主任由企管法规处负责人兼任，副主任成员由

审计监察处、财务处、投资计划处负责人担任。主要职责是：

521负责建立完善采购管理办公室组织机构和工作机制；

5.2.2负责贯彻落实上级公司物资采购管理规章制度，组织公司采购管理

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制度的拟订和实施；

5.2.3负责组织对公司重大采购项目的供应商（服务商）进行现场考察；

5.2.4负责研究协调解决物资与服务采购管理工作中的重大问题。

5.3企管法规处是公司物资与服务采购工作的日常管理部门，主要职责是:

531负责公司采购管理办公室的各项日常工作；

5.3.2负责对专业管理部门拟订的具体采购项目的采购方式、采购程序、

采购方案、采购文件、评审标准、要件等进行审查；负责审核专业管理部

门拟邀请的投标单位和推荐理由，或者直接确定具体采购项目的邀请单

位；

5.3.3负责组织专业管理部门、招标评审人员或招标代理机构开展公司采

购项目的招投标及本部项目的谈判工作；

5.3.4负责公司采购管理信息系统建设及应用工作；

535负责公司本部采购项目合同的法律审查；

5.3.6负责审核并汇总编制公司法律调查及咨询委托、外聘律师及诉讼代

理、招标代理、企业管理咨询与服务以及与风险管理有关的服务采购需求

计划，提出采购项目并明确其技术（服务）标准，负责呈报具体采购项目

的请示；按照《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对

照表》（见附录1）的规定组织实施；

5.3.7负责组织对公司的采购工作进行指导、管理和检查；

5.3.8负责牵头组织相关部门按照《年度物资与服务采购计划》对公司重

大采购项目的供应商（服务商）进行实地考察，专业管理部门出具的考察

报告将作为公司选商依据；

5.3.9负责招标代理机构的管理与考评；

5.3.10负责投诉的受理，会同相关部门开展调查，做好应对和处理工作；

5311制订下发采购标准文本，并督促实施。

5.4审计监察处是公司物资与服务采购管理监督工作的归口管理部门，对

供应商（服务商）资质审查、采购项目组织、实施及合同签订、履行等采

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购全过程的合法性、合规性进行监督，主要职责是：

5.4.1负责对采购工作进行日常监督，组织发本办法执行情况进行抽查和

专项检查，及时查处发现的问题，对造成损失的，追究相关人员的责任；

542负责对公司组织的招标、谈判程序进行合法性、合规性监督，对专

业管理部门审核供应商（服务商）资质、商业信誉、履约能力、诚信情况

的过程进行合法性、合规性监督，并出具明确意见；

5.4.3负责对专业管理部门拟订的具体采购项目的采购方式、采购程序以

及推荐的供应商（服务商）资质的符合性进行监督并出具明确意见、负责

评审专家人员的随机抽取与选定；

5.5财务处是公司物资与服务采购预算资金的归口管理部门，主要职责是:

5.5.1负责审查专业管理部门具体采购项目采购资金计划与预算的符合

性，采购预算执行的准确性，采购项目付款的合规性；

552负责办理收取、返还超过一万元的投标、谈判保证金或大额、定额

保证金的相关手续。

5.6投资处是公司投资类采购计划的归口管理部门，主要职责是：

5.6.1负责审核专业管理部门提报的投资类采购项目计划，按照公司规定

程序审批后下达，并送企管处备案。

5.6.2负责会同相关部门审核专业管理部门提报的投资类采购项目请示。

5.7公司各处室采购具体物资及服务的职责详见附录14o

5.8对于《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》

未明确的物资与服务采购项目以及新产品、新技术、新服务项目，应由采

购需求部门编制采购需求计划，报采购管理领导小组确定专业管理部门，

并按照本办法履行采购审批程序后，由采购管理部门组织采购。

5.9对于更新换代较快已停止采购的物资，由该物资的采购需求部门负责

其日常维修，如需更换由采购需求部门编制采购需求计划，并按照本办法

履行采购审批程序后，由采购管理部门组织采购。

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6管理内容及要求

6.1总则

6.1.1公司物资与服务采购管理遵循以下原则：服务生产经营，保障物资

供给；坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；尊

重使用意见，实施采管分离。

6.1.2采购原则上采用招标或网上采购方式。

6.1.2.1股份公司明确进行网上目录采购的物资，任何单位或个人不得从

其它渠道进行采购；

6.1.2.2上级公司有明确要求并且已经统一组织入围的采购项目，公司及

所属单位原则上不得从其它渠道进行采购，确需通过其它渠道采购的，须

报上级公司核准，但地方政府有关部门有明确要求的除外；上级公司对采

购项目有明确限定最高价格的，公司及所属单位采购价格应低于上级公司

定价。

6.1.3本办法的适用额度：单次采购金额5万元（不含）以上，或单次采

购不足上述金额，但同类物资或服务年度累计采购金额20万元（不含）

以上的项目。

6.1.4用于再流通的油（气）及非油商品采购不适用本办法。

6.2管理分类

6.2.1公司对物资与服务采购实行目录式管理，按照管理权限不同，公司

物资与服务采购分为I级项目、n级项目和m级项目：

621.11级项目：指属于集团公司一级采购物资和集团公司、销售公司实

行集中采购和统一管理的物资及服务采购。

6.1.1.2H级项目：不属于I级项目，但资金额较大、采购量较大、受地域

影响较小，在《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对

照表》中标明为II级的物资和服务采购项目，由公司统一技术要求，统一

组织供应商（服务商）入围，实行集中采购和统一管理。对于当次确需各

分公司组织开展采购的n级项目，专业管理部门经审批后，可授权分公司

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代为采购。

6.1.1.3III级项目：采购量小，受地域分布影响大，在《山东销售公司集中

采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》中标明为m级的物资和服务

采购项目以及专业管理部门授权分公司代为采购的H级项目。对于符合招

标限额的HI级项目，由公司统一组织供应商（服务商）入围，由各分公司

统一技术要求，各分公司按制度规定执行采购。

6.2.2I级项目中一级采购物资由集团公司物资采购管理部负责集中采购

或授权地区公司采购，如授权公司采购，由专业管理部门按照本办法规定

的相关程序报批后组织采购。一级采购物资的界定以采购当期集团公司网

上发布的一级采购物资目录为准。

6.2.3II级项目由采购需求部门（单位）提出采购建议计划报专业管理部

门，由专业管理部门按照本办法规定的相关程序报批后，报采购管理部门

组织采购，专业管理部门组织合同签订和履行工作。

6.2.4III级项目由各分公司按照本办法规定的相关程序执行采购。各分公

司组织开展的招标及竞争性谈判（磋商）类项目，须报省公司专业管理部

门备案。

6.2.5公司采购管理部门应根据管理需要，定期组织对集中采购项目的种

类、范围等信息进行完善、更新，报经采购管理领导小组研究确定后发布

实施。专业管理部门要定期牵头组织制定本专业线管理范围内常用设备、

物资及相关服务的技术（服务）标准作为采购的依据，并定期发布信息，

确保依据其采购的公司物资及服务的实用性并符合最新标准。

6.2.6根据公司采购工作需要和相关专力管理权限调整的实际，确需调整

《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》相关内

容的，由专业管理部门提报总经理办公会讨论，通过后将调整意见报企管

处备案。

6.3采购计划管理

公司对物资和服务采购实行计划管理，严禁无预算、无立项审批和先采购

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后签合同的行为。

6.3.1采购计划的编制及审批

物资采购计划包括年度、月度和日常采购计划。其中，年度和月度采购计

划是物资采购的预测计划，日常采购计划是具体采购项目的计划。

6.3.1.1年度、月度采购计划编制

6.3.1.1.1年度采购计划由采购需求部门（单位）于每年9月25日前填制

次年《采购建议计划表》报专业管理部门，专业管理部门于10月10日之

前完成审核、汇总及报批工作，遇上级临时要求产生的采购计划除外。

月度采购计划由采购需求部门（单位）于每月20日前填制月度《采

购建议计划表》报专业管理部门，专业管理部门完成审核、汇总及报批工

作，遇上级临时要求产生的采购计划除外。

6.3.1.1.2属于一级采购物资需求计划，依据集团公司对一级采购物资计划

的编制要求，按照规定的程序审批后，由企管法规处进行汇总，上投集团

公司物资采购管理部。

6.3.1.2日常采购计划编制

采购需求部门（单位）依据《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部

门（单位）对照表》的采购目录及职责，根据需要编制采购建议计划，并

向专业管理部门申报，专业管理部门审核、匚总采购建议计划。服务采购

计划须明确项目的名券、项目范围和工作量、技术标准及质量要求、采用

的定额及取费标准、服务期限、采购方式、服务商的资质等级等内容，并

填写《采购建议计划表（服务）》（见附录2）o物资采购计划要按照规范

的要求填报（具体见附录4《物资采购计划编制规范说明》）。编制物资采

购建议计划须明确物资的名称、详细的规格型号、技术参数、估价或概算

价、用途、数量、采购方式、计量单位及合理的申请到货时间、供货时间、

标准等内容，并填写《采购建议计划表（物资）》（见附录2）。

6.3.1.3采购计划的审批

年度、月度采购计划：采购需求部门（单位）的物资和服务采购建议计划

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经专业管理部门审核、汇总、平衡后，根据管理权限职责分工及采购类型

依据本办法相关规定，报财务处和投资计划处审批，审批后的采购计划由

专业管理部门报企管法规处备案。

日常采购计划：采购需求部门（单位）的物资和服务日常采购建议计划经

专业管理部门进行审核、汇总、平衡，形成日常采购计划，作为具体采购

项目立项呈批件的附件，履行采购报审流程。

6.3.1.4采购应根据计划预留合理的谈判或招标时间。

6.3.1.5物资和服务采购项目在技术上有特殊要求的，可以在计划后附有

关说明；因技术要求不全面、不具体、技术标准较低而导致采购物资或服

务与实际不符或技术落后的，责任由采购需求（单位）及专业管理部门承

担。

6.3.2采购项目审批管理

6.3.2.1专业管理部门拟订实施具体采购项目的请示（服务类采购项目须

经公司准许后方可实施）。请示需以呈批件的形式上报，内容应包括拟采

购物资或服务的具体情况、采购估算金额、拟采用的采购方式、拟推荐的

供应商或服务商的基本情况（公开招标或公开竞争性谈判需做好目标市场

调研，专业管理部门做好供应商库内符合条件单位的筛选及邀请，保证足

够数量潜在供应商报名参与投标或谈判）、推荐理由等，以及明确最终选

择的中标或项目承包单位的名额。并附《投标人情况说明表》（见附录3,

公开招标或公开竞争性谈判除外）《采购建议计划表（物资）》或《采购建

议计划表（服务）》（见附录2）（参考模版见附录5《关于XX采购项目的

请示》）。叠用类项目由财务部门审核，投资资本类项目由投资部门审核，

经采购管理部门审核会签后，按照以下额度进行核准：

6.3.2.1.1采购金额预算在500万元（不含本数）以下的物资类、工程施工

类采购项目、采购金额预算在100万元（不含本数）以下的服务采购项目

报专业管理部门的分管领导、采购工作分管领导、总会计师审批同意后执

行；超过上述金额的坳资与服务采购项目，须报总经理审批后方可执行。

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6.3.2.1.2公司单次采购金额在50万元（含本数）以上的、分公司在20

万以上的物资及服务采购项目，如果采取单一来源方式采购的（集团公司

内关联交易；从政府部门采购；已履行招标或竞争性谈判程序，最终响应

的单位只有一家的除外），须经公司（分公司）总经理办公会研究讨论通

过。

6.321.3凡经“三重一大”或公司（分公司）领导班子集体决策会议（总

经理办公会、党委会、党政联席会等）研究通过的采购项目，相关会议纪

要以及以公司（分公司）名义经研究下发的采购计划可作为采购立项依据，

不必履行6.3.2.1.1及632.1.2的采购报审程序；申请提报研究采购事宜的

上述会议前，申请部门必须与财务部门及投资部门对接确认可列支的费用

渠道及费用额度，待资金落实后方可申请上会。

为保证采购有效开展，申请立项部门需编制采购方案，方案中说明采

购项目依据、采购数量、选商数量、技术要求或技术方案、时间要求、估

算金额、拟采用的采购方式和理由、评分标准及授标原则、拟邀请的潜在

投标人名单及理由等，经部门负责人审批并待项目具备采购条件后方可提

交公司（分公司）采购管理部门组织实施；对不能按决策会议审批内容组

织、需改变相关内容的采购项目，专业管理部门应按采购报审程序履行呈

批。

632.2公司上报的一级采购物资建议计划经集团公司批准后，由集团公

司物资采购管理部负责组织集中采购或授权公司采购，如授权公司采购，

公司一级采购物资需求部门、专业管理部门负责落实有关采购工作，采购

管理部门配合完成。

632.3经审批的公司（分公司）物资与服务采购项目根据实际情况采取

按周期采购、按金额采购、按项目采购或按批次采购进行实施。

632.3.1公司加油（气）站、油（气）库的工程勘察、设计、监理、加油

（气）站维修改造等服务项目及物资采购项目，由采购管理部门依据经审

批的年度采购框架计划及立项组织年度招标或谈判，由专业管理部门依据

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招标结果签订年度框架合同，年度框架合同的有效期限原则上服务类不得

超过两年、物资及工程类不得超过一年。框架合同到期后达到招标限额的

项目必须重新组织招标；招标限额之下的项目原则上需重新组织采购，确

需延期的，由专业管理部门报采购管理办公室初审，专业管理部门主管领

导审核，采购管理领导小组研究同意后可延期实施；同时也可根据工作需

要签订单项服务合同。

6.324所属各单位（含仓储公司）的采购审批程序，在各单位依据本办法

制定的物资与服务采购管理实施细则中明确。

6.4采购方式

6.4.1招标采购

6.4.1.1以下项目必须进行招标，并按照公司《招投标管理办法》的规定执

行（不包含非油商品）：

641.1.1单项合同估算价在200万元及以上的施工项目或工程所在地要求

必须招标的施工项目；

6.4.1.1.2单项合同估算价在100万元及以上的物资采购；

6.4.1.1.3单项合同估算价在50万元及以上的服务采购项目；

641.1.4单次采购估算额低于上述规定标准，但年度范围内相同项目总采

购估算金额在300万元人民币及以上的；

6.4.1.1.5国家法律法规和上级公司规定的其他需要招标的项目；

6.4.1.1.6符合上级部门联合集中采购的项目应参加上级主管部门组织的

联合集中采购。

6.4,1.2任何单位和个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他

任何方式规避招标。

6.4.1.3招标采购分为公开招标和邀请招标。上级公司对采购项目的供应

商（服务商）实行集中统一入围的，可以在其入围单位范围内选择3家以

上进行邀请招标。上级公司没有实行集中统一入围的，优先采用公开招标

方式，也可以在公司入围供应商（服务商）口选择3家以上进行招标。地

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方政府相关部门依据国家法律规定要求必须进行公开招标的，应采用公开

招标方式。为避免邀请招标投标商弃标造成流标，应邀请足够多的投标商

进行招标。

6.4.2竞争性谈判（磋商）采购

符合下列情形之一的物资或服务，原则上应采用竞争性谈判（磋商）方式

采购（不包含非油商品）：

6.4.2.1单项合同估算价在10万元及以上50万元（不含本数）以下的工

程勘察、设计、监理等服务采购；

6.422单项合同估算价在10万元及以上100万元（不含本数）以下的工

程建设有关的重要设备和材料的采购；

6.4.2.3单项合同估算价在1（）万元及以上200万元（不含本数）以下的工

程施工；

6.4.2.4依法必须进行招标的项目（达到下列标准的项目）重新招标未能

成立的，可转为竞争性谈判（磋商）；

6.4.2.4.1施工单项合同估算价在200万元人民币以上的；

6.4.2A.2重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元人民

币以上的；

6.4.2.43勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元人

民币以上的；

6A.2.4.4单项合同估算价低于上述规定的标准，但项目总投资额在3000

万元人民币以上的。

6.425非依法必须进行招标的项目（前款所述标准范围外的项目），公开

招标或邀请招标满足条件的投标人不足3家的，可转为竞争性谈判（磋

商）；

6.4.2.6采购物资或服务技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具

体要求的；

6.427采用招标所需时间不能满足公司建设经营工作紧急需要的；

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6.4.2.8不能事先计算出价格总额的；

6.429不适用招标、询价和单一来源采购方式的。

6.4.3询价采购

单项采购金额在10万元以下（不包含非油商品），对物资规格、标准、性

能、品牌统一的同一种商品或通用服务类可以采用询价方式采购。如日常

办公用品、劳保防护用品及便利店商品等。

6.4.4单一来源采购

符合下列情形之一的物资或服务，可以采用单一来源方式采购（不包含非

油商品）:

6.4.4.1只能从唯一供应商处采购的；

6.4.4.2单项金额在10万元以下不适合询价及网络采购的物资与服务采购

项目；

6.443发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

6A.4.4为保证与原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从

原供应商（服务商）处添购的。

6.4.5网络采购

单项金额在10万元以下不适合询价采购的物资采购项目（不包含非油商

品），如网上商城单价金额低于市场价格的，可通过网上商城采购。网络

采购需注意以下事项：

6.4.5.1采购范围主要针对办公用品、日用百货、五金及小家电、通用类

小型信息化设备等；

6.4,5.2网络交易应通过第三方交易平台并采取货到验收后付款的方式，供

货商需提供正规有效发票。

6.453选用信用度高、市场口碑好、质检合格率高的网购网站；优选信

用等级高、买家评价好的网购店铺。

6.4.5.4可通过网上验证、提供有效质检报告、第三方鉴定等方式做好产

品验收，网上磋商过程中约定产品验收、退货换货等重要售后服务条款。

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6.5采购组织及实施

6.5.1所有具体采购项目的请示在按照规定履行采购审批程序后，需由专

业管理部门报采购管理部门采购管理岗备案，并将供应商（服务商）相关

信息、技术要求、谈判文件等提交采购管理部门，由采购管理部门做好采

购前的组织准备工作。

6.5.2采购组织

采购原则上采用6.4条规定的对应采购方式组织实施。

6.5.2.1上级公司已公布入围供应商（服务商）并且入围供应商（服务商）

多于三家的，专业管理部门应按照采购对应的方式进行申报，对只需要邀

请部分供应商（服务商）的，要在上报的呈批件中说明理由；入围供应商

（服务商）少于三家的，要在上报的呈批件中说明理由，并参照竞争性谈

判（磋商）的方式进行优选。

6.5.2.2招标采购

采用招标方式采购的，按照公司《招投标管理办法》相关规定执行。

6.523竞争性谈判（磋商）采购

6.523.1专业管理部门根据有关部门或所属单位提报的采购计划，编制竞

争性谈判（磋商）文件，文件内容主要包括竞争性谈判（磋商）邀请函、

报价人须知、技术规范及要求、合同主要条款、评标办法及废标条件等其

它内容。并经部门负责人审批后报采购管理部门审核，审核通过后方可发

布。

6.523.2采购管理部门按照程序委托相关机构组织竞争性谈判（磋商），

谈判组成员原则上由经济、技术、法律等相关专业内外部专家组成，专家

数量为3人以上单数，其中外聘专家不得少于成员总数的三分之二，采购

监督部门负责对谈判现场进行监督。

6.523.3谈判组与供应商（服务商）就采购标的价款、服务标准、相关技

术条件进行一对一的商谈，谈判组成员在谈判中除履行本部门职责外，有

权对价格等标准提出意见。谈判小组承担采购项目评审工作，依法对谈判

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文件进行独立评审，不受任何单位或个人的干预，提出评审意见，并对所

提意见承担责任。谈判小组负责采购项目的资格预审或资格后审，对潜在

供应商资质资信材料、商业信誉、履约能力等情况进行资格审查，提出审

查意见，并对所提意见承担责任。谈判过程的任何阶段，采购人和招标代

理机构无权审查各供应商的资格；采购管理部门、专业管理部门和财务部

门原则上不进入开评标现场，但专家如有需要，可进入评标现场进行答疑。

6.5.2.4询价采购

采用询价采购方式，专业管理部门应通过发布公告或从山东公司供应商库

中书面推荐的方式，抽取不低于三家通过资质审查的供应商对当次采购项

目进行书面报价，报价单位需提供盖章的附录12《XX采购询价表》，经

采购管理部门审核后，选择当次综合报价最低的商家作为采购的供应商。

专业管理部门采购管理岗需对询价过程的真实性负责。

6.5.2.5单一来源采购

单项估算金额10万元以上（含本数）的采购项目原则上不允许采用

单一来源谈判方式选商（不包含非油商品）。特殊情形需采用单一来源方

式采购的，必须作出详实说明，主要包括以下内容：是否为唯一供应商（服

务商）；是否发生了不可预见的紧急情况而不能从其他供应商（服务商）

处采购，同时要注明项目紧迫程度、效率效益的影响程度以及未及早准备

采购的原因；是否为与原采购项目保持一致或满足服务配套要求需继续从

原供应商（服务商）处添购。

6.5.2.5.1单项估算金额10万元及以上的单一来源谈判项目采用下述组织

方式：

6.5.2.5.1.1严格按照规定的报审程序履行审批；

6.5.251.2单一来源采购须事前询价，充分接洽比选供应商（服务商）；

652.5.1.3专业管理部门根据采购计划，编制单一来源谈判文件，文件内

容主要包括单一来源谈判邀请函、报价人须知、技术规范及要求、合同主

要条款、评审办法等内容。并经部门负责人审批后报采购管理部门审核，

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审核通过后方可发布；

6.5.2.5.1.4采购管理部门按照程序组织单一来源谈判，谈判组成员原则上

由专业管理部门及外聘专家组成，外聘专家不得少于成员总数的三分之

二，采购监督部门负责对谈判过程进行监督；

652.5.1.5谈判组与供应商（服务商）就采购标的价款、服务标准、相关

技术条件进行一对一的商谈，谈判组成员在谈判中除履行本部门职责外，

有权对价格等标准提出意见。谈判小组承担采购项目评审工作，依法对谈

判文件进行独立评审，不受任何单位或个人的干预，提出评审意见，并对

所提意见承担责任。谈判小组负责采购项目的资格预审或资格后审，对潜

在供应商资质资信材料、商业信誉、履约能力等情况进行资格审查，提出

审查意见，并对所提意见承担责任。谈判过程的任何阶段，采购人和招标

代理机构无权审查各供应商的资格；采购管理部门、专业管理部门和财务

部门原则上不进入开评标现场，但专家如有需要，可进入评标现场进行答

疑。

6.5.2.5.2单项估算金额10万元以下的单一来源谈判项目由专业管理部门

按照竞争性谈判采购的程序就标的价格及相关技术、服务标准与供应商

（服务商）进行商谈，财务部门及采购监督部门对谈判过程进行监督，谈

判结果报采购管理部门备案。

6.5.2.6网络采购

由专业管理部门通过网上商城就采购物资的价格及售后保障与供应

商进行谈判，网上采购价格必须要低于市场价格，网上谈判结果通过电脑

截图由专业管理部门负责人签字后，报采购管理部门备案。

6.5.3经过与所有供应商（服务商）商谈后，由专业管理部门做好商谈记

录（参考模版见附录6《关于XX采购项目的商谈记录》），商谈记录要在

谈判过程中制作，谈判结束后由谈判小组成员、供应商（服务商）代表签

字确认。专业管理部门根据商谈记录形成确定供应商（服务商）、价格、

相关技术（服务）标准的请示（参考模版见附录7《关于XX采购项目商

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谈结果的请示》）按6.5.5规定程序报批。

6.5.4对于采用招标或竞争性谈判方式采购的项目，原则上应按照评审小

组的评分从高到低选择中标或项目承包单位；对于询价采购的项目，应以

价格从低到高为原则确定供应商（服务商）。采用招标或竞争性谈判方式

确定中标或项目承包单位，应采取差额的方法，通过淘汰，激励竞争。原

则上不允许将所有的投标商均确定为中标单位。两家以上中标的，专业管

理部门要在商谈结果的请示中予以说明，根据中标商提供的商品或服务通

过比对择优分配采购工作量。

6.5.5按照6.5.4规定原则确定供应商（服务商）的采购项目，采购结果的

请示，费用类项目由财务部门审核，投资类项目由投资部门审核，经企管

部门审核会签后报专业管理部门主管领导、总会计师和分管采购工作的公

司领导审批后执行；采用公开招标或公开竞争性谈判采购的项目授权评审

委员会直接确定成交单位，不必履行上述采购结果审批程序；未按6.5.4

规定原则确定供应商（服务商）的采购项目，采购结果的请示还须经总经

理审批后方可执行。

6.5.6对不能按照已审批的采购方式进行采购的物资或服务项目需要改变

采购方式的，专业管理部门应按照632的程序重新提报《关于XX采购

项目的请示》。

6.5.7对因故不能履行的采购项目，专业管理部门应按照6.3.2的程序履行

采购项目终止的请示，填报附录11《采购项目终止备案表》，经审批后递

交采购管理部门备案。

6.5.8所有具体采购项目在按照规定程序完成合同签订后，专处管理部门

要将采购结果通知采购需求部门（单位）负责执行。

6.6采购合同的管理

专业管理部门负责采购合同的承办，合同的授权、审查审批、签订、履行

等按照公司《合同管理办法》的相关规定执行。

6.7采购质量管理

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6.7.1公司实行采购环节层层负责的质量负责制。采购物资或服务出现质

量问题，应按照权责对应的原则，分别追究采购标准制定、产品选型、供

应商推荐、供应商资格审查、驻厂监造、物资验收等实施采购的各环节有

关单位和人员的责任°

6.7.2公司物资采购在同等条件下，优先选择集团公司内部供应商和自主

创新产品，优先采购节能环保型物资。

6.7.3采购物资列入国家强制性产品认证目录的，必须具有相关证照；有

国家强制性标准的采购物资应严格执行国家强制性标准。

6.7.4采购物资要严格执行有关技术标准。任何单位、部门或个人不得以

设计指定、技术指定、使用指定等方式指定采购物资。

6.7.5采购物资验收部门应对采购物资质量进行检验确认，合格后方可入

库或进行安装使用。

6.7.6对重要关键设备，专业管理部门在采购同时要落实质量监造事宜，

加强事前和制造过程中的质量控制，严把物资质量关。

6.8采购验收

6.8.1物资采购验收

采购需求部门及专业管理部门为物资采购验收专业部门。

6.8.1.1外观检验

6.8.1.1.1外观检验的主要内容包括：采购物资是否有供方提供的合格证，

填写的内容是否符合采购技术规范和合同约定；外观质量及包装是否符合

采购技术规范和合同约定；随货资料是否齐全完整且与货物一致。

6.8.1.1.2采购的物资应经相关人员按照外观检查内容进行验收，合格后方

可入库或进行安装，物资使用说明书、技术说明书、安装图纸、维修单（卡）

等应及时存档。

6.8.1.1.3验收部门应将外观检验的结果及时填入《物资入库验收单》（见

附录8）中，并经验收部门负责人确认，发现不合格或异常时应立即通知

供货方进行退换货等处理。

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6.8.1.2实物检验

6.8.1.2.1采购物资需进行理化检验时，由采购验收部门（单位）按国家规

定的检验标准进行及时检验，内容应包括：物资名称、生产厂家、到货时

间、产品规格、数量、存放地点、取样时间、联系人、联系电话、检验结

论等。需送外委托检验时，由采购验收部门（单位）负责联系并组织实施。

6.8.1.2.2检验单位对承检物资按照规定的检验方法进行检验，检验后出具

准确可靠的数据或检脸报告单。

6.8.1.3使用验证

使用单位在实际使用过程中进行验证。对质量不合格的物资，由使用单位

报质量主管部门负责组织权威鉴定后由采购管理部门提出处理意见。

6.8.2服务采购验收

使用部门或单位负责组织有关人员，对服务采购项目进行验收并填写《服

务采购工作量确认单》（参考模版见附录9）。验收意见经使用单位项目负

责人和主管领导审核签字后，作为合同付款、结算的依据。

6.9供应商管理

公司实行供应商准入管理制度，对供应商实行优胜劣汰的退出制度，

具体按照《山东销售公司供应商（服务商）管理办法》执行。

6.10采购统计

6.10.1公司及所属各单位采购管理岗，应将所有采购物资纳入物资统计范

围，组织对物资购入、消耗、库存、周转等情况建立物资统计原始记录和

台账，并经部门负责人审核（参考模版见附录10《XX采购统计台帐》）。

6.10.2公司建立物资统计报告制度。公司机关专业管理部门及所属单位采

购工作归口管理部门采购管理岗应依据本办法规定职责按照规定的报表

格式，于每年7月15日前向公司企管法规处采购管理岗上报上半年度物

资统计报表，于每年2月25日前上报上年度物资统计年报。

6.10.3物资统计应当及时、准确、全面，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，

不得伪造、篡改。

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6.11采购的监督

6.11.1公司及所属各单位的采购监督部门，负责对采购工作进行日常监

督。组织对采购管理工作和执行情况进行抽查和专项检查。对采购工作中

发现的问题要予以查处，造成损失的，要追究相关人员的责任。其中对招

投标工作的监督按照《招投标管理办法》有关规定执行。

6.11.2物资采购计划、招标资料、购销合同及相关物资采购信息均属公司

商业秘密，不得对外泄露。

6.11.3谈判的监督

6.11.3.1谈判的监督包括竞争性谈判和单一来源采购谈判的监督。

6.11.3.2谈判项目监督检查的主要内容包括：

6.11.3.2.1是否严格按上级公司及公司有关规定履行了项目审批核准手

续；

6.11.322是否按照采购过程管理的相关要求进行了采购询价；

6.1132.3是否制定了谈判文件，明确谈判原则、谈判程序、谈判内容、

成交标准、谈判纪律和注意事项等，由审计（管理监督）部门对此过程进

行监督；

6.1132.4是否成立了谈判小组，谈判小组专家构成与产生是否合理；

6.11.3.2.5是否按照谈判文件确定的原则、标准确定供应商或服务商名单,

并进行资格预审；

6.11.3.2.6谈判过程是否与谈判文件的要求相一致，谈判记录及相关资料

是否详实并妥善保管，事后是否及时归档；

6.11.327谈判小组成员是否严格遵守了谈判纪律；

6.11.3.2.8是否按事先明确的选择标准确定供应商或服务商，谈判结果是

否及时按管理程序履行了核准手续。

6.11.3.3谈判结果执行情况监督检查的主要内容包括：

6.11.3.3.1是否按照谈判文件及其他有关文件的规定签订书面合同，合同

文本是否规范，有无签订背离合同实质性内容的其他协议；

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6.1133.2合同执行过程中有无资质挂靠、转包和违规分包问题，有无弄

虚作假、徇私舞弊、行贿受贿等违法违纪违规行为。

6.11.3.4监督方式及程序

6.11.3.4.1审计（管理监督）部门应派员对谈判进行现场监督。

6.11.3.4.2所有采购项目须在采购监督部门监督下进行。专业管理部门应

当在谈判工作开始三个工作日前，将谈判文件、时间安排及相关资料报送

采购监督部门；谈判工作结束后三个工作日内，将谈判结果书面通知采购

监督部门。

6.11.3.4.3采购监督部门在收到谈判文件和相关资料后，应当及时进行审

查，填写监察工作记录。

6.11.3.4.4参加现场监督的采购监督部门人员，应当按照本办法规定的内

容，对谈判过程进行监督，填写监察工作记录。

6.11.3.4.5对监督检查中发现的问题，采购监督部门应当责成被检查单位

进行整改。问题严重、需要追究有关人员责任的，按照有关规定办理。

6.11.3.5责任追究

6.11.351组织谈判的单位、机构和人员，有下列行为之一的，按照有关

规定追究有关当事人及其单位主管领导的责任：

6.1135.2事先泄漏可能影响谈判公正性并给公司利益造成损害的招标或

谈判的保密信息的；

6.11.3.5.3应招标的项目而不招标的，将必须进行招标的项目化整为零或

者以其他任何方式规避招标的，虚假招标，未批复先实施，后补招标的；

6.11.354与供应商或服务商商定，在谈判时压低或抬高价格，谈判后再

给予额外补偿的；

6.11.3.5.5预先内定供应商或服务商的；

6.11.3.5.6不按谈判结果与供应商或服务商订立合同，或者订立其他背离

谈判实质性内容协议的；

6.11.3.5.7有其他违反规定行为的。

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6.1136谈判组成员有下列行为之一的，依法依规追究当事人的责任：

6.11.3.6.1收受他人财物或其他好处的；

6.11.3.6.2向他人透露对谈判文件的评审、供应商或服务商候选人的推荐

以及与谈判有关情况的；

6.11.3.6.3有其他舞弊行为的。

6.11.3.7采购监督部匚人员在监督检查工作中失职、舞弊、滥用职权、泄

露秘密的，依照相关规定追究其责任。

6.11.4询价采购的监督

6.11.4.1采购监督部匚负责对专业管理部门提供的询价采购过程的真实性

组织相关部门、专家通过核实等方法进行监督检查，发现询价过程不真实

的，按照公司有关规定予以处理。

6.11.4.2公司及所属各单位财务部门对采购资金的使用情况实施监督，确

保在预算范围内。

6.12采购的评价

6.12.1物资与服务采购项目的评价由物资与服务的最终使用单位或部门

进行。公司及所属各单位的采购评价部门（单位），负责对采购的物资与

服务的质量、规格、型号、功能、使用效果、售后服务等方面进行适用性

和满意度等方面的评价。

6.12.2采购项目评价的结果纳入公司各部门、所属各单位采购管理工作年

度考核的范围，同时作为供应商考核评价的重要依据，有关评分标准按照

《供应商（服务商）管理办法》的规定执行。

6.13结算付款：按照《山东销售公司基本建设投资会计基本核算与财务管

理办法》的有关规定执行。

6.13.1网络交易应通过第三方交易平台并采取货到验收后付款的方式，供

货商需提供正规有效发票。

6.14附则

6.15.1各分公司须依据本办法制定实施细则。鼓励各分公司在本办法框架

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内，严格管理要求，提升管理标准。

6.15.2本办法由公司企管法规处负责解释。

6.15.3本办法自发布之日起实施。

6.14.4本办法自实施之日起，原《山东销售公司物资与服务采购管理办法》

（山东销售管字（2012）4号）同时废止。

7相关制度

7.1《山东销售公司招投标管理办法》

7.2《山东销售公司供应商（服务商）管理办法》

7.3《山东销售公司基本建设投资会计基本核算与财务管理办法》

7.4《山东销售公司费用报销管理办法》

8流程

8.1集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表

8.2采购建议计划表（物资/服务）

8.3投标人情况说明表

8.4物资采购计划编制规范说明

8.5关于采购XX项目的请示（或关于XX招标的请示）

8.6关于采购XX的商谈记录

8.7关于XX采购项目招标/商谈结果的请示

8.8物资入库验收单

8.9服务采购工作量确认单

8.10XX采购统计台帐

8.11采购项目终止备案表

8.12XX采购询价表

8.13公司各处室采购具体物资及服务的职责

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8.14采购方案报审文件

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附录1

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