公司档案管理制度 (一)

公司档案管理制度

公司档案管理制度「篇一」

为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅

和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散

失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际

情况，特制定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核

算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重

要史料和证据。具体包括：

（-）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定费产明细账、辅助账

簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会

计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、

会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家

和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

年后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材

料的关联性，分门别类地组成儿个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（-）会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一

份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止

日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其

它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”

样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是

否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨

的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

a、会计账簿装订封面；

b、账簿启用表；

c^账户目录；

d、按本账簿页数，顺序装订项页；

e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款

日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一

归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（-）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后

转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁

等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制

会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等

会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份

盘：同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操

作日志等其他会计资料7会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保

管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据

保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保

存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5

类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（-）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽

换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导

批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

公司档案管理制度「篇二」

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作

的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司

的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细

则。

一、总则

（-）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反

映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的

重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统

一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经

营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均

须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的枳

累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情

况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规

定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

（一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个

面：

公司档案管理制度「篇三」

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损

坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等

情形。

三、档案规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予

录用和解聘。

1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于

《入职员工人事档案登汜》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件

二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保

存。

1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术

职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查

验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位

前，对调入或新的档案都应登记。

1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归

档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，

应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管

及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子

目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外

借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件

三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工杳、借阅员工的人事档案。

2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可

延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档

案管理的规定。

2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记［附

件三）。

3、查、借阅档案注意

3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取讦须经行政人力资

源部经理同意。

3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审

批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事

档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦

同。

公司档案管理制度「篇四」

一、客户资料管理办法总则。

为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质

提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理

规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

二、客户资料管理办法管理范围。

1、公司已合作客户（老客户）、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资

料都纳入本管理办法范围。

2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、杳阅、分析等方面.

3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌

客户。

三、客户资料的内容。

完整的客户资料包不以下资料信息：

1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客

户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的

有效方法，积极主动的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者（法人代表）、成立时

间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式（电话、传真、邮箱）等

方面。

C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如

客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

1）、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；

2）、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息“如客户名称、法定

代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

3）、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模（营业额、员工人

数）、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息（爱好或偏好、生日等）、业务

发展趋势等。

3、客户档案的更新、修改。

1）、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

2）、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档

案；

3）、积累客户年度业绩和财务状况报告。

4）客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录（销售

中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记

录）

4、建立客户交易资料

客户与竞争对手合作信息（合作方式、交易额、付款方式）、客户与公司历史

交易信息（合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因）等。

四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密

外），不得局限在业务人员个人范围内。

五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户

资料接收、整理、归档。

六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

七、客户管理。

1、接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接

待。

2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并

整合在客户档案内。

3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联

系，并建立联系报告制。

4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派

其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

八、客户资料管理办法附则。

本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

公司档案管理制度「篇五」

1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复

问题等用函。

(2)通告：在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项

需要外界配合等用通告。

(3)通知：是发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关

的公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行

文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。

(4)报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问

等用报告。

_(5)请示：请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用请

ZjXo

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集；

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集：

(3)从物业管理协会会刊中收集；

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料•；

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况；

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文

件法规：

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度；

(2)及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管；

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案

材料；

(4)档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各

职能部门的档案管理工祚进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工

作；

⑸档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

⑹必须按档案分类项目进行档案的整理和归档：

a、档案材料的分类方法主要有：部门分类法、问题分类法、材料性质分类

法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类

方法。

b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可

根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理：

a、对无主题的材料应拟定确切的标题；

b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列：

c、填写材料目录表，其主要内容有：顺序号、发文部门、标题、文号和日

期；

(8)确定档案材料的'保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以

上)、中期保管(5T5年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意

防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有：会议记录；上下行文；政府文件；工作计

划、总结、报告；规章制度；调查分析；重大事件和投诉；工作检查、评比记录；

物业管理委托合同；物业管理各项分承包合同、协议；公司人事材料；治安事件记

录、处理材料；各工程竣工图纸、验收合格证明材料；技术图纸、工程档案；客户

/业主档案；固定资产清单；财务凭证、帐册、报表：财产和物资单据；各类经营

证明、证件等。

公司档案管理制度「篇六」

一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图

表、材料r均列为归档范围。

二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理

组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案

室统一书写。

四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅

笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必须完成上年度的.档案立卷归档任务。

公司档案管理制度「篇七」

一、总则

本制度规定了本公司档案资料的管理部门与收集与立卷、归档、保管、借阅、

保密、销毁等管理内容。

二、档案的管理机构

（-）公司综合办公室是档案管理部门，综合办公室主任具体负责档案的日常

理工作，办公室档案员做日常具体工作。

（二）财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别

由财务部、工程部、销售部、综合办公司归档并保存；工程技术资料由技术部负责

归档；其余资料原稿由公司综合办公室归档并保存。

（三）各部门或个人视实际需要，经公司领导批准后可留存影本。

（四）办公室档案员主要工作职责：

1.制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督：

3.做好公司档案的收集、整理.、保管和利用工作；

4.提高档案管理的水平和技术，逐步实现档窠管理现代化、科学化。

三、档案的收集与立卷

档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规

定，整理立卷，集中到综合办公室进行归档。

（一）立卷的时间

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需

移交综合办公室立卷的要在十日内办理交接手续。

（二）立卷的要求

1.各部室设立兼职资料员，在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资

料进行装订后，交综合办公室立卷归档；

2.立卷时资料必须完整、真实、准确，请示和批复的底稿、正文和附件必须

立在一起；

3.立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，

概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考

表；

4.填写案卷一律用碳素黑水笔或钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、

准确；

5.立卷应以各部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史

联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌；

6.立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合

在一起；

7.立卷应把上级文件与公司文件，按保管期限和文件年限分开立卷：

8.文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，

做到查找方便；

9.各种文物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档

必须有原件，并保持其完好无损；

10.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录

者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

四、档案的归档

（-）凡公司发出的文件，由综合办公室的档案员收集并归档。

（二）当一项工作已完成时，由经办人员将该项工作形成的全部文件材料系统

整理后，主动送交综合办公室档案员归档。

1.无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，一周内原稿统一由综合

办公室负责归档，任何部门及个人不得自行留存；

2.管理性文件材料应在办理完毕一周内及时归档；

3.项目证件办理完毕后一周内归档，综合办公室负责督办:

4.工程图纸、工程标书等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，

周期长的可分阶段、单预归档；

5.员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档；

6.会计文件材料应由财务部门整理归档；

7.变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、高岗时留在部

门或个人手中的文件材料、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

五、档案的保管

档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混

乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防

火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档

案应及时修补。

六、档案的借阅

（一）档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准

后方可查阅；

（二）各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档

案，经公司总经理批准后方可借阅；

（三）档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不

得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借；

（四）档案一般不得借出综合办公室。如有特殊情况，可以作短期外借，但必

须经有关领导批准。逾期不还者，档案员要及时催还；

（五）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导

批准后，责令其赔偿一切损失。

七、档案保密要求

（-）档案员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意

识，双方共同做好保密工作；

（二）有密级档案只许在综合办公室查阅，不许带离本室。有密级档案复制

时，需经公司总经理批准；

（三）有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司总经理批准;

（四）公司员工在调离本公司时，需按综合办公室要求整理已形成的文件材

料，并退还所借档案，经审查无误签字后，才能调离。档案员调离，应由办公室主

任监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、超期档案的销毁

（-）对超过保存期限档案，由档案员登记造册，经办公室主任和档案形成部

门领导共同鉴定，报公司总经理批准后，按规定销毁：

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销

毁，以免误毁；

（三）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作

为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

公司档案管理制度「篇八」

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水

牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后

按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅

览。

8.原始客户档案一股不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修

改。

9.客务部档案应积吸推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将

客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息

传递。

公司档案管理制度「篇九」

第一章总则

一、目的

为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促

进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客

户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；

人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话：经营管

理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方

面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政

策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素

质、与其他竞争公司的关系、与本公司的.业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优

势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题

等。

二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，

二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和

《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不

全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更

新，销售人员违反每次罚款20元。

第四章保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责

管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；

部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；

个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对

数据进行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门

经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档

案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司档案管理制度「篇十」

1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答

复问题等用‘函

(2)通告：在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事

项需要外界配合等用‘通告

(3)通知：是'发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机

关的公文批转所属单位，要求属F单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下

行文种常用的有'指示性通知‘、’批示性通知‘、‘周知性通知‘、‘会议通知‘、’

任免通知’。

(4)报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询

问等用‘报告

（5）请示：请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用’请

示，。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

（1）可从上级公司传阅的文件、资料中收集；

（2）从政府相关部门下发的文件资料中整理收集；

（3）从物业管理协会会刊中收集；

（4）征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料；

（5）经常了解物业管理专业书籍的出版情况；

（6）保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关

文件法规；

（7）可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清埋的具体要求是什么

（1）严格档案材料的收、发制度和借阅制度；

（2）及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管；

（3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档

案材料；

（4）档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对

各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的’档案

工作；

（5）档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用：

（6）必须按档案分类项目进行档案的整理和归档；

a、档案材料的分类方法主要有：部门分类法、问题分类法、材料性质分类

法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类

方法。

b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可

根据材料与类目的密切程度进行归类。

（7）档案材料的卷宗的处理：

a、对无主题的材料应拟定确切的标题；

b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列；

c、填写材料目录表，其主要内容有：顺序号、发文部门、标题、文号和日

期；

（8）确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管（15年以

上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下）等。

（9）档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注

意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有：会议记录；上下行文；政府文件；工作计

划、总结、报告；规章制度；调查分析；重大事件和投诉；工作检查、评比记录；

物业管理委托合同：物业管理各项分承包合同、协议：公司人事材料：治安事件记

录、处理材料；各工程唆工图纸、验收合格证明材料；技术图纸、工程档案；客户

/业主档案；固定资产清单；财务凭证、帐册、报表；财产和物资单据；各类经营

证明、证件等。

公司档案管理制度「篇十一」

第一条目的：

为加强公司各类档案管理的规范性，特制定本办法。

第二条适用范围：

公司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。

第三条管理权限：

各相关部门

第四条档案的立卷归档：

1.行政档案的立卷：

（1）立卷范围：公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料；以公司名

义发出的文件（定稿、存本、附件）；各种会议文件及会议记录；公司内部管理类

文件（日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等）；公司内部形成的

除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复；公司对外签订的经济合同原件

（工程部一份，由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存；只有一份原件

的，由财务部门保存，其他报名保存复印件，并在其上注明原件存放处）；在工作

过程中形成的'照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍；公司领

导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

（2）有关部门须保留档案原件时，综合办公室应保存复印件，并在复印件上

注明原件存放处。

2.工程档案的立卷：

（1）立卷范围：与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料

（工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料；工程竣工验收资料

等）。

（2）工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作，归档文件资料

必须完整、准确，经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。

（3）工程结束后，由工程部负责移交有关部门存档。

第五条档案的保管：

1.凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料，均应由各档案管

理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理，其它部门和个人不得擅自留

存。

2.凡属立卷归档的文件资料，必须为原件，书写格­式必须符合要求，书写工

具须为钢笔或黑色碳素笔，且应保证其完整、齐全、分类清楚。

3.档案管理实行一月一整理制度，所有归档文件均应为已完成文件。

4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记

状况进行核查，如发现问题，应及时向上级主管领导汇报，以便及时采取措施确保

档案的安全。

5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

第六条档案的借阅：

1.借阅档案时需填写《借阅登记表》；并不得籽档案带离所在办公室。

2.经领导批准后档案被借出时，档案管理人员应在该档案的位置上，放一张代

替卡，卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名，以便按时催还，

防止档案丢失。

3.秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可；机密档案由

档案管理有权部门主管副总签字认可；绝密档案由公司总经理签字认可后方可借

阅。

4.保密性档案原则上不得摘抄或复印，如确实需要时，应由档案管理有权部门

最高负责人在借阅登记表中签字认可。

5.借阅档案的部门和个人，必须妥善保管档案资料，不得将其拆散，或进行涂

改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为，也不得转借他人使用。

6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。

第七条档案的销毁：

档案销毁由办公室玉请公司主管副总及总经理批准后执行，并须由公司指派专

人进行监督。

公司档案管理制度「篇十二」

一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定

立卷后向综合档案室移交。

二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美

观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

公司档案管理制度「篇十三」

1、文件档案的管理：

1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内

容。

1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管，整理和立卷,并定期交

档案室集中管理。

1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存，

文件材料整理符合规范。

1.4档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄，涂改等,属绝密或机密文件的

必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部

门部长审批。

1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳

素笔。

1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到

210mm*297nlm尺寸标准。

2、电子文档的管理：

2.1收集、积累要求：

■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式

文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定

稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保

留。

■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间，相互保证准

确、可靠的标识关系。

■在‘无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全

措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类

能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关

软件一并收集。

■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备

的依赖性，以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩

方法和软件;用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软

件。

■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式,

收集时必须保证参数准确、数据完整。

■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用

软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子

文件一同收集。

2.2收集、积累方法：

■及时按照要求制作电子文件备份。

■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印

件。

2.3归档要求：

■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，

至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对

于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写

光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名

称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

■将相应的电子文衅机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子

文件登记表。

■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载

体上,如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

3、声像档案的管理：

3.1声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件（底片），重要资料要对文

字说明。

3.2文字说明的编写要求：

■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。

■照片的白然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。

3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专年架内，严禁挤压堆放，并避升磁

场源。对存放的照片要定期检查。

3.5原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要,需由部门领导批准:方

可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。

公司档案管理制度「篇十四」

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整

性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批

复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣

传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报

表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理.、鉴定、保管、统计、提供利用等活

动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档

案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况;

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料•；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公

司档案的安全；指导公司的档案管理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利

用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料：

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案管理的监督检查。

5、各公司总监/副总

1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收

集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制

《移交目录》，每季度向行政部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见

《公司档案管理规定》。

C）档案资料的日常管理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬

盘内或制作专门光盘进行编号保存；

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，

以便检索利用：

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整

齐排放在文件/档案柜中。

d）档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司

内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政

部批准，且只带复印机，不带原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还

时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调

换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20XX

不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪

的，依法追究刑事责任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印

件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。

e）档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，

报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁

目录_L签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，

一并存档永久保存。

2、档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文