职工健康档案制度

职工健康档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国职业病防治法》《企业职工健康保护条例》等法律法规，参照行业健康安全管理标准及集团母公司关于职工健康管理的相关要求，结合企业实际防控职业健康风险、规范健康档案管理的内部需求，制定本制度。制度旨在建立健全职工健康档案管理体系，保障职工身心健康，提升企业健康安全管理水平，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各业务场景下的职工健康档案管理，包括但不限于入职体检、定期体检、职业病防治、工伤处理、健康监护等，均须遵循本制度执行。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“职工健康档案专项管理”指企业为保障职工健康权益，依据法律法规和内部制度，对职工健康信息进行收集、整理、保管、使用和保密的系统性管理活动。（二）“专项管理风险”指因健康档案管理不规范、信息泄露、使用不当等导致的法律纠纷、舆情风险、劳动争议或健康损害事件。（三）“专项合规”指职工健康档案管理活动符合国家法律法规、行业标准和内部制度要求，确保信息真实性、完整性、安全性。第四条职工健康档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：覆盖全体员工及健康管理全流程，确保无遗漏、无死角。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门职责，形成责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦健康风险防控，优先处理高风险环节。（四）持续改进原则：定期评估体系有效性，优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对职工健康档案专项管理负总责，承担最终决策和管理责任；分管领导为直接责任人，负责专项管理的组织协调和督促落实。第六条设立职工健康档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括人力资源部、安全生产部、医务室等部门负责人。领导小组负责统筹协调专项管理工作，研究决策重大事项，监督评价管理成效。第七条专项管理领导小组主要履行以下职责：（一）统筹制定和完善职工健康档案管理制度，协调解决跨部门管理问题。（二）审批重大健康档案管理事项，如档案数字化建设、敏感信息使用等。（三）监督各部门落实专项管理要求，定期评估管理成效，提出改进建议。第八条牵头部门为人力资源部，负责统筹职工健康档案专项管理工作，主要职责包括：（一）制定和完善档案管理制度，组织业务培训及宣贯。（二）牵头开展专项风险识别和评估，监督整改落实。（三）负责档案的统一归档和保管，确保档案安全。第九条专责部门为安全生产部和医务室，主要职责包括：（一）安全生产部负责审核健康档案在职业安全领域的合规性，如职业病危害因素监测、工时管理等。（二）医务室负责提供健康检查、职业健康监护等专业支持，审核档案医学信息准确性。第十条业务部门及下属单位负责落实本领域健康档案管理要求，主要职责包括：（一）收集员工入职、定期体检、培训等健康信息，及时移交人力资源部。（二）开展岗位健康风险防控，如特殊工种健康管理、劳动保护措施落实。（三）配合完成专项检查和整改，及时上报异常情况。第十一条基层执行岗员工须履行以下合规操作责任：（一）遵守档案管理操作规范，严禁擅自篡改、泄露健康信息。（二）发现档案管理漏洞或风险隐患，及时向部门负责人报告。（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条入职健康档案管理：业务部门在招聘环节须收集员工基础健康信息，由医务室进行岗前体检，体检结果存入档案。禁止隐瞒或伪造健康信息。第十三条定期健康体检管理：人力资源部每年组织全体员工体检，重点岗位人员须增加专项检查。体检结果须由员工本人签字确认，确保真实有效。第十四条职业病防治档案管理：安全生产部建立职业病危害因素监测档案，医务室记录员工职业健康检查结果，对疑似职业病员工须及时隔离并上报。第十五条工伤健康档案管理：员工发生工伤后，医务室须立即进行诊疗并记录，人力资源部收集事故报告、医疗证明等材料，形成完整档案。第十六条健康监护档案管理：对高温、高空、密闭等特殊作业人员，须建立专项健康监护档案，定期评估健康风险。第十七条档案信息安全管理：采用加密存储、访问权限控制等措施，严禁非授权人员查看或外传健康信息。因工作需要使用档案的，须经部门负责人审批。第十八条档案更新与归档管理：员工健康信息发生变更时，须及时更新档案并注明变更原因。档案保管期限按国家规定执行，定期检查档案完整性。第十九条禁止性行为：严禁以下行为：（一）强制员工进行不必要的健康检查。（二）泄露或买卖员工健康信息，用于商业目的。（三）将健康档案作为绩效考核或辞退的唯一依据。第二十条专项风险防控重点：（一）信息泄露风险：加强信息系统安全防护，定期开展漏洞排查。（二）体检造假风险：采用第三方机构体检，加强结果审核。（三）职业病延误治疗风险：提高员工职业健康意识，及时干预异常情况。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：人力资源部每年评估制度适用性，根据法律法规变化、业务调整及时修订，确保制度时效性。第二十二条风险识别预警机制：每年开展健康档案管理风险排查，对高风险环节（如信息系统安全、特殊工种监护）进行分级评估，发布预警通知并制定整改方案。第二十三条合规审查机制：将健康档案管理审查嵌入以下关键节点：（一）入职体检报告审核时，必须由医务室签字确认。（二）职业病危害项目申报时，须附健康监护档案。（三）工伤认定申请时，须提供完整诊疗记录。未通过审查的，不得进入下一流程。第二十四条风险应对机制：（一）一般风险：由部门负责人牵头整改，人力资源部跟踪落实。（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组协调处置，必要时上报上级单位。明确责任协同流程，确保快速响应。第二十五条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准：（一）擅自泄露健康信息，处警告至降级处分。（二）档案造假或篡改，取消年度评优资格，情节严重移送司法机关。处罚结果与绩效考核挂钩，形成警示效应。第二十六条评估改进机制：每半年对专项管理体系运行情况开展评估，内容包括制度执行率、风险整改率等，形成评估报告并优化流程漏洞。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：各层级领导须明确专项管理推进责任，将健康档案管理纳入年度工作计划，定期听取汇报并解决实际问题。第二十八条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；对突出贡献的员工予以表彰奖励。第二十九条培训宣传机制：分层级开展专项培训，如管理层须掌握合规履职要求，一线员工须熟悉操作规范。通过内网、宣传栏等渠道强化制度意识。第三十条信息化支撑：依托企业信息系统，实现健康档案电子化管理，包括数据采集、自动审核、风险预警等功能，提升管理效率。第三十一条文化建设：编制《职工健康保护手册》，发布合规承诺书，定期开展健康知识普及活动，营造全员关注健康、遵从制度的氛围。第三十二条报告制度：人力资源部每月汇总健康档案管理情况，包括风险事件、整改进度等，形成报告逐级上