臻品尚购规则制度

臻品尚购规则制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合臻品尚购公司（以下简称“公司”）内部风险防控与业务流程规范化需求，旨在明确专项管理政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，规范业务操作，防范合规风险，保障公司稳健运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖臻品尚购业务全流程，包括但不限于采购管理、供应商管理、招标采购、合同履行、风险防控等环节，确保各环节业务操作符合法律法规及公司内部规范。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司为防控特定领域风险而建立的全流程管理机制，包括风险识别、评估、应对、监控及持续改进。（二）“XX风险”指在业务活动中可能引发损失、舞弊或法律责任的潜在问题，如供应商资质风险、采购流程不规范风险、合同履约风险等。（三）“XX合规”指公司及员工在业务活动中严格遵循法律法规、行业规范及内部管理制度的行为标准，确保经营活动合法合规。第四条专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，确保管理范围覆盖所有业务环节及风险点；（二）“责任到人”原则，明确各层级管理职责，确保责任主体可追溯；（三）“风险导向”原则，优先防控重大及高频风险，动态调整管理资源；（四）“持续改进”原则，通过定期评估优化管理体系，提升防控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司专项管理工作负总责，统筹决策与资源协调；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及异常处置。第六条设立专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调专项管理工作，制定年度管理计划；（二）决策审批重大风险应对方案及管理制度的修订；（三）监督评价各层级管理成效，提出优化建议。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门：负责专项管理制度建设、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯及数据汇总分析。（二）专责部门：负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置、案例收集及标准更新。（三）业务部门/下属单位：落实专项管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况及改进建议。第八条基层执行岗需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人操作红线；（二）执行业务流程时严格遵守制度规定，禁止无授权操作；（三）发现违规行为或风险隐患，及时向专责部门或牵头部门上报。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购管理环节：供应商尽职调查需覆盖资质审核、背景核查、历史履约评价，禁止关联交易利益输送。重点防控供应商选择不公、资质造假等风险。第十条招标采购环节：招标文件编制需明确技术标准、商务条款及评分规则，确保流程公开透明。禁止泄露标底、围标串标等行为。重点防控招标过程干预、结果舞弊风险。第十一条合同签订环节：合同条款需经专责部门审核，明确双方权利义务、违约责任及争议解决方式。禁止签订无效或显失公平的合同。重点防控合同漏洞、履约违约风险。第十二条资金审批环节：严格执行分级授权审批制度，大额资金支付需多级复核。禁止越权审批、虚列支出等行为。重点防控资金挪用、审批不合规风险。第十三条税务合规环节：确保发票管理、纳税申报符合法规要求，禁止虚开发票、偷税漏税。重点防控税务政策理解偏差、申报错误风险。第十四条数据安全环节：加强采购数据、客户信息等敏感数据保护，禁止非授权访问、泄露。重点防控数据泄露、滥用风险。第十五条异常处置环节：建立风险事件上报机制，明确应急处置流程、责任协同及上报时限。禁止隐瞒不报、处置不力。重点防控风险扩散、责任不清风险。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年至少开展一次专项评估，根据法规变化、业务调整及时修订制度，确保时效性。第十七条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，采用风险矩阵法进行分级评估，对高风险项发布预警通知。第十八条合规审查机制：将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。第十九条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，对屡次违规者实施重点监控。第二十一条评估改进机制：每年组织专项管理有效性评估，针对流程漏洞制定优化方案，持续提升防控水平。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，定期召开专题会议研究解决重点问题。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对优秀团队和个人给予奖励。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点强化合规履职能力，一线员工重点掌握操作规范，每年不少于2次。第二十五条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控，建立数据共享平台，提升管理效率。第二十六条文化建设：发布专项合规手册，组织签订合规承诺书，营造全员合规氛围，通过内部宣传阵地强化合规意识。第二十七条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程、时限及内容要求，确保信息及时准确传递。