企业公章管理与使用规范范本

企业公章管理与使用规范范本公章作为企业行使民事权利、履行法律义务的核心凭证，其管理与使用直接关系到企业的合法权益与经营安全。为防范法律风险、保障企业运营规范有序，结合企业实际管理需求，制定本公章管理与使用规范，明确管理职责、操作流程及违规处置要求，确保公章使用合法、安全、规范。一、总则1.适用范围：本规范适用于企业及所属各部门、分支机构的公章（含企业公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等）管理与使用。2.公章定义：公章是企业对外行使职权、承担法律责任的法定凭证，包括但不限于企业公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章等。二、管理职责（一）行政部（或综合管理部）作为公章管理的统筹部门，需牵头制定完善公章管理制度，监督制度执行情况；负责办理公章的刻制、备案、注销及销毁手续；组织公章管理培训，提升相关人员的合规意识；对违规用印行为进行调查、处理，及时堵塞管理漏洞。（二）公章保管人由行政部指定责任心强、熟悉企业制度、具备保密意识的人员担任，需签订《公章保管责任书》，明确保管责任：严格遵守保管要求，按流程用印，不得擅自委托他人代管；实时登记用印记录，确保用印行为可追溯；发现公章丢失、被盗用或违规使用等情况，立即向行政部及分管领导报告。（三）使用申请人需如实填写用印申请，确保文件内容合法合规、手续齐全；配合审批及登记流程，对用印文件的真实性、合法性负责；用印后妥善保管文件，避免因文件泄露给企业造成损失。三、公章的刻制与备案（一）刻制申请因业务需要新增或更换公章时，由申请部门提交书面申请（说明刻制原因、公章类型），经部门负责人、行政部审核后，报总经理审批。（二）刻制与备案要求1.公章必须到公安机关指定的刻章机构刻制，严禁私自刻制；2.刻制完成后，由行政部向公安机关提交刻章证明、企业营业执照等材料，办理备案手续，领取备案回执；涉及财务章、发票章的，同步向税务部门报备。（三）公章启用备案完成后，行政部发布《公章启用通知》，明确启用时间、使用范围；旧公章同步作废，按“公章注销与销毁”流程处理。四、公章的保管要求（一）保管场所公章应存放于带锁的保险柜或专用文件柜，存放地点需具备防盗、防火、防潮条件；非工作时间应将公章妥善封存，避免脱离保管人控制。（二）保管交接保管人岗位变动或离职时，需提前3个工作日提交交接申请，由行政部指定监交人（如纪检人员、法律顾问），办理交接手续：填写《公章交接清单》，记录公章数量、使用记录、现存文件等；交接双方及监交人签字确认，行政部更新保管人信息并公示。（三）临时保管保管人因出差、休假等原因需临时移交公章的，需提前向行政部提交书面申请，经审批后移交至企业指定的备用保管人，双方签订《临时保管协议》，明确保管责任与用印限制；移交人需将近期用印记录、未办结的用印申请交接清楚。五、公章的使用流程（一）申请使用申请人填写《公章使用申请表》，注明用印文件名称、用途、份数、接收方（如有），并附文件正文及相关附件（如合同需附对方主体资格证明、授权委托书等），确保文件内容完整、无涂改。（二）审批1.一般文件（如日常公文、证明材料等）：由部门负责人审核，确认文件内容与企业职责相符、手续齐全后签字批准。2.重要文件（如合同协议、对外担保、重大决策文件等）：需经部门负责人审核后，报分管领导或总经理审批；涉及重大事项（如投资、融资、产权变更）的，需提交董事会或股东会审议通过。3.紧急情况：如遇突发事项需用印且审批人无法及时签字的，申请人应通过电话、邮件向审批人说明情况，取得口头同意后先行用印，24小时内补签书面审批手续，行政部留存沟通记录（如通话录音、邮件截图）。（三）登记与用印1.保管人收到审批通过的《公章使用申请表》后，在《公章使用登记簿》上登记用印时间、文件名称、申请人、审批人等信息；2.核对文件内容与申请信息一致后，在文件指定位置（如落款处、骑缝处）用印，确保印章清晰、完整；多页合同需加盖骑缝章，复印件用印需注明“复印件与原件一致”及日期；3.禁止行为：严禁在空白介绍信、合同、授权书等空白文件上加盖公章；严禁将公章带离保管场所（确因工作需要外出用印的，需经总经理审批，由保管人或指定人员陪同，用印后立即返回）。（四）存档用印完成后，保管人将《公章使用申请表》与用印文件副本（或复印件）一并存档，存档期限不少于10年，便于后续查询和审计。六、公章的注销与销毁（一）注销申请因企业名称变更、注销、公章损坏等原因需注销公章的，由行政部提交注销申请（附相关证明材料），经总经理审批后，向公安机关提交注销申请，领取注销回执。（二）销毁流程注销后的公章由行政部负责销毁，销毁时需邀请至少两名见证人（如纪检人员、法律顾问）到场，填写《公章销毁清单》，记录公章名称、编号、销毁方式（如粉碎、熔毁），销毁后由见证人、行政部负责人签字确认，过程可拍照或录像留存。七、违规行为与处理（一）违规行为包括但不限于：未经审批擅自用印；在空白文件、不符合要求的文件上用印；保管不善导致公章丢失、被盗用；伪造、变造公章；擅自将公章带离保管场所且未报备。（二）处理措施1.内部处罚：视情节轻重给予警告、记过、降职、解除劳动合同等处分，同时要求责任人赔偿企业损失；2.法律责任：如违规行为涉嫌违法犯罪（如伪造公章、合同诈骗），移交司法机关处理，追究刑事责任。八、附则1.本规范自发布之日起施行，由行政部负责解释。2.各分支机构可根据本规范制定实施细则，报总公司行政