采购需求分析及报价审批模板

一、适用工作场景二、操作流程详解（一）需求发起与确认需求部门发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交货期、预算金额（需注明是否含税）、技术参数（如适用）及附件（如技术图纸、需求说明书等）。部门负责人初审：需求部门负责人审核需求的必要性、合理性及预算匹配度，签字确认后提交至采购部。（二）需求分析与评估采购部接收与审核：采购部收到需求后，重点审核：需求描述是否清晰，规格参数是否明确；是否存在历史采购记录（可复用现有供应商或优化采购方案）；预算是否符合公司成本控制要求（如超预算，需需求部门说明原因并补充预算申请）。跨部门沟通确认：对技术复杂或金额较大的需求，采购部需组织需求部门、技术部（如适用）共同召开需求评审会，明确技术标准、质量要求及交付细节，形成会议纪要作为附件。（三）供应商询价与报价收集供应商选择：常规采购：从公司《合格供应商名录》中筛选至少3家供应商进行询价；新供应商开发：需先完成供应商资质审核（如营业执照、行业资质等），再纳入询价范围；紧急采购：经需求部门负责人及采购总监签字确认后，可适当减少询价供应商数量（但不得少于2家）。发出询价单：采购部向选定供应商发出《询价单》（需注明采购需求、报价截止时间、报价要求（如含税价/不含税价、交货期、付款条件、质保期等）及联系方式）。收集与整理报价：供应商在截止时间前提交报价单，采购部核对报价信息是否完整（如遗漏关键信息，需及时补充），并整理形成《供应商询价记录表》。（四）报价对比与评审组建评审小组：根据采购金额及重要性，由采购部牵头，需求部门、财务部、技术部（如适用）相关人员组成评审小组（成员不少于3人）。多维度对比分析：评审小组从以下维度对供应商报价进行综合评估：价格：对比单价、总价是否符合预算，是否包含运费、安装费等附加成本；质量：供应商资质、质量认证（如ISO9001）、过往供货质量记录、质保期承诺；交付：交货期是否满足需求，物流方案合理性；服务：售后支持、技术响应能力、付款条件优惠性等。形成评审意见：评审小组填写《报价对比分析表》，明确各供应商得分（可设置权重，如价格40%、质量30%、交付20%、服务10%）及推荐意见，所有评审人员签字确认。（五）分级审批与决策根据采购金额及公司授权制度，逐级提交审批：小额采购（如≤5万元）：需求部门负责人→采购部经理→财务部审核；中等金额采购（如5万-20万元）：需求部门负责人→采购部经理→财务部→采购总监；大额采购（如＞20万元）：需求部门负责人→采购部经理→财务部→采购总监→总经理/分管副总。审批人需重点审核需求必要性、报价合理性、评审流程合规性，并在《采购报价审批表》中签署意见。如审批不通过，需明确退回修改或否决原因。（六）执行与归档合同签订：审批通过后，采购部根据选定供应商信息拟定采购合同，经法务部（如适用）审核、双方签字盖章后生效。采购执行：采购部跟进供应商履约情况（如生产、发货、验收），需求部门按合同约定进行验收，填写《验收单》。资料归档：采购部将采购需求申请表、询价记录、报价对比分析表、审批表、合同、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。三、核心表格模板（一）采购需求申请表字段名称填写说明需求部门如“行政部”“生产一部”申请人需求部门经办人，用“*某某”代替联系方式申请人电话（内部短号，不暴露隐私）采购名称需求物品/服务的全称（如“联想ThinkPadT14笔记本电脑2023款”）规格型号/技术参数详细描述规格、配置、功能指标（可附附件）需求数量明确采购数量（如“10台”“50件”）用途说明简述采购目的（如“用于新员工入职办公”“生产车间A设备配件更换”）期望交货期需求部门要求的到货日期（如“2024年X月X日前”）预算金额（含税/不含税）填写预算总金额，注明是否含税（如“¥50,000（含税）”）附件清单如技术图纸、需求说明书等，注明名称及份数部门负责人意见签字+日期（二）供应商询价记录表字段名称填写说明询价单号格式“CG–”（如“CG2024-05-001”）询价日期发出询价单的日期供应商名称全称（需与营业执照一致）联系人/联系方式供应商对接人及电话报价截止时间要求供应商反馈报价的截止日期询价内容摘要简述采购需求（可引用采购需求申请表核心信息）报价状态“已报价”“未报价”“超时未报价”备注如供应商特殊说明（如“可批量优惠”“交货期需延长5天”）（三）报价对比分析表字段名称填写说明供应商名称A供应商/B供应商/C供应商报价金额（含税）供应商报价总金额单价（含税）单位物品报价（如适用）规格型号匹配度“完全匹配”“基本匹配（需调整）”“不匹配”（1-10分评分）质量保障措施供应商提供的质保期、质量认证等（1-10分评分）交货期承诺交货日期付款条件如“预30%到货70%质保10%”综合得分价格得分×40%+质量得分×30%+交付得分×20%+服务得分×10%推荐意见“推荐选择”“备选”“不推荐”评审人员签字评审小组所有成员签字（四）采购报价审批表字段名称填写说明采购需求概述简述采购名称、数量、预算（引用需求申请表核心信息）推荐供应商及报价明确首选供应商名称、报价金额及推荐理由（引用报价对比分析表意见）需求部门意见签字+日期采购部意见签字+日期财务部意见重点审核预算合理性、付款条件风险，签字+日期技术部意见（如适用）审核技术参数匹配度，签字+日期采购总监意见签字+日期总经理/分管副总意见签字+日期四、使用要点提示需求描述准确性：采购需求需明确、具体，避免“办公用纸”“通用设备”等模糊表述，防止供应商报价偏差或后期履约争议。供应商合规性：询价前需确认供应商资质（如经营范围、行业许可），禁止向无资质供应商采购（如特种设备供应商需具备生产许可证）。评审客观性：评审小组需严格按照既定评分标准打分，避免主观臆断，对价格异常偏离（如远低于市场均价或远高于预算）的供应商，要求补充说明原因。审批权限刚性：严格按照公司授权制度执行审批，不得越级审批或简化流程，大额采购需提交总经