公司文件档案管理规范与模板

公司文件档案管理规范与模板一、规范概述与适用场景文件档案是企业运营的重要载体，记录了业务开展、决策过程、合规管理等关键信息。本规范旨在统一公司文件档案的管理标准，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，适用于公司各部门在日常工作中产生的各类文件（包括但不限于合同、报告、制度、会议纪要、项目资料、财务凭证等）从形成到归档、借阅、销毁的全生命周期管理。无论是新员工入职后的文件处理培训，还是部门年度档案整理，抑或是外部审计时的资料调取，均可参照本规范执行。二、文件档案管理全流程操作步骤（一）文件收集与初步审核明确收集范围：各部门需在文件形成后3个工作日内，将属于归档范围的文件（如需长期保存的合同、重要项目方案、年度总结等）交至部门档案管理员；跨部门协作文件，由主办部门负责收集。文件完整性检查：档案管理员核对文件是否包含关键要素（如合同需包含双方签字盖章、项目资料需含立项报告与验收报告），对缺失要素的文件退回原部门补充，补充后重新提交。初步分类标记：根据文件类型（如综合类、业务类、财务类、人事类）在文件右上角用铅笔标注临时分类代码，便于后续整理。（二）文件分类与编号规则分类标准：采用“年度-部门-文件类型-流水号”四级分类法，具体年度：文件形成年份（如2024）；部门：公司标准部门缩写（如行政部=XA、市场部=SC、财务部=CW）；文件类型：用两位字母表示（如制度=ZD、报告=BG、合同=HT、纪要=JY）；流水号：当年该类文件从001开始顺序编号。示例：2024年行政部形成的第3份制度文件，编号为“2024-XA-ZD-003”。特殊文件处理：跨年度项目文件按项目结束年度归档；密级文件（如涉密合同）需在分类后标注密级（如“秘密”“机密”），单独存放。（三）文件整理与装订规范排序与装订：按文件形成时间顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，使用无酸档案夹装订；超过20页的文件需加装封面，注明文件编号、名称、部门、日期及经办人*。电子文件同步：纸质文件归档后，需同步将电子版（PDF格式，避免可编辑修改）至公司档案管理系统，命名规则与纸质文件编号一致，保证纸质与电子档案一一对应。（四）档案归档与存储管理归档时限：每季度末最后5个工作日，各部门档案管理员将本季度整理完毕的档案移交至公司档案室，填写《档案移交清单》（见模板一），双方签字确认。存储要求：纸质档案：存入符合国家标准（GB/T7156-2003）的无酸档案盒，按编号顺序排架，每层高度不超过30cm，避免挤压；电子档案：存储于公司专用服务器，定期（每月）进行备份，备份数据异地存放；环境控制：档案室保持温度18-22℃，湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，每日记录温湿度。（五）档案借阅与使用流程借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（见模板二），注明借阅人、部门、文件编号、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人审批后提交档案室。借阅与归还：档案管理员核对申请表无误后，提供档案副本（原件原则上不外借，特殊情况需经分管领导*批准）；借阅人需在档案室当场检查档案完整性，归还时档案管理员核对无误后，在《档案借阅登记表》上记录归还日期。保密要求：借阅人不得复制、摘抄涉密档案，不得转借他人，如需摘抄需经档案室负责人*批准，摘抄内容需注明来源及日期。（六）档案鉴定与处置定期鉴定：每年度末，由档案管理小组（由行政部、法务部、业务部门负责人组成）对档案进行价值鉴定，区分“永久保存”“长期保存（10-30年）”“短期保存（5-10年）”三类。销毁流程：对于到期无保存价值的档案，由档案室编制《档案销毁清册》（见模板三），经分管领导审批后，由两人以上（含档案管理员、监销人）共同监销，销毁时当场记录，监销人签字确认，销毁清册永久保存。三、核心管理模板表格模板一：档案移交清单序号档案编号文件名称形成日期页数移交部门移交人*接收人*备注12024-XA-ZD-003公司档案管理制度2024-03-1512行政部张*李*22024-SC-HT-001市场推广合作协议2024-03-2025市场部王*李*含附件3份………合计——共份——共页————————模板二：档案借阅申请表借阅人*部门借阅日期文件编号文件名称借阅期限借阅用途□查阅□复印□其他：______部门负责人审批意见：签字：*日期：档案管理员处理意见：□同意借出□提供副本□拒绝（原因：______）签字：*日期：归还日期经手人*档案管理员确认：*模板三：档案销毁清册序号档案编号文件名称形成年度保存期限销毁原因销毁日期监销人*经手人*备注12020-CW-BG-005年度财务分析报告202010年保存到期2024-12-20赵*钱*22021-XA-JY-002部门周例会纪要（1-6月）20215年保存到期2024-12-20赵*钱*…………合计——共份——————————————四、管理过程中的关键注意事项责任到人：各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，需指定专人担任部门档案管理员，保证文件及时收集、整理；档案室管理员负责档案的统一接收、存储、保管，定期检查档案状态，发觉问题及时上报。保密与安全：涉密档案的、流转、归档需严格遵守公司保密制度，非相关人员不得接触；档案室严禁烟火，出入人员需登记，非档案室人员不得随意进入存储区域。定期检查：档案室每季度对纸质档案进行抽样检查（抽查比例不低于10%），查看是否有虫蛀、霉变、字迹褪色等情况；电子档案每季度进行备份有效性测试，保证数据可恢复。培训与更新：行政部每年组织至少1次档案管理培训，更新员工对规范及流程的认知；本规范根据公司业务变化适时修订，修订版本需经总经理办公会审批后发布。特殊情况处理：如遇文件遗失，需由原经办部门出具《文件遗失说明》，经部门负责人及分管领导审批后，档案室