行政采购申请与审批双层模板

一、适用范围与典型应用场景二、全流程操作步骤详解（一）采购申请发起与填写需求确认：申请人（部门员工或指定经办人）根据实际工作需要，明确采购物品的名称、规格型号、数量、用途及预期到货时间，保证采购需求合理、必要。填写申请表：登录单位行政管理系统或《行政采购申请表》，逐项填写信息：申请人基本信息：姓名（*员工）、所在部门、联系方式；采购物品明细：每类物品需注明名称、规格、单位、数量、预估单价及总价（总价=单价×数量）；需求说明：简述采购用途（如“用于部门日常文件打印”“会议室设备维护”等）；预算来源：填写对应的项目编号或预算科目（如“行政办公经费-2024年”）。附件：如涉及特殊物品（如定制化设备），需附上供应商报价单或技术参数说明，作为审批参考。（二）部门负责人初审审核重点：部门负责人（*经理）需确认采购需求的合理性（是否为部门工作必需）、数量准确性（是否超出实际需求）及预算匹配性（是否在部门年度预算范围内）。审批操作：在《行政采购申请表》“部门审批意见”栏签署意见（同意/不同意，需注明理由），签字并加盖部门公章，于1个工作日内反馈至申请人。若不同意，需明确说明原因并退回修改。（三）行政部集中审核汇总与核对：行政部（*主管）接收申请后，汇总各部门采购需求，核对以下内容：物品是否在行政部《常用物资采购目录》内，若为目录外物品，需确认其必要性；库存情况：通过库存管理系统查询是否有可用库存，避免重复采购；合规性：检查采购物品是否符合单位采购政策（如是否需选择定点供应商、是否涉及三无产品等）。意见反馈：审核通过后，在“行政部审核意见”栏签字确认，并同步至财务部；若需调整（如数量削减、规格替换），与申请人沟通后修改申请表。（四）财务部预算复审预算核查：财务部（*会计）重点审核采购预算与财务预算的匹配度，确认：总价是否超出部门剩余预算，若超预算需核实是否有调剂空间或追加预算依据；预估单价是否合理（参考历史采购价格、市场均价或供应商报价）。审批签署：预算合规的，在“财务部审批意见”栏签字；若预算不足或价格异常，退回行政部或申请人调整，并说明调整方向。（五）分管领导终审（根据金额分级）分级审批：根据采购金额执行分级审批：5000元以下：由行政部负责人（*主任）审批；5000-20000元：由分管行政领导（*副总）审批；20000元以上：需提交总经理（*总）审批。最终意见：审批人在“分管领导审批意见”栏签署“同意采购”或“不予采购”，明确审批结论及特殊要求（如“需选择环保材质供应商”）。（六）采购执行与验收订单下达：行政部根据审批通过的申请表，通过单位采购平台或指定供应商下达订单，注明采购物品明细、交付时间及验收标准。到货验收：物品送达后，由申请人所在部门与行政部共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与申请一致；检查质量是否合格（如文具是否完好、设备是否正常运行）；填写《物品验收单》，验收人（员工、主管）签字确认，并反馈至行政部入库。资料归档：行政部将《采购申请表》《审批表》《供应商报价单》《验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年。三、核心模板表格设计表1：行政采购申请表申请日期年月日申请编号XZCG-2024-X申请人姓名*员工所在部门行政部联系方式X-X预算来源行政办公经费采购物品明细序号物品名称规格型号单位1A4打印纸80g箱2签字笔0.5mm黑色支需求说明用于部门日常文件打印及会议记录，库存不足，需补充。申请人签字___________部门审批意见___________审批人：*经理日期：年月日表2：行政采购审批表申请编号XZCG-2024-X申请日期年月日采购物品总金额155.00元预算金额2000.00元部门审批意见需求合理，数量符合实际，在部门预算范围内，同意采购。审批人：*经理日期：年月日行政部审核意见___________审核人：*主管日期：年月日财务部审批意见预算合规，预估单价合理，同意采购。审批人：*会计日期：年月日分管领导审批意见___________审批人：*副总日期：年月日四、使用关键提示填写规范：申请表需用黑色签字笔或电子文档填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；物品名称、规格等需准确，避免使用“一批”“若干”等模糊表述。审批时效：各环节审批人需在1-2个工作日内完成审批，紧急采购（如突发维修物资）可标注“加急”，行政部优先处理，但需补齐审批流程。预算控制：严格执行预算管理，不得超预算或无预算采购；若确需追加预算，需提前向财务部提交《预算调整申请》，经审批后方可执行。供应商选择：目录内物品需从单位定点供应商采购，目录外物品需至少对比2家供应商报价，选择性价比最优方案；严禁向未经资质审核的供应商采购。验收与退换：到货后需在24小时内完成验收