采购流程标准化管理手册供应商管理功能

采购流程标准化管理手册供应商管理功能一、手册目的与适用范围本手册旨在规范企业供应商管理的全流程操作，通过标准化管理实现供应商资源的优化配置、合作风险的有效控制及采购效率的持续提升。适用于企业采购部门、供应商管理部门及相关业务协同部门，涵盖供应商准入、评估、合作及退出等关键环节的管理活动。二、供应商全生命周期管理操作流程（一）供应商准入管理需求发起与信息收集责任主体：采购专员、需求部门负责人操作说明：（1）需求部门根据项目或生产需要，提出供应商引入需求，明确物料/服务类别、技术标准、交付周期等核心要求，填写《供应商引入需求申请表》并附技术规格书。（2）采购专员*根据需求，通过行业平台、公开招标、定向推荐等渠道收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本资质条件的供应商名单（建议每类物料/服务初步筛选不少于3家）。资质审核与文件验证责任主体：采购经理、质量合规专员操作说明：（1）向潜在供应商发放《供应商资质文件清单》，要求提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、生产许可证、体系认证文件、过往合作案例（如有）等。（2）质量合规专员*对供应商资质文件的真实性、有效性及合规性进行审核，重点核查资质是否在有效期内、经营范围是否匹配需求、是否存在行政处罚记录等，形成《供应商资质审核报告》。现场考察与风险评估（必要时）责任主体：采购经理、质量专员、技术工程师*操作说明：（1）对关键物料或高价值服务的供应商，组织现场考察，重点关注生产环境、工艺流程、质量控制能力、产能匹配度、交付保障能力等。（2）填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势与风险点，并由考察人员共同签字确认。准入评审与决策责任主体：供应商评审小组（由采购、质量、技术、财务等部门负责人组成）操作说明：（1）评审小组综合资质审核结果、现场考察情况（如需）、供应商报价及服务承诺等，采用评分法（如资质20分、技术能力30分、价格25分、服务15分、合作案例10分）进行综合评估。（2）得分≥80分的供应商可纳入《合格供应商名录》，得分70-79分的列为“备选供应商”，得分＜70分的予以淘汰。协议签订与信息录入责任主体：采购专员、法务专员、供应商管理专员*操作说明：（1）与准入供应商签订《采购框架协议》，明确合作范围、价格条款、质量标准、交付要求、违约责任等核心内容。（2）供应商管理专员*将供应商基本信息、资质文件、协议条款等录入供应商管理系统，建立供应商档案，分配唯一供应商编码。（二）供应商绩效评估管理评估周期与维度周期：日常动态评估（月度/季度）+年度综合评估（每年12月）评估维度：质量维度：产品合格率、质量问题响应速度、质量发生率；交付维度：准时交付率、订单满足率、交付提前/延迟时长；服务维度：技术支持及时性、沟通响应效率、问题解决满意度；价格维度：价格竞争力、成本优化贡献、付款条件合理性；合规维度：合同履约率、法律法规遵守情况、廉洁合作记录。评估实施流程责任主体：采购专员、质量专员、需求部门使用人、供应商管理专员操作说明：（1）日常评估：采购专员每月收集供应商的交付数据，质量专员统计质量反馈记录，需求部门使用人*对服务满意度进行评分，录入供应商管理系统自动日常评估得分。（2）年度评估：每年1月，供应商管理专员*汇总日常评估数据（占比60%），组织需求部门、质量部门填写《供应商年度综合评估表》（占比40%），计算年度综合得分。评估结果应用分级标准：A级（优秀）：得分≥90分，优先分配订单，给予付款优惠；B级（良好）：80≤得分＜90，维持正常合作，鼓励持续改进；C级（合格）：70≤得分＜80，发出《改进通知单》，限期30日内提交整改报告；D级（不合格）：得分＜70，暂停合作或启动清退流程。应用措施：（1）A级供应商可纳入“战略供应商”名单，签订长期合作协议；（2）C级供应商未按期整改或整改后仍不达标的，降为D级；（3）D级供应商2年内不得重新准入。（三）供应商合作过程管理订单协同与交付跟踪责任主体：采购专员、供应商对接人、物流专员*操作说明：（1）采购专员通过供应商管理系统下达采购订单，明确物料编码、数量、交付时间、交付地点等信息，供应商对接人需在24小时内确认订单。（2）物流专员*跟踪供应商发货进度，收货时核对送货单与订单信息是否一致，签署《收货确认单》，并将收货数据录入系统。质量检验与异常处理责任主体：质量专员、采购专员、供应商对接人*操作说明：（1）到货物料由质量专员*按《检验规范》进行检验，合格物料办理入库手续，不合格物料标识“不合格品”并隔离存放。（2）出现不合格品时，质量专员填写《质量异常处理单》，采购专员通知供应商24小时内响应，协商处理方案（如退货、换货、降价等），供应商需在5日内提交《纠正预防措施报告》。付款结算与对账责任主体：采购专员、财务专员、供应商对接人*操作说明：（1）采购专员*每月核对供应商交付单据、检验报告、发票等信息，确认无误后提交《付款申请单》。（2）财务专员审核付款申请，按合同约定付款周期安排付款，供应商对接人需在收到款项后3日内通过系统确认收款信息。（四）供应商退出管理退出触发条件连续2次年度评估为D级；发生重大质量或安全，影响企业生产经营；严重违反合作协议（如恶意抬价、泄露商业秘密等）；企业自身业务调整不再需要该类供应商；供应商主动提出申请且双方协商一致。退出流程责任主体：采购经理、供应商管理专员、法务专员*操作说明：（1）触发退出条件时，采购经理*签发《供应商退出通知单》，明确退出原因、生效时间及后续事项。（2）供应商管理专员*与供应商完成未交付订单清算、历史账务核对、资料回收（如资质文件、样品等），签署《供应商退出确认书》。（3）供应商管理专员*在系统中更新供应商状态为“已退出”，并将退出档案归档保存，保存期限不少于5年。三、关键管理表格模板（一）《供应商准入申请表》申请部门申请日期申请单号需求物料/服务名称规格型号需求数量/周期技术要求（可附页）期望交付周期预算范围质量标准引入原因说明需求部门负责人签字：日期：年月日采购专员初审意见：签字：年月日采购经理审批意见：签字：年月日（二）《供应商年度综合评估表》供应商名称供应商编码评估周期评估维度评分标准（满分100分）得分质量管理合格率≥98%（20分）、无重大质量（10分）交付能力准时交付率≥95%（20分）、订单满足率≥98%（10分）服务支持响应及时性（15分）、问题解决满意度（10分）价格水平市场竞争力（15分）、成本优化贡献（10分）合规履约合同履约率100%（10分）、无违规记录（5分）综合得分评估等级□A级（优秀）□B级（良好）□C级（合格）□D级（不合格）改进建议（针对C/D级供应商）评审小组签字：日期：年月日（三）《供应商质量异常处理单》供应商名称供应商编码异常单号异常物料名称规格型号批次号异常数量发觉日期发觉环节（来料/过程/客户反馈）异常现象描述（附照片/检测报告）质量等级判定□轻微缺陷□一般缺陷□严重缺陷□致命缺陷原因分析（供应商填写）纠正预防措施（供应商填写）整改完成期限验证结果采购专员意见：签字：年月日质量专员意见：签字：年月日四、关键风险控制与执行要点（一）资质审核风险控制严格执行“人证一致”原则，核对供应商营业执照、法人授权委托书等文件原件，留存复印件并加盖公章；对高风险行业供应商（如食品、医疗器械等），需额外核查行业特殊资质（如生产许可证、GMP认证等），保证资质覆盖全部合作范围。（二）评估过程客观性保障评估指标需量化（如“准时交付率”以系统数据为准，“服务满意度”以需求部门评分表为依据），减少主观判断；评审小组成员需独立打分，取平均分作为最终得分，避免个人偏好影响结果。（三）合作过程动态管理建立供应商绩效预警机制，对连续2个月日常评估得分低于70分的供应商，由采购专员*约谈其负责人，要求提交改进计划；定期（每季度）更新《合格供应商名录》，删除长期无合作、评估不达标的供应商，保证名录时效性。（四）信息安全与保密要求供应商资料仅限采购、质量、法务等相关部门因工作需要查阅，严禁泄露供应商商业秘密（如成本数据、技术参数等）