采购申请与审批标准化流程清单

采购申请与审批标准化流程清单实用指南一、适用范围与典型场景本流程适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购管理，涵盖从需求提出到最终付款的全环节标准化操作。典型场景包括但不限于：日常办公采购：如文具、耗材、设备配件等低值易耗品的补充；生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等物资的采购；服务类采购：如咨询、维修、保洁、外包服务等项目的采购；专项项目采购：如工程建设、技术改造、活动组织等项目的物资或服务采购。通过标准化流程，可保证采购需求合理、审批权责清晰、执行过程规范，有效提升采购效率并控制风险。二、标准化操作流程详解步骤1：采购需求发起与提报责任主体：需求部门申请人（如部门助理、项目负责人）操作说明：需求部门根据实际工作需要（如办公用品短缺、设备老化、项目启动等），填写《采购申请单》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息；对于技术性较强的采购（如专业设备、软件系统），需附《技术需求说明书》，明确功能参数、验收标准等；需求部门负责人（如部门经理）对采购需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。输出成果：《采购申请单》（含附件）步骤2：采购部门初审与需求确认责任主体：采购部门专员操作说明：采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点核查：采购需求是否符合单位采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到公开招标标准等）；预算金额是否在部门预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整程序；技术参数是否明确、是否存在倾向性或排他性条款；对初审通过的需求，与需求部门沟通确认细节，形成《采购需求确认单》；对初审不通过的，注明原因并退回需求部门修改。输出成果：《采购需求确认单》（初审通过）/《采购申请单退回说明》（初审不通过）步骤3：采购方式确定与执行责任主体：采购部门负责人、采购专员操作说明：根据采购金额、项目性质及单位采购管理制度，确定采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）；按照确定的采购方式组织采购活动：公开招标/邀请招标：发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标、确定中标供应商；询价：向不少于3家合格供应商发出询价单，比价后确定供应商；单一来源采购：需提供唯一性说明（如专利、专有技术等），经单位分管领导审批后执行；采购完成后，与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务、交付标准、付款方式、违约责任等条款。输出成果：《采购合同》、中标通知书/成交通知书步骤4：验收与确认责任主体：需求部门、采购部门、财务部门（必要时）操作说明：供应商按合同约定交付货物或提供服务后，需求部门牵头组织验收（可邀请采购部门、技术部门、财务部门共同参与）；验收时需对照《采购需求确认单》《技术需求说明书》《采购合同》，核对：货物数量、规格型号、质量是否符合要求；服务内容、标准是否达到合同约定；供应商是否提供相关凭证（如合格证、检测报告、服务验收单等）；验收合格后，需求部门、采购部门、财务部门分别在《采购验收单》上签字确认；验收不合格的，需出具《验收不合格报告》，要求供应商限期整改或更换，整改后重新验收。输出成果：《采购验收单》（合格）/《验收不合格报告》（不合格）步骤5：付款申请与审批责任主体：财务部门、采购部门、单位领导操作说明：采购部门凭《采购申请单》《采购合同》《采购验收单》等资料，填写《付款申请单》，提交财务部门；财务部门审核资料的完整性、合规性（如发票抬头、金额是否与合同一致、验收手续是否齐全等），确认无误后提交单位领导审批；根据审批权限，由部门负责人、分管领导、总经理（或单位最高负责人）分级审批（具体权限依据单位财务制度确定）；审批通过后，财务部门按合同约定方式办理付款（如银行转账、电汇等），并留存付款凭证。输出成果：《付款申请单》、付款凭证、发票步骤6：资料归档责任主体：采购部门、档案管理部门操作说明：采购完成后，采购部门负责整理全套采购资料（含《采购申请单》《采购需求确认单》《采购合同》《中标通知书》《采购验收单》《付款申请单》、发票等），按“一采购一档”原则编号归档；档案管理部门定期接收采购档案，按单位档案管理规定保存，保存期限不少于5年（重大项目档案保存期限按国家或行业规定执行）。输出成果：采购档案（电子版+纸质版）三、采购申请单模板及填写说明采购申请单模板基本信息内容申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购明细序号物品/服务名称123采购方式建议□公开招标□邀请招标□询价□竞争性谈判□单一来源采购附件清单□技术需求说明书□报价单□其他：审批意见需求部门负责人签字：日期：年月日采购部门初审签字：日期：年月日财务部门审核签字：日期：年月日分管领导审批签字：日期：年月日总经理/单位负责人签字：日期：年月日填写说明基本信息：申请部门需填写全称，申请人需为需求部门实际经办人，联系方式保证畅通；采购明细：物品/服务名称需准确规范，规格型号、服务内容需详细描述（如“A4复印纸”需注明“70g白色，500张/包”），数量、预估单价需与实际需求一致，预算金额=预估单价×数量；采购方式建议：根据单位采购制度及项目情况勾选，由采购部门最终确认；附件清单：技术性采购需附《技术需求说明书》，紧急或小额采购可附供应商报价单；审批意见：需逐级签字，不得代签，审批日期需填写实际签署日期。四、关键执行要点与风险提示1.预算控制要点采购申请需在部门年度预算范围内发起，超预算项目需提前履行预算调整程序，未经审批不得超预算采购；采购部门需实时跟踪采购预算执行情况，避免预算超支或闲置。2.审批时效要求需求部门提交《采购申请单》后，各级审批人应在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可适当缩短，但需注明“紧急”原因并同步报备）；采购部门从收到申请到确定供应商，原则上不超过5个工作日（复杂项目除外）。3.资料完整性要求采购执行全程需留存书面或电子资料，保证“一事一档、资料齐全”，杜绝“无合同采购”“无验收付款”等行为；电子资料需定期备份，防止数据丢失。4.合规性风险提示严禁拆分采购项目规避公开招标（如将大额采购拆分为多笔小额采购）；严禁设置倾向性、排他性条