工程项目文档归档及管理制度模板

工程项目文档归档及管理制度模板一、适用范围与场景本制度适用于各类新建、改建、扩建工程项目（含房屋建筑、市政基础设施、公路、水利、机电安装等类型）的全生命周期文档管理，涵盖从项目立项、勘察设计、招标采购、施工实施、竣工验收至项目后评价各阶段。参与单位包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、造价咨询机构及第三方检测机构等，均需遵循本制度对工程文档的形成、收集、整理、归档、保管及利用进行规范管理。二、文档管理全流程操作步骤（一）项目前期：制度宣贯与准备明确职责分工建设单位牵头成立项目文档管理小组，明确项目负责人（项目经理）为第一责任人，配备专职文档管理员（文档专员）；各参建单位指定专人负责本单位形成文档的收集与初审。签订合同时需在合同条款中明确文档编制、归档的质量要求、份数（含电子版及纸质版）及提交时限。制定分类标准依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）结合项目特点，编制《工程项目文档分类大纲》，将文档分为立项审批、用地规划、勘察设计、招标投标、施工管理、监理监督、竣工验收、结算审计、后评价九大类，每类下设子类（如“施工管理”类下设“施工组织设计”“进度计划”“质量验收记录”等）。（二）实施过程：动态收集与动态审核文档形成与初审各参建单位在工程活动开展同步形成文档，保证内容真实、准确、完整（如施工日志需当日记录，隐蔽工程验收记录需附影像资料）。单位内部审核：施工单位技术负责人（技术总工）审核施工技术文件，监理单位总监理工程师（总监）审核监理规划、监理报告等，建设单位专业工程师审核设计变更、签证等文件。定期提交与复核施工单位每月5日前向建设单位文档管理员提交上月完整文档（含纸质版签字盖章扫描件及电子版），监理单位同步提交监理月报、验收记录等关联文档。建设单位文档管理员收到文档后3个工作日内完成复核，重点检查文档完整性、签署规范性及与工程进度的一致性，对不合格文档退回并要求2个工作日内整改。（三）竣工验收阶段：系统归集与预验收竣工文档专项整理施工单位编制《竣工文件编制清单》，对照《分类大纲》梳理所有竣工资料（含竣工图、工程量清单、质量评定报告等），由项目经理签字确认后提交监理单位预审。监理单位组织竣工文档预验收，重点核查文档与工程实体的符合性、签署完整性及组卷规范性，形成《竣工文档预验收意见书》。正式验收与归档交接建设单位组织设计、施工、监理等单位进行竣工文档正式验收，验收合格后由各单位在《竣工文档验收记录表》上盖章签字。验收通过后15日内，施工单位向建设单位移交全套纸质文档（一式三套，含原件一套）及电子文档（刻录成光盘，标注项目名称及日期），双方填写《文档交接清单》并签字确认。（四）归档后管理：保管、利用与处置入库保管建设单位文档管理员对移交文档进行分类编号（编号规则：“项目代码-阶段代码-类别代码-流水号”，如“GC2024-01-CG-001”）、编制目录后入库，档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗及温湿度控制设施（温度14-24℃，湿度45-60%）。电子文档存储于加密服务器，定期（每季度）进行备份并检测备份有效性，防止数据丢失或损坏。借阅与利用单位内部借阅需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人及文档管理小组审批后，档案管理员办理借阅手续，借阅期限不超过7天（特殊情况可续借，续期不超过3天）；外部单位借阅需持单位介绍信及有效证件，经建设单位项目负责人批准。借阅的文档不得涂改、抽换、转借、复制，确需复制需文档管理小组审批并登记。到期鉴定与销毁对保管期限届满的文档（如临时合同、过程性会议记录等），由文档管理小组会同建设单位法务、工程部门组成鉴定小组，对文档价值进行评估，形成《文档鉴定报告》。经鉴定无保存价值的文档，由鉴定小组负责人签字批准后，由档案管理员监销，销毁过程需记录《文档销毁清单》并留存备查；涉密文档需按保密规定单独销毁。三、常用管理表单模板（一）工程项目文档分类目录表序号文档类别子类编号规则形成单位保管期限备注1立项审批项目建议书LC-01-001建设单位长期�含发改委批复文件2勘察设计岩土勘察报告KS-02-001勘察单位长期需加盖勘察章3施工管理施工组织设计SG-03-001施工单位长期需附审批表4竣工验收竣工验收报告SY-08-001建设单位长期各参建单位签字盖章（二）文档归档登记表文档编号文档名称形成阶段责任单位份数电子版/纸质版归档日期存放位置（柜/盒）备注GC2024-01-SG-001项目主体结构施工方案施工实施阶段施工单位3纸质+电子2024-05-10A柜-01盒含审批页GC2024-01-JL-002基础分部工程质量评估报告施工监理阶段监理单位2纸质+电子2024-06-15A柜-02盒总监签字（三）文档借阅申请表借阅人姓名所在部门借阅日期文档编号及名称借阅用途归还日期审批人档案管理员签字备注*工程管理部2024-07-01GC2024-01-SY-001竣工验收报告项目结算审计2024-07-08**不得复制（四）文档销毁审批表文档编号及名称形成日期保管期限销毁原因鉴定小组意见负责人签字审批人签字销毁日期执行人监销人备注GC2024-01-ZB-001临时会议纪要2024-03-153年保管期已满，无保存价值同意销毁*赵六*钱七2024-07-10*孙八*周九记录留存四、关键管控要点及时性与完整性：文档需在工程活动完成后3个工作日内形成，保证与工程进度同步，杜绝后补、漏填；隐蔽工程、关键工序文档必须附影像、检测报告等支撑材料。规范性与准确性：文档内容需使用蓝黑墨水或碳素笔书写（电子版为PDF格式），签字盖章清晰，日期逻辑一致；竣工图需与工程实体相符，加盖竣工图章并标注“竣工图”字样。责任到人：各单位文档负责人对文档质量负直接责任，建设单位文档管理员每月对文档管理情况进行检查，结果纳入参建单位信用评价。电子与纸质同步管理：电子文档需与纸质文档内容一致，重要文件（如合同、验收报告）需同时保存原件及扫描件，电子文档采用统一命名规则，便于检索。安全保密：涉密文