采购流程标准化工具供应商选择与合同管理版

采购流程标准化工具：供应商选择与合同管理版一、适用场景与目标本工具适用于企业采购部门、项目组及招标代理机构在开展采购活动时，规范供应商选择全流程及合同管理关键环节，旨在解决采购过程中“供应商资质参差不齐”“合同条款不严谨”“履约风险难把控”等问题，实现“流程标准化、决策透明化、风险可控化”目标，保证采购合规、高效、经济。二、供应商选择标准化流程步骤1：采购需求确认与立项操作内容：需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购标的（如设备、服务、工程等）、技术参数、数量、交付时间、预算金额及核心需求（如质量认证、服务响应速度等）。采购部联合技术部、财务部对需求进行审核，重点核查技术参数的合理性、预算与市场价格的匹配度，形成《采购需求审核意见表》。审核通过后，采购部编制《采购立项报告》，按企业权限报分管领导/总经理审批，启动采购流程。输出文件：《采购需求申请表》《采购需求审核意见表》《采购立项报告》。步骤2：供应商寻源与信息收集操作内容：根据采购标的性质，选择合适的寻源方式：公开招标：通过企业官网、采购平台等发布招标公告，邀请不特定的潜在供应商参与；邀请招标：从“合格供应商名录”中筛选3家及以上供应商，发出投标邀请函；询价采购：对于标准化、低价值采购，向不少于3家供应商发出询价单。收集供应商基本信息，包括营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业特许资质）、过往业绩证明、财务报表（近1年）等，初步筛选符合基本条件的供应商。输出文件：《供应商寻源记录表》《供应商基本信息清单》。步骤3：供应商资格预审操作内容：采购部组织技术、法务等成立资格预审小组，制定《资格预审标准》，重点审查：法人资格（营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的）；专业资质（如特种设备生产许可证、建筑施工资质等，需与采购等级匹配）；履约能力（近3年无重大违法记录，无重大诉讼/仲裁，财务状况良好）；供应保障能力（生产/服务规模、交付周期、应急方案）。供应商提交《供应商资格预审申请表》及相关证明材料，预审小组逐一评分，形成《资格预审结果报告》，确定通过预审的供应商名单（一般不少于3家）。输出文件：《资格预审标准》《供应商资格预审申请表》《资格预审结果报告》。步骤4：供应商综合评估与选定操作内容：采购部组织成立“供应商评审小组”（成员包括采购、技术、质量、财务、使用部门代表），制定《供应商评估打分表》，明确评估维度及权重：技术能力（30%）：技术参数匹配度、方案可行性、研发实力；商务能力（25%）：价格合理性、付款条件、售后服务承诺；企业信誉（20%）：行业口碑、履约记录、社会责任；质量保障（15%）：质量控制体系、检测设备、不良品处理流程；合作潜力（10%）：长期合作意愿、资源协同能力。通过预审的供应商提交《投标文件》/《响应文件》，评审小组按打分表独立评分，汇总后形成《供应商综合评估报告》，得分最高者为推荐供应商。若推荐供应商为单一来源或紧急采购，需提交《特殊采购说明》，经总经理审批后方可确定。输出文件：《供应商评估打分表》《供应商综合评估报告》《特殊采购说明》（如需）。步骤5：商务谈判与确定合作方操作内容：采购部与推荐供应商就价格、交付周期、付款方式、违约责任等核心条款进行商务谈判，形成《商务谈判纪要》，双方签字确认。谈判达成一致后，采购部向供应商发出《成交通知书》，明确合作意向及后续合同签订安排。输出文件：《商务谈判纪要》《成交通知书》。三、合同管理标准化流程步骤1：合同起草操作内容：采购部根据《成交通知书》《商务谈判纪要》及企业《合同管理规范》，使用标准合同模板起草《采购合同》，内容需包含：双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式）；采购标的（名称、型号、规格、数量、技术标准）；合同金额（含税价、税率、计价方式）；履约条款（交付时间、地点、验收标准、验收流程）；付款方式（预付款比例、到货款比例、质保金比例及支付条件）；违约责任（逾期交付、质量不达标、违约金计算方式等）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）；合同生效条件（双方签字盖章后生效）。技术部审核合同技术条款，保证与采购需求一致；财务部审核付款条款，符合企业资金管理规定。输出文件：《采购合同（草案）》《合同审核意见表》（技术部、财务部）。步骤2：合同审核与审批操作内容：采购部将《采购合同（草案）》及相关附件提交法务部审核，重点核查：合同主体合法性（供应商资质是否与签约主体一致）；条款完整性（是否遗漏核心权利义务）；法律风险（违约责任是否明确、争议解决方式是否合规）。法务部出具《合同法律审核意见书》，采购部根据意见修改合同，形成《采购合同（终稿）》。按企业权限履行审批流程：采购部负责人→法务部→财务部→分管领导→总经理，审批通过后方可签订。输出文件：《合同法律审核意见书》《采购合同审批表》。步骤3：合同签订与分发操作内容：采购部与供应商法定代表人或授权代表共同签字、盖章（合同章/公章），保证“骑缝章”完整。合同签订后，采购部将原件按“正本1份（采购部）、副本2份（财务部、使用部门）”分发，并扫描存档至企业合同管理系统，同步更新《合同台账》。输出文件：《采购合同（正本/副本）》《合同台账》。步骤4：合同执行与履约跟踪操作内容：供应商按合同约定交付标的物，采购部组织使用部门、技术部进行验收，出具《采购验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）及问题处理意见。财务部根据《验收报告》《合同》约定的付款条件，申请支付款项，留存付款凭证。采购部建立《合同执行跟踪表》，定期记录供应商履约情况（如交付及时率、质量合格率），对履约异常（如逾期、质量问题）及时发出《履约整改通知书》，跟踪整改结果。输出文件：《采购验收报告》《合同执行跟踪表》《履约整改通知书》（如需）。步骤5：合同变更、终止与归档操作内容：变更：因需求变化、政策调整等需变更合同时双方签订《合同变更协议》，履行原审批流程，更新《合同台账》。终止：因供应商违约、不可抗力等需终止合同时采购部出具《合同终止通知书》，明确终止原因、责任划分及后续处理方案，经审批后执行。归档：合同履行完毕（含质保期满后），采购部将合同文件（含审批单、验收报告、变更/终止协议等）整理成册，标注“已完结”字样，归档保存（保存期限不少于合同履行期+5年）。输出文件：《合同变更协议》《合同终止通知书》《合同归档清单》。四、核心工具模板清单表1：供应商资格预审申请表项目内容（示例）供应商名称*有限公司统一社会信用代码*注册地址省市区路*号联系人*经理联系方式*（仅用于联系，不公开）主营业务*设备研发、生产、销售提交资质材料营业执照副本、ISO9001认证证书、3个同类项目业绩合同声明本公司承诺所提供材料真实有效，如有虚假愿承担法律责任表2：供应商评估打分表评估维度评分标准（示例）权重得分技术能力技术参数完全匹配（30分），基本匹配（20分）30%*商务能力价格低于预算10%（25分），持平（15分）25%*企业信誉无不良记录（20分），1次轻微违约（10分）20%*质量保障通过ISO9001（15分），有第三方检测报告（10分）15%*合作潜力愿签订长期合作协议（10分），提供免费培训（5分）10%*总分——100%*表3：采购合同审批表合同名称*采购合同合同编号CG-2024-*供应商名称*有限公司合同金额*万元采购标的设备（型号：）履约期限签订后*日内交付部门审核意见技术部：技术参数符合需求，同意。（签字）日期：法务部意见合同条款完整，无法律风险，同意。（签字）日期：财务部意见付款方式符合资金管理规定，同意。（签字）日期：总经理审批同意签订。（签字）日期：表4：合同执行跟踪表合同编号CG-2024-*供应商名称*有限公司标的计划交付时间年月*日实际交付时间年月*日验收结果合格（□不合格）验收人*（使用部门）付款进度预付款：万元（已付）到货款：万元（待付）质保金：万元（年后支付）履约异常记录无（□逾期交付天□质量问题：，已整改）整改结果*下一步计划跟踪质保期内服务，*月完成质保金支付更新日期年月*日五、关键控制点与风险提示合规性控制：供应商寻源需符合《_________招标投标法》《采购法》等规定，严禁化整为零规避招标；合同审核需保证“先审批、后签订”，杜绝“先签后批”。供应商风险防控：定期对合格供应商进行复评（每年1次），对履约差、信誉低的供应商清出名录；对涉及安全生产、关键技术的采购，要求供应商提供“履约保证金”（一般为合同金额的5%-10%）。合同条款严谨性：技术参数需量化（如“设备噪音≤70dB”而非“低噪音”），避免模糊