项目合同管理规范

项目合同管理规范一、适用范围与管理目标本规范适用于企业内部所有项目合同的全程管理，涵盖从合同需求发起、起草、审批、签署、履行到归档的全生命周期管理环节。管理目标包括：规范合同管理流程，防范合同法律风险；保证合同条款严谨，保障企业合法权益；明确各环节责任主体，提升合同管理效率；实现合同信息可追溯，支持项目决策与审计需求。二、合同管理全流程操作指引（一）需求发起与合同类型确定发起主体：项目组根据项目立项计划或业务需求，向合同管理部门提交《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、项目范围、服务/交付内容、预算金额、预计履行期限等核心要素。类型判定：合同管理部门根据需求内容，判定合同类型（如服务合同、采购合同、技术开发合同、保密协议等），并匹配对应的合同模板库，保证模板适用性。输出成果：《合同需求申请表》（含附件：项目概况说明、合作方背景资料）。（二）合同起草起草主体：由项目组指定项目负责人（项目经理）牵头，联合法务专员（法务专员）、业务骨干共同起草合同文本，优先使用企业标准化模板。核心内容要求：合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等需准确无误；权利义务：明确双方在项目执行中的具体职责、交付标准、验收方式；商务条款：价款/报酬、支付方式（如分期支付、里程碑支付）、税费承担、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）；履约期限：项目启动时间、关键节点时间、完成时间、质保期（如适用）。输出成果：合同初稿（含附件：技术规格书、交付清单、保密协议等）。（三）内部评审评审组织：合同管理部门牵头，组织法务部、财务部、项目组、分管领导进行多部门联合评审，形成《合同评审记录表》。评审重点：法务部：审核合同条款合法性、合规性，排查法律风险（如知识产权归属、不可抗力条款、违约责任是否公平）；财务部：审核价款构成合理性、支付条款与财务流程匹配度、发票类型要求（如适用）；项目组：审核技术条款可行性、交付标准与项目需求一致性、履约周期是否合理；分管领导：审核合同整体风险与项目战略目标一致性。输出成果：《合同评审记录表》（含各部门评审意见及修改说明），评审通过后形成合同终稿。（四）合同谈判与修订谈判准备：项目负责人（项目经理）与法务专员（法务专员）共同制定谈判策略，明确谈判底线（如价格浮动范围、违约金上限），并组织谈判团队。谈判执行：与合作方就合同条款进行沟通，重点协商评审中提出的修改意见（如责任划分、支付节点），达成一致后形成《谈判纪要》。修订确认：根据谈判结果修订合同文本，重大条款变更需重新组织内部评审，最终由双方授权代表签字确认修订内容。输出成果：合同修订版、《谈判纪要》。（五）合同签署签署审批：合同终稿经企业法定代表人（或授权代表）审批通过后，由合同管理部门统一盖章，严禁在空白合同或未审批合同上盖章。签署规范：企业盖章：加盖合同专用章或公章（根据企业规定），骑缝章加盖多页合同；对方盖章：核实对方签署人授权权限（需提供授权委托书），保证签字与盖章主体一致；签署日期：填写实际签署日期，合同生效时间以约定为准（如签字盖章之日起、附条件生效等）。输出成果：正式合同文本（一式X份，双方各执X份，企业存档X份）。（六）合同履行与监控履行责任：项目组为合同履行主体，项目负责人（*项目经理）负责跟踪合同执行进度，按约定节点提交《履行情况报告》（如阶段性交付成果、进度说明）。风险监控：合同管理部门定期（如每月）收集履行信息，重点关注对方履约能力变化（如经营异常、延迟交付）、合同条款履行偏差（如质量不达标、逾期付款），及时预警并上报分管领导。沟通协调：对方违约时，项目组需在3个工作日内书面告知对方，明确整改要求及期限，同时抄送合同管理部门；涉及重大违约（如影响项目核心目标），需启动法律程序预案。输出成果：《合同履行情况报告》、《违约整改通知书》（如适用）。（七）合同变更管理变更发起：因项目需求调整、政策变化等需变更合同时由项目组提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容、对价款/期限的影响及风险评估。变更审批：合同管理部门组织原评审部门对变更内容进行重新评审，重大变更（如金额增减超10%、期限延长超30%）需报总经理办公会审批。变更执行：审批通过后，签订《合同变更协议》（作为原合同附件），明确变更后条款及生效时间，原合同相应条款失效。输出成果：《合同变更申请表》、《合同变更协议》。（八）合同验收与结算验收组织：项目组按合同约定组织验收，邀请法务部、财务部、用户代表共同参与，形成《合同验收报告》。验收标准：以合同附件（如技术规格书、交付清单）为依据，核对交付成果的数量、质量、功能是否符合要求，验收通过后双方签字确认。结算流程：财务部根据验收报告及合同支付条款，办理付款手续，留存验收报告、发票（如适用）、付款凭证等资料，保证资金支付与合同约定一致。输出成果：《合同验收报告》、付款凭证、结算资料清单。（九）合同归档归档责任：合同管理部门在合同结算完成或终止后10个工作日内，完成合同资料归档。归档内容：合同文本及附件（含签署页、评审记录、谈判纪要、变更协议、验收报告、付款凭证等），需保证资料完整、字迹清晰、电子版与纸质版一致。保管期限：根据合同类型及档案管理规定确定保管期限（如一般合同保管10年，重要合同保管20年以上），期满后按流程销毁。输出成果：合同档案（电子+纸质）、《合同归档清单》。三、关键环节配套表单（一）合同评审记录表评审项目评审意见（法务/财务/项目组/分管领导）责任部门评审人日期合同主体合法性法务部*法务YYYY-MM-DD价款构成合理性财务部*财务YYYY-MM-DD技术条款可行性项目组*项目经理YYYY-MM-DD整体风险可控性分管领导*副总YYYY-MM-DD（二）合同履行跟踪表合同编号项目名称合作方本期节点计划完成时间实际完成时间履行偏差说明责任人HT-2023-X系统开发项目科技有限公司需求确认2023-08-152023-08-20延迟5天，因需求变更*项目经理HT-2023-X设备采购项目仪器厂首批交付2023-09-102023-09-10无偏差*采购经理（三）合同变更申请表合同编号原合同主要内容变更原因变更内容（条款及具体修改）对价款/期限影响风险评估申请人日期HT-2023-X开发周期3个月用户需求增加模块增加模块开发，工期延长1个月增加费用15万元需评估新增模块技术难度*项目经理2023-09-05（四）合同验收报告合同编号项目名称合作方验收内容验收标准验收结果（合格/不合格）验收小组签字日期HT-2023-X系统开发项目科技有限公司系统功能模块附件《技术规格书V1.2》合格技术负责人、用户代表2023-11-20四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点模板优先：除特殊业务外，合同起草必须使用企业标准化模板，避免条款遗漏或表述歧义；权责清晰：合同中需明确双方具体责任主体（如对接人、审批人），避免责任推诿；流程留痕：合同各环节（评审、谈判、变更、验收）需形成书面记录，保证可追溯；动态管理：建立合同台账（电子+纸质），实时更新合同状态（履行中、已完成、已终止），定期（每季度）开展合同管理自查。（二）重点风险提示主体风险：合作方需提供最新营业执照、资质证书等文件，核实其履约能力，避免