企业部门内合作申请与流程指导文档

企业部门内合作申请与流程指导文档一、适用合作场景在企业日常运营中，跨部门协作是提升工作效率、整合资源的重要方式。当以下情况发生时，需通过本流程提交合作申请：跨部门项目协作：如市场部与产品部联合推广新产品、技术部与运营部共同开发用户增长工具等；资源临时调用：如人力资源部临时调配业务骨干支持销售部季度冲刺、行政部协调会议室资源用于跨部门培训等；流程优化与支持：如财务部协助业务部梳理报销流程、IT部为行政部门搭建内部数据看板等；专项任务协同：如成立临时项目组处理客户投诉升级、联合多个部门完成年度审计材料准备等。二、合作申请全流程操作指南步骤1：需求发起与材料准备操作主体：需求部门申请人（一般为部门员工或项目负责人）具体操作：明确合作目标：清晰描述希望通过合作达成的具体成果（如“完成Q3新品上市推广方案”“实现客户投诉处理时效缩短20%”等）；梳理合作内容：列出需对方部门配合的具体事项（如提供数据支持、派遣人员参与、共享资源等）、时间节点及预期产出；准备申请材料：填写《部门合作申请表》（详见第三部分），并附上相关背景说明（如项目立项邮件、会议纪要、需求清单等），保证材料内容真实、完整。步骤2：内部审批与流转操作主体：需求部门负责人→合作部门负责人→（如需）上级分管领导具体操作：需求部门负责人审核：申请人将材料提交至本部门负责人*，负责人需在1个工作日内审核合作需求的合理性、资源匹配度及优先级，审核通过后签字确认；转交合作部门：需求部门将审批通过后的申请材料转交至合作部门对接人*（可通过OA系统、内部邮件或交接单传递）；合作部门审批：合作部门负责人*收到材料后，2个工作日内评估本部门资源（人力、物力、时间）是否可满足需求，如有异议需反馈具体意见（如“当前人员排期紧张，可支持下月初启动”“需补充数据后再评估”），如无异议则签字确认；（如需）上级审批：若合作涉及跨部门重大项目或超出部门权限，需报请双方共同上级分管领导*审批，审批时间不超过3个工作日。步骤3：对接与方案确认操作主体：需求部门申请人、合作部门对接人*具体操作：召开启动会议：审批通过后，双方指定对接人*（需求方为申请人，合作方为指定人员）3个工作日内组织启动会，明确合作细节：分工清单：双方具体任务、负责人及完成时间；资源支持：合作方需提供的资源（如数据权限、设备、人员等）及需求方需配合的事项；风险预案：可能出现的延误、资源冲突等问题的应对方案。形成会议纪要：会后1个工作日内整理会议纪要，双方对接人*签字确认，作为后续执行依据。步骤4：执行与进度同步操作主体：双方项目执行人员、对接人*具体操作：按计划执行：双方根据分工清单推进工作，需求方需主动配合合作方提供必要支持，合作方需按约定时间交付成果；定期同步进度：建立进度同步机制（如每周五下班前通过群聊同步进展、每两周召开短会），如遇需调整计划的情况（如时间节点变更、需求增减），需提前2个工作日书面通知对方，并经双方对接人*确认。步骤5：结项与反馈归档操作主体：需求部门申请人、合作部门对接人、部门负责人具体操作：成果验收：合作完成后，需求方对照原目标验收成果，确认无误后出具《合作验收确认单》，双方对接人*签字；反馈优化：双方可通过问卷或会议形式复盘合作过程，提出改进建议（如“审批流程可进一步简化”“跨部门沟通频次需调整”），由需求部门汇总后提交至行政部*（或流程管理部门），用于后续流程优化；资料归档：《部门合作申请表》、会议纪要、验收确认单等材料由需求部门整理归档，保存期限不少于1年。三、部门合作申请表（模板）基本信息申请部门部门负责人*合作部门合作部门负责人*申请人联系方式（内线）合作项目名称合作详情合作背景与目标（简要说明合作原因、需达成的具体成果，如“为提升用户活跃度，需技术部支持开发积分兑换功能，目标Q3上线”）合作内容与需求（列出需对方配合的具体事项、时间节点、交付标准，如“1.提供用户积分数据接口（7月15日前）；2.开发积分兑换页面（8月30日前前完成测试）”）所需资源支持（人力、物力、预算等，如“需开发工程师2名，测试服务器1台”）计划起止时间审批意见需求部门负责人*签字：日期：合作部门负责人*签字：日期：（如需）上级分管领导*签字：日期：验收确认需求方验收意见（勾选：□成果符合预期□需调整，具体说明：）验收人*：日期：合作方确认签字签字：日期：四、合作申请注意事项提前沟通，避免信息差：提交申请前，建议与合作部门进行初步沟通，确认对方资源availability及合作意愿，减少审批驳回风险；材料规范，表述清晰：申请表中的“合作目标”“需求内容”需具体、可量化（避免使用“尽快”“大概”等模糊表述），附件材料需命名规范（如“项目背景说明_20240701”）；预留时间，把控节点：审批流程需3-5个工作日（视部门层级而定），执行过程中需预留缓冲时间（如测试阶段可能出现bug），避免因时间紧张影响合作质量；反馈及时，主动担责：如遇问题