行政机关办公室文档管理规程

行政机关办公室文档管理规程一、总则为规范行政机关办公室文档管理工作，提升文档利用效率，保障各类信息资源安全完整，结合机关工作实际，制定本管理规程。本规程适用于本机关及所属单位的办公室文档管理工作，涵盖文书、业务、音像、电子等各类文档的全生命周期管理。二、文档分类与管理原则（一）文档分类1.文书类文档：含各类公文（请示、报告、通知等）、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等具有行政效力或查考价值的文字材料。2.业务类文档：各科室在履职中形成的业务报表、调研材料、项目档案、合同协议等专业资料。3.音像类文档：记录机关工作的照片、录音、录像、光盘等载体，含重要会议、调研活动、荣誉成果等影像资料。4.电子类文档：以电子形式存储的文档、数据库、邮件、电子表格、多媒体文件等，需与纸质文档同步管理或单独归档。（二）管理原则遵循“集中管理、分级负责、安全保密、便于利用”原则，确保文档收集完整、整理规范、保管安全、检索便捷。三、文档管理流程（一）收集与移交1.各科室指定专人负责文档日常收集，每月末（或季度末）对当月（季度）文档初步整理，于次月5日前（或下季度首月10日前）移交办公室。2.重大活动、专项工作结束后15日内，责任科室需完成文档收集、整理并移交归档。3.电子文档需同步移交原始文件及元数据（确保可读取、可追溯）；音像资料需标注拍摄时间、内容、拍摄人等信息后移交。（二）整理与立卷1.办公室按“年度—类别—保管期限”原则分类，编制唯一档号（如“2024-WS-001”，“2024”为年度，“WS”为文书类代码，“001”为流水号）。2.纸质文档去除金属物、装订成册，填写卷内文件目录、备考表；电子文档按类别建文件夹（命名规范如“2024年XX科室XX项目文档”），病毒查杀后存储。3.音像资料转换为通用格式（照片转JPG、视频转MP4），与纸质说明一并立卷，确保内容与载体一一对应。（三）归档与保管1.年度文档需在次年第一季度完成归档，办公室编制归档目录，经分管领导审核后存档。2.纸质文档存放于专用档案柜（按档号顺序排列），定期检查防潮、防火、防虫情况；电子文档需双备份（本地服务器+异地存储），每月数据校验。3.涉密文档单独存放于密码柜，执行分级保密管理，借阅、复制需履行专项审批程序。（四）借阅与利用1.内部人员借阅需填写《文档借阅申请表》，经科室负责人签字、办公室主任审批后，在档案阅览室查阅；借阅期限一般不超过7日，逾期需续借。2.外部单位借阅需持单位介绍信，经分管领导审批后，由专人陪同查阅；原则上不提供原件，确需复制的需注明用途并备案。（五）鉴定与销毁1.每年第四季度，办公室牵头成立“文档鉴定小组”（含业务科室代表、法律顾问等），对保管期满的文档鉴定，区分“继续保管”“销毁”两类，形成鉴定报告。2.拟销毁文档编制《文档销毁清册》，经单位主要领导审批后，由两人以上监销（涉密文档送指定机构销毁），监销人需在清册上签字确认。3.电子文档销毁需用专业工具彻底删除（确保无法恢复）；音像载体需物理销毁（如光盘粉碎、硬盘消磁）。四、责任分工与保障措施（一）责任分工1.办公室：统筹文档管理，制定制度、培训人员、监督流程执行，负责档案保管、借阅、销毁审批。2.各科室：负责本部门文档的收集、初步整理与移交，配合鉴定、利用工作，对文档真实性、完整性负责。3.档案管理人员：具体实施整理、归档、保管工作，建立台账，定期汇报管理情况，严格执行保密规定。（二）保障措施1.人员培训：每年组织1-2次文档管理培训，提升档案意识与实操能力；新入职人员需接受岗前培训。2.设备保障：配备专用档案柜、防磁柜、数字化扫描仪、备份服务器等设备，定期维护更新。3.安全管理：安装防火、防盗、温湿度监控系统；电子文档加密存储、访问权限分级管理，定期开展安全检查。五、附则1.本规程由机关办公室负责解释，自发布之日起施行，原有相关规定与本