合同信息收集与归档管理模板

合同信息收集与归档管理模板一、适用范围与典型场景日常业务合作：如采购合同、销售合同、服务外包合同等标准化合同的统一管理；项目专项管理：如工程建设、研发合作、市场推广等项目的合同及配套资料归档；合规审计需求：满足内部审计、外部监管或法律纠纷中对合同信息的追溯要求；跨部门协作：法务、财务、业务等部门对合同信息的共享与协同管理。二、操作流程详解（一）合同信息收集阶段明确收集范围：需收集的资料包括但不限于：合同正本（或扫描件，需保证清晰完整）；合同审批单（含各环节审批人签字/电子签批记录）；双方签约主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）；与合同相关的补充协议、附件（如技术协议、验收标准等）；合同履行过程中的关键记录（如会议纪要、交付凭证、验收报告等）。指定收集责任人：由业务部门经办人某负责收集本部门合同相关资料，法务部门某负责审核资料的完整性，保证无遗漏。设定收集时限：合同签订后3个工作日内，经办人需完成资料收集并提交至法务部门；重大项目合同需在签订后5个工作日内完成提交。（二）合同信息核对与整理阶段信息核对要点：合同文本是否完整（含首页、签字页、附件等）；合同关键信息是否准确（如合同编号、签约主体、金额、期限、标的描述等）；审批流程是否合规（需经业务负责人、法务负责人、分管领导签字确认）；主体资质文件是否在有效期内（如营业执照副本、授权委托书等）。资料分类编号：按“年份-部门-合同类型-序号”规则编号，例如“2024-采购-设备-001”；同一合同的补充协议、附件需与主合同合并编号，后缀加“-1”“-2”区分。扫描存档要求：纸质合同需扫描为PDF格式，分辨率不低于300DPI，保证文字清晰可辨；扫描件按“合同编号+合同名称”命名，例如“2024-采购-设备-001_XX设备采购合同”；电子扫描件与纸质原件一并存放，保证电子档与纸质档一致。（三）合同信息录入与归档阶段建立合同台账：将核对后的合同信息录入电子台账（建议使用Excel或专业合同管理系统），字段包括：合同编号、合同名称、合同类型（采购/销售/服务等）；签约主体（甲方、乙方，需注明全称及统一社会信用代码）；签订日期、合同金额、币种、合同期限（起始至终止日期）；主要履行内容、关键节点（如交付时间、验收时间、付款节点）；归档编号、存放位置（如档案柜编号、电子路径）、负责人；备注（如特殊条款、风险提示等）。实体归档操作：将纸质资料按编号顺序装入档案袋，封面标注“合同编号+合同名称+归档日期”；档案袋内附《合同归档清单》，列明袋内资料名称及份数；按部门、合同类型分类存放于档案柜，标注清晰标签（如“2024年采购合同”“2024年服务合同”）。电子归档操作：将电子扫描件及台账同步至指定服务器或云存储系统，设置访问权限（仅授权人员可查看）；电子档案需定期备份（每周至少1次），防止数据丢失。（四）合同后续管理与维护借阅与归还：因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及法务负责人审批；借阅期限不超过5个工作日，到期需及时归还，如需续借需重新申请；借阅期间不得涂改、撕毁、转借档案，遗失需按公司规定承担责任。更新与清理：合同履行完毕或终止后，经办人需在台账中标注“已履行完毕/终止”及日期；每年底对合同档案进行全面梳理，对超期保存的合同（如保管期限已满且无法律效力），经审批后按规定销毁，并记录销毁清单。风险预警：台账中设置“到期提醒”字段，对即将到期的合同（如付款节点、续签期限），提前15天向业务部门及法务部门发出预警；对存在履约风险的合同，及时标记“高风险”并跟进处理。三、合同信息登记表示例合同编号合同名称合同类型甲方乙方签订日期合同金额（元）合同期限主要履行内容归档编号存放位置负责人2024-采购-设备-001XX公司办公设备采购合同采购合同XX科技有限公司XX商贸有限公司2024-01-15150,0002024-01-15至2024-12-31采购电脑、打印机等设备PD2024-001档案柜-A-01*某2024-服务-外包-002XX项目市场推广服务合同服务合同XX品牌管理有限公司XX广告传媒有限公司2024-02-20280,0002024-02-20至2024-08-20线上推广活动策划与执行FW2024-002服务器-市场部*某2024-销售-001XX产品销售合同销售合同YY实业集团有限公司XX科技有限公司2024-03-10500,0002024-03-10至2024-09-10A型号设备销售XS2024-001档案柜-B-02*某四、管理要点与风险提示信息准确性：合同台账中的信息需与合同文本保持一致，录入后需由专人复核，避免因信息错误导致管理疏漏（如合同主体错误、金额偏差等）。保密性要求：合同档案涉及企业商业秘密，需严格控制访问权限，借阅需履行审批手续，严禁无关人员接触或泄露合同内容。归档及时性：严禁拖延归档，保证合同在签订后短期内完成收集、整理、录入及归档，避免资料遗失或损坏。档案完整性：同一合同的审批单、附件、履行记录等需与主合同合并归档，不得拆分存放，保证追溯链条完整。合规性管理：归档的合同文本需符合《_________档案法》《_________民法典》等法律法规要求，电子档案需符合电子文件归档与管理规范（GB/T18894）。