企业采购流程及审批标准模板

企业采购流程及审批标准模板一、适用场景与范围二、标准化操作流程1.需求提出与部门初审需求发起：使用部门根据工作需要填写《采购需求申请表》，注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间及预算来源，部门负责人*对需求的合理性、必要性进行初审。特殊需求说明：若涉及定制化产品或特殊规格，需附技术参数说明或图纸；若为紧急采购（如生产突发故障需立即维修），需在申请表中注明“紧急”原因，由需求部门负责人签字确认。2.采购申请与预算核验提交申请：需求部门通过OA系统或线下提交《采购申请表》至采购部，同时附上《需求申请表》及初审意见。预算核验：采购专员核对采购事项是否在年度预算范围内，若超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》，经财务部及分管副总审批后方可推进。3.供应商选择与询比价供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择；名录内无合适供应商的，需启动供应商寻源（至少邀请3家供应商参与报价）。询比价规则：日常办公物资（金额≤5000元）：采用询价方式，采购专员收集报价后对比性价比，选择最优供应商；生产原材料/固定资产（金额＞5000元）：采用比价或招标方式，需填写《供应商比价表》，注明各供应商报价、资质、交期、服务条款，由采购部经理*审核。特殊情形：单一来源采购（如专利产品、指定供应商），需提供《单一来源采购说明表》，经总经理*审批。4.审批流程分级执行根据采购金额及类型，审批层级采购类型金额范围审批人日常办公物资≤5000元需求部门负责人、采购部经理日常办公物资5000-20000元需求部门负责人、采购部经理、财务部*生产原材料≤20000元需求部门负责人、采购部经理、财务部*生产原材料＞20000元需求部门负责人、采购部经理、财务部、分管副总固定资产/服务类任意金额需求部门负责人、采购部经理、财务部、分管副总、总经理*审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明理由，申请部门根据意见修改后重新提交。5.合同签订与订单下达合同拟定：采购专员根据审批结果与供应商拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款，法务岗*（或指定法务人员）审核合同合规性。订单下达：合同经最终审批后，采购部向供应商下达《采购订单》，同时将合同扫描件分发至需求部门、财务部存档。6.履约跟踪与验收入库履约跟踪：采购专员定期跟进供应商生产/备货进度，保证按期交付；若遇延期风险，及时协调并通知需求部门。验收入库：到货后，需求部门联合仓储部*（或使用部门）按合同约定进行验收，核对数量、规格、质量，填写《验收入库单》；技术复杂设备需邀请技术人员*参与验收，出具《验收报告》；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时与供应商协商退换货或索赔。7.付款结算与资料归档付款申请：验收合格后，采购部提交《付款申请表》，附《采购合同》《验收入库单》《供应商发票》（合规票据）及审批文件，财务部核对无误后安排付款。归档管理：采购全过程资料（申请表、审批记录、合同、订单、验收单、付款凭证等）由采购部整理归档，保存期限不少于3年。三、核心工具模板清单模板1：采购需求申请表申请部门申请人*申请日期预算编号物品/服务名称规格型号单位需求数量预估单价预估总价资金来源用途说明期望交付时间附件说明（技术参数/图纸等）部门负责人*意见：签字：日期：模板2：采购申请审批表采购事项预算金额供应商名称（暂填）采购类型需求部门意见：签字：日期：采购部意见（预算核验/供应商初步筛选）：签字：日期：财务部意见：签字：日期：分管副总意见（如需）：签字：日期：总经理意见（如需）：签字：日期：最终审批结果：□同意□驳回□补充说明模板3：供应商比价表序号供应商名称联系人*联系方式（固话）报价（元）交货期资质文件（营业执照/相关许可证）备注123采购专员推荐意见：签字：日期：采购部经理审核：签字：日期：模板4：验收入库单采购订单号合同号供应商名称到货日期物品名称规格型号单位应收数量质量描述□合格□不合格（不合格请注明原因）：验收部门*：验收人*：日期：仓库签字：日期：需求部门签字：日期：模板5：付款申请表供应商名称采购合同号付款金额（元）付款方式预付/尾款付款事由附件清单（合同/入库单/发票等）：采购部意见：签字：日期：财务部审核：签字：日期：分管副总审批（如需）：签字：日期：四、执行要点与风险提示合规优先：所有采购必须签订书面合同，禁止“先采购后补合同”；禁止采购国家明令淘汰或不符合质量标准的物品。预算控制：严格执行预算管理，无预算或超预算采购需履行特殊审批流程，避免资金占用。供应商管理：定期对供应商进行评估（每年至少1次），根据履约质量、价格水平、服务响应等更新《合格供应商名录》，淘汰不合格供应商。紧急采购规范：紧急采购需经需求部门负责人及分管副总双签字确认，事后3个工作日内补齐正常审批