建筑工程质量监理资料归档管理办法

建筑工程质量监理资料归档管理办法一、目的与依据为规范建筑工程质量监理资料的归档管理工作，确保工程质量责任可追溯、工程建设过程可查证，提升工程监理资料的利用效率与管理水平，依据《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T____）等法律法规及技术标准，结合建筑工程监理工作实际，制定本办法。二、管理职责（一）建设单位统筹工程监理资料的归档管理工作，协调监理、施工等单位的资料移交事宜；按规定向城建档案馆（室）移交工程档案，确保归档资料符合地方档案管理要求。（二）监理单位监理机构应设立专职或兼职资料管理岗位，明确人员职责，统筹监理资料的收集、审核、整理、组卷及移交工作；对施工单位报送的工程资料严格审核，确保其真实性、完整性、准确性，对不符合要求的资料及时责令整改；同步形成监理工作过程资料（如监理日志、旁站记录、会议纪要等），确保资料与工程进度及监理工作同步推进；工程竣工后，按要求完成监理资料的组卷与移交工作，配合建设单位完成档案验收。（三）施工单位施工单位需按工程进度及时、准确形成施工资料（如检验批验收记录、材料报审表、施工方案等），对资料的真实性、有效性负主体责任；按监理要求报送资料，经自检合格后报监理单位审核，确保资料签字盖章齐全、内容完整；配合监理单位完成资料的补充、完善工作，对监理提出的资料整改要求限时回复，确保资料与工程实体同步归档。三、监理资料分类与归档范围（一）监理管理资料包含监理合同及相关协议文件；监理规划、监理实施细则（含专项工程监理细则）；监理月报、监理工作总结（含专题总结）；监理会议纪要（含第一次工地会议、监理例会、专题会议等）；监理日志（含日常监理工作记录、问题处理记录）；监理人员任命文件、岗位证书及职责分工文件。（二）质量控制资料涵盖施工组织设计（方案）报审表及审批文件；分包单位资格报审表及分包单位资质、人员证书；材料、构配件、设备报审表及质量证明文件（合格证、检测报告等）、进场验收记录；检验批、分项工程、分部（子分部）工程质量验收记录及报审文件；旁站监理记录（含关键部位、关键工序旁站）、平行检验记录、见证取样送检记录；工程质量问题（事故）整改通知、回复及处理报告；工程暂停令、复工令及相关审批文件；质量验收整改复查记录（如混凝土回弹、钢筋保护层检测等复检资料）。（三）进度与投资控制资料包含工程进度计划报审表及审批文件（含总进度计划、月/周进度计划）；工程延期报审表、费用索赔报审表及审批文件；工程款支付报审表、工程量计量文件及支付证书。（四）合同与信息管理资料涵盖工程变更单及变更审批文件（含设计变更、工程洽商）；合同争议、违约处理文件及相关记录；监理工作联系单、工程通知单及回复文件；监理资料往来台账（含收发文登记）。（五）竣工验收资料包含工程竣工报验单及竣工资料审查意见；单位（子单位）工程质量竣工验收记录、质量控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、观感质量检查记录；监理工作总结（竣工总结）、质量评估报告。四、归档要求（一）资料完整性监理资料应涵盖工程建设全过程，从项目立项至竣工验收各阶段的监理工作痕迹均应留存；施工单位报送的资料应与工程实体同步形成，不得事后编造；监理过程资料应随工作开展及时记录，确保内容连续、逻辑完整。（二）真实性与准确性所有资料内容应真实反映工程实际情况，签字盖章应真实有效，禁止代签、伪造行为；数据记录（如检验批数据、平行检验结果）应准确无误，与现场实测实量结果一致；资料修改应采用杠改法，注明修改人、修改日期，不得随意涂抹或覆盖原始记录。（三）规范性纸质资料应使用A4幅面（297mm×210mm）纸张，字迹采用碳素墨水、蓝黑墨水书写或激光打印，禁用易褪色的笔（如圆珠笔、铅笔）；电子资料应采用PDF、CAD（原生格式）、Excel等通用格式，命名规范（含工程名称、资料类别、日期、编号等要素），并备份至不可擦除存储介质（如光盘、移动硬盘）；资料编号应遵循工程资料管理规程，与工程部位、时间顺序对应，便于检索。（四）组卷要求按资料类别、工程阶段或专业组卷，同一类别的资料应集中整理；案卷内资料应排列有序，编制卷内目录（含序号、文件编号、文件名称、日期、页数），卷末附备考表（说明资料完整性、修改情况、组卷人等）；案卷封面应注明工程名称、卷名、编制单位、编制日期、保管期限、密级（如需）等信息，装订应牢固、整齐。五、归档流程（一）资料形成与收集施工单位在工程施工过程中同步形成施工资料，经自检合格后报监理单位；监理单位在监理工作中同步形成监理资料（如日志、旁站记录、会议纪要等），由资料管理人员定期收集、整理。（二）审核与整改监理工程师对施工单位报送的资料进行审核，对不符合要求的资料签发《监理工程师通知单》，责令施工单位限期整改；监理机构内部对监理资料进行审核，确保内容完整、逻辑清晰，由总监理工程师或授权人员签字确认。（三）组卷与移交工程竣工预验收前，监理单位完成监理资料的组卷工作，编制《监理资料归档清单》；工程竣工验收合格后3个月内（或按地方规定期限），监理单位将组卷后的监理资料移交建设单位，办理移交手续（附移交清单，双方签字盖章）；建设单位按规定向城建档案馆（室）移交工程档案，监理资料作为工程档案的重要组成部分同步移交。（四）验收与备案城建档案馆（室）或建设单位对归档资料进行验收，重点检查资料的完整性、规范性及与工程实体的一致性；验收不合格的，监理单位应配合施工单位限期整改，重新报送验收，直至符合要求。六、保管与利用（一）保管期限监理资料的保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），具体参照《建设工程文件归档规范》（GB/T____）及地方档案管理规定执行。例如：永久保存工程竣工验收资料、监理规划（重要工程）、质量事故处理报告；长期保存监理月报、质量验收记录、进度计划审批文件；短期保存日常监理日志（非关键部位）、一般性工作联系单。（二）保管要求建设单位或监理单位应设立专门的档案保管场所，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件，温度宜控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%；电子资料应定期（每半年）备份，存储介质应远离强磁场、高温环境，重要资料应异地备份；档案管理人员应定期检查档案状况，发现破损、褪色应及时修复、复制。（三）利用管理内部借阅：监理单位或建设单位人员借阅资料需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后借阅，限期归还；外部借阅：外部单位（如审计、质检部门）借阅需经建设单位同意，办理借阅手续，严禁涂改、抽取、损毁档案；保密资料（如合同价格、技术秘密）的利用应遵守保密规定，借阅人需签订保密协议。七、附则1.本办法由XX建设工程监理有限公