财务报销申请审批流程标准化模板

财务报销申请审批流程标准化模板一、适用范围与情境二、标准化操作流程（一）申请准备阶段明确费用性质与预算申请人需确认费用是否符合公司费用管理制度，是否在预算范围内。若涉及大额支出或预算外费用，需提前向部门负责人及财务部提交书面说明，获批后方可执行。收集与整理支撑材料根据费用类型准备完整、真实的原始凭证，包括但不限于：消费明细清单、服务协议、行程单、验收单等。所有材料需注明事由、日期、金额，并与报销申请内容保持一致。（二）填写申请表阶段获取标准表单申请人通过公司OA系统或行政部领取《财务报销申请表》（模板详见第三部分），保证使用最新版本表单。准确填写信息基础信息：填写申请人姓名、所属部门、工号、联系方式、申请日期及费用所属期间。费用明细：按费用类别逐项填写，每项需注明具体事由、发生日期、金额及对应的支撑材料名称（如“2023年10月15日上海-北京高铁票，金额350元，附件1”）。预算信息：填写该笔费用对应的预算项目及预算编号，保证与财务系统预算数据一致。（三）部门初审阶段提交申请与材料申请人将填写完整的《财务报销申请表》及支撑材料提交至部门负责人，材料需按顺序整理，附件需粘贴在申请表后或单独装订并标注对应序号。部门负责人审核部门负责人需重点审核以下内容：费用的必要性与合理性是否符合业务需求；费用金额是否在部门预算范围内；支撑材料是否完整、真实，与申请内容是否一致。审核通过后，在部门负责人栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。（四）财务复核阶段接收与初审财务部收到经部门负责人签字的申请材料后，对材料完整性进行初步检查，确认无缺漏后录入财务系统。合规性审核财务专员重点复核以下内容：费用类别是否符合公司费用管理标准（如差旅费住宿标准、业务招待费限额等）；支撑票据是否合法有效（如票据抬头、税号、印章是否完整）；预算执行情况，是否超出预算或存在预算挪用；计算准确性，包括金额合计、税费分摊等是否正确。复核通过后，在财务审核栏签字；若发觉问题，与申请人沟通并要求补充材料或修正申请。（五）分级审批阶段根据费用金额实行分级审批制度，保证审批权责匹配：小额费用（≤5000元）：由财务部审核后，报分管业务领导审批；大额费用（5000元-20000元）：经分管业务领导审批后，报总经理审批；特大额费用（＞20000元）：需经总经理办公会集体审议通过后，方可进入支付环节。（六）财务支付阶段审批通过后处理财务部确认所有审批流程完成后，核对申请信息与银行账户信息（申请人需提供准确的收款账户信息），通过银行转账方式完成支付。支付反馈财务部在支付完成后1个工作日内，通过OA系统向申请人发送支付通知，告知支付金额及到账预计时间。（七）归档保存阶段资料整理财务部将已审批的《财务报销申请表》、支撑材料、支付凭证等统一整理，按月份、部门分类编号。归档管理报销资料保存期限不少于5年，电子档案备份至公司服务器，纸质档案存放于财务档案室，保证资料完整、可追溯。三、报销申请表单模板财务报销申请表基础信息申请人姓名*工号联系方式申请日期费用所属期间年月日至年月日费用明细序号费用类别（差旅费/办公费等）123费用合计大写：预算信息预算项目名称预算编号审批意见部门负责人审核意见：财务审核意见：分管业务领导审批意见：总经理审批（若需）意见：备注（可填写特殊情况说明或其他需补充信息）申请人签字：日期：四、执行要点与常见问题提示（一）申请人注意事项真实性原则：所有费用支出及支撑材料必须真实反映业务实质，严禁虚构事由、伪造票据或拆分报销。及时性原则：费用应在发生后15个工作日内提交申请，逾期需提交书面说明，经部门负责人及财务部审批后方可受理。规范性填写：申请表需逐项填写完整，字迹清晰，费用明细与支撑材料一一对应，避免涂改。附件要求：所有支撑材料需为原件，复印件需注明“与原件一致”并签字确认，电子材料需打印并由申请人签字。（二）审批人注意事项责任到人：审批人对审核意见的合规性、合理性承担相应责任，不得随意签批或推诿。审核重点：重点关注费用与业务的关联性、预算执行情况及材料完整性，对大额费用需核实业务背景必要性。时限要求：收到申请材料后，应在2个工作日内完成审核并反馈意见，避免延误报销进度。（三）财务部注意事项合规把关：严格执行公司费用管理制度及国家财经法规，对不符合规定的申请坚决退回，并做好沟通解释。效率提升：优化审批流程，推行线上审批与电子档案管理，缩短报销周期，原则上不超过5个工作日完成支付。定期反馈：每季度向管理层反馈各部门费用预算执行情况，对超预算或异常支出及时预警。（四）常见问题处理材料缺失：若支撑材料不完整，财务部一次性告知需补充的内容，申请