企业内部信息系统使用规范

企业内部信息系统使用规范一、前言为规范企业内部信息系统的使用行为，保障系统运行安全、数据资产完整，提升办公协同效率，依据国家信息安全相关法规及企业管理制度，结合实际业务需求，特制定本使用规范。全体员工须严格遵守本规范，确保信息系统服务于企业经营管理活动的合规性与高效性。二、系统访问与权限管理（一）账号管理1.账号申请与启用：员工因工作需要使用信息系统时，须通过OA系统提交《信息系统账号开通申请表》，经直属上级、信息部门审核后，由系统管理员完成账号配置。账号关联员工工号及岗位信息，仅限本人使用，严禁转借、共享。2.密码管理：初始密码由系统自动生成，员工首次登录后须立即修改密码，密码长度不少于8位，包含数字、字母及特殊字符（如@、#等），且每90天强制更新一次。禁止使用生日、工号、连续数字等易被破解的组合，避免在非授权设备保存密码。3.权限分配与调整：系统权限依据“最小必要”原则配置，员工岗位调整或离职时，须在3个工作日内提交权限变更或注销申请，由信息部门同步更新权限列表，确保离职员工账号即时失效。（二）访问控制1.终端与网络要求：员工须在企业办公终端（含经认证的移动设备）登录系统，登录后须保持界面处于本人操作状态，临时离开（超过15分钟）时应锁定系统或退出账号。禁止在公共网络、非授权设备（如个人网吧电脑、未备案的外部终端）登录企业信息系统。2.异常访问处置：系统自动监测异地登录、高频操作等异常行为，触发预警后将强制下线账号并通知信息部门。员工若收到异常登录提醒，须立即重置密码并向信息部门报备。三、操作规范（一）日常操作要求1.登录与退出：员工须在企业办公终端（含经认证的移动设备）登录系统，登录后须保持界面处于本人操作状态，临时离开（超过15分钟）时应锁定系统或退出账号。禁止在公共网络、非授权设备（如个人网吧电脑、未备案的外部终端）登录企业信息系统。2.操作记录与留痕：系统自动记录所有操作日志（含登录时间、操作内容、数据变更等），员工须确保操作行为可追溯，严禁伪造、篡改操作记录。数据录入时应核对信息准确性，因操作失误导致数据错误的，须在24小时内提交修正申请，经审批后完成数据更新。（二）系统功能使用规范1.业务模块操作：OA系统流程审批须在2个工作日内处理，逾期未办将自动升级至上级主管；ERP系统库存、财务模块操作前须核对业务单据，禁止无单操作或跨部门越权修改数据。2.软件安装限制：禁止在信息系统服务器或终端安装与工作无关的软件（如游戏、盗版工具），确因业务需要安装第三方软件的，须提交《软件安装审批表》，经信息部门检测合规后方可部署。四、数据安全管理（一）数据录入与存储1.数据准确性：业务数据录入须遵循“谁产生、谁负责”原则，确保数据真实、完整、及时。如遇数据来源存疑，须向数据提供方核实后再行录入，禁止编造、抄袭无效数据。2.数据备份与恢复：信息部门定期（每周）对系统数据进行全量备份，重要业务数据（如财务报表、客户信息）须额外留存加密副本。员工因工作需要导出数据时，须使用系统内置的导出功能，禁止通过截图、第三方工具复制核心数据。（二）数据传输与共享1.传输加密要求：通过邮件、即时通讯工具传输企业内部数据时，须使用系统自带的加密功能（如邮件加密、文件加密传输），禁止以明文形式发送敏感信息（如合同条款、员工薪酬）。2.共享权限管控：跨部门共享数据须通过“数据共享平台”发起申请，注明共享范围、使用目的及有效期，经双方部门负责人审批后，由信息部门配置临时访问权限，到期后自动回收。（三）保密与合规要求1.敏感数据保护：客户信息、商业机密等敏感数据须标记为“内部机密”，仅限授权人员查阅。禁止在社交媒体、外部论坛等公开渠道讨论或泄露企业内部数据。2.合规审计配合：信息部门每季度开展数据安全审计，员工须配合提供操作记录、数据文件等资料，对审计发现的问题须在10个工作日内完成整改。五、故障与异常处理（一）故障申报流程员工发现系统运行异常（如页面报错、功能卡顿、数据丢失），须立即通过企业内部IT服务平台提交故障工单，详细描述问题现象、操作步骤及涉事模块，必要时提供截图或日志信息。禁止擅自重启服务器、修改系统配置等高危操作。（二）应急处理措施若遇数据误删、系统瘫痪等紧急情况，员工应第一时间联系信息部门启动应急预案，同时暂停相关业务操作，保留现场操作记录，配合技术人员开展故障排查与数据恢复工作。六、责任与监督（一）考核与监督1.信息部门每月抽查系统使用日志，对违规操作（如密码泄露、越权访问）进行统计通报；人力资源部门将系统合规使用情况纳入员工绩效考核，与评优、晋升资格挂钩。2.各部门负责人须定期（每月）组织员工学习本规范，对新入职员工须在试用期内完成系统操作培训与考核。（二）违规处理违反本规范导致系统故障、数据泄