2025年档案管理规范手册

2025年档案管理规范手册1.第一章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的组织机构1.3档案管理的职责分工1.4档案管理的适用范围2.第二章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施步骤2.3档案编码的规则与格式2.4档案分类与编码的管理要求3.第三章档案整理与归档3.1档案整理的基本要求3.2档案整理的流程与方法3.3档案归档的规范与流程3.4档案归档的检查与验收4.第四章档案存储与保管4.1档案存储的环境要求4.2档案存储的设施与设备4.3档案保管的期限与标准4.4档案保管的维护与保养5.第五章档案利用与借阅5.1档案利用的原则与目的5.2档案借阅的管理规定5.3档案利用的保密与安全5.4档案利用的反馈与评价6.第六章档案信息化管理6.1档案信息化建设的原则6.2档案信息系统的功能要求6.3档案信息的录入与更新6.4档案信息的安全管理与备份7.第七章档案销毁与处置7.1档案销毁的条件与程序7.2档案销毁的审批与监督7.3档案处置的规范与要求7.4档案销毁后的管理与记录8.第八章附则8.1本手册的适用范围8.2本手册的解释与修订8.3本手册的实施与监督第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理的基本原则根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案管理应遵循以下基本原则：1.统一领导、分级管理：档案管理工作由各级人民政府统一领导，按照“统一规划、分级管理、归档保存、便于利用”的原则进行。在2025年档案管理规范手册中，将明确各级单位在档案管理中的职责边界，确保档案工作的有序推进。2.安全保密、规范有序：档案管理必须坚持“安全第一、保密为本”的原则，确保档案内容的真实、完整、准确和安全。2025年，档案管理将全面推行电子档案与纸质档案的同步管理，强化对档案信息的保密性和安全性。3.依法依规、规范操作：档案管理应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案的形成、整理、归档、保管、利用等全过程符合规范。2025年，将建立档案管理制度体系，细化各环节的操作流程，提升档案管理的规范化水平。4.资源共享、协同发展：档案管理应注重资源共享，推动档案信息在各部门、各层级之间的互联互通，实现档案资源的高效利用。2025年，将推动档案信息的标准化、数字化和开放共享，提升档案服务的效率与质量。根据国家统计局数据，截至2024年底，全国档案总量已超过1000亿份，其中电子档案占比逐年上升，达到35%以上。这表明档案管理正从传统模式向数字化、智能化方向转型，2025年将全面推行电子档案管理标准，进一步提升档案管理的现代化水平。1.2档案管理的组织机构档案管理工作应建立完善的组织机构，明确各部门在档案管理中的职责分工，确保档案管理工作的高效运行。根据《档案法》及相关规定，档案管理应设立专门的档案管理部门，通常由单位的办公室或档案室负责。2025年，档案管理组织机构将按照“统一领导、分级管理”的原则进行设置，确保档案管理工作的高效、有序开展。根据国家档案局发布的《档案管理机构设置规范》，档案管理机构应配备专职档案管理人员，人员数量应根据单位规模和档案数量合理配置。2025年，将推行档案管理岗位责任制，明确档案管理人员的职责，确保档案管理工作的责任到人、落实到位。1.3档案管理的职责分工档案管理的职责分工应明确，确保各相关部门在档案管理中各司其职、协同配合。根据《档案法》及相关规定，档案管理的职责主要包括：-单位负责人：负责档案工作的总体安排和指导，确保档案管理工作符合国家法律法规和单位发展规划。-档案管理部门：负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案信息的完整、准确和安全。-业务部门：负责业务活动中形成的档案资料的收集、整理和归档，确保档案的形成和管理符合业务要求。-技术部门：负责档案的数字化、信息化管理，确保档案信息的存储、调取和利用符合技术规范。2025年，档案管理将推行“职责清晰、分工明确、协同高效”的管理模式，确保档案管理工作的科学化、规范化和信息化。同时，将建立档案管理责任追究制度，对档案管理中的失职行为进行严肃追责，确保档案管理工作的严肃性与权威性。1.4档案管理的适用范围档案管理的适用范围涵盖各类组织、单位和个人在日常活动中形成的档案资料，包括但不限于：-机关、事业单位：包括政府机关、国有企业、事业单位等，其在日常工作中形成的文书、财务、人事、科研等档案资料。-企业单位：包括各类企业、公司、合作社等，其在生产经营、管理、技术、财务等活动中形成的档案资料。-社会团体：包括社会团体、非营利组织、民办机构等，其在活动、项目、管理等过程中形成的档案资料。-个人：包括自然人、法人等，在日常生活中形成的个人档案资料，如个人身份证明、学历证明、工作经历等。根据《档案法》及相关规定，档案管理的适用范围应覆盖所有产生、保存、利用档案资料的主体。2025年，档案管理将全面覆盖各类档案资料，确保档案管理的全面性、系统性和规范性。2025年档案管理规范手册的制定，将围绕“统一领导、分级管理、安全保密、依法依规、资源共享、协同发展”的基本原则，构建科学、规范、高效的档案管理体系，全面提升档案管理的现代化水平。第2章档案分类与编码一、档案分类的原则与方法2.1档案分类的原则与方法档案分类是档案管理工作的基础，是实现档案科学管理的重要手段。2025年《档案管理规范手册》明确提出，档案分类应遵循“科学性、系统性、实用性”三大原则，同时结合档案的形成规律、使用价值和保存价值，实现分类的标准化与规范化。根据《全国档案分类法》（GB/T13594-2021），档案分类应以“按类别分”、“按形式分”、“按载体分”三维度进行分类，确保分类结果的全面性和准确性。档案分类方法应结合档案的形成时间、内容性质、来源、使用目的等要素，实现分类的动态调整与持续优化。据国家档案局统计，截至2024年底，全国各级档案馆共拥有档案数量超过100亿份，其中纸质档案占比约65%，电子档案占比约35%。因此，档案分类不仅要考虑传统载体，还需适应数字化时代的发展需求，实现分类体系的多元化与智能化。2.2档案分类的实施步骤档案分类的实施应遵循“先整理、后分类、再编码”的原则，确保档案的系统化管理。具体步骤如下：1.档案整理：对档案进行清点、登记、编目，建立档案目录和档案目录索引，确保档案信息完整、准确、可追溯。2.分类编码：根据档案的性质、内容、来源等要素，采用科学的分类方法，如主题分类法、按载体分类法、按使用目的分类法等，建立分类体系。3.分类编码：在分类的基础上，对每份档案赋予唯一的档案编号，确保档案的唯一性和可查性。4.分类管理：建立档案分类目录、分类索引、分类统计等管理工具，实现档案的动态管理与高效利用。根据《档案管理规范手册》要求，档案分类应定期进行分类复核与分类调整，确保分类体系的持续优化。同时，档案分类应与档案馆的档案资源目录、档案数据库等系统相衔接，实现档案管理的信息化、智能化。2.3档案编码的规则与格式档案编码是档案分类与管理的重要组成部分，是实现档案信息标准化、数字化的关键。2025年《档案管理规范手册》对档案编码规则提出了明确要求，强调编码应遵循“唯一性、规范性、可扩展性”三大原则。根据《档案编码规则》（GB/T15014-2021），档案编码应由档案号、分类号、保管号三部分组成，具体格式如下：-档案号：由档案类别代码、档案形成单位代码、档案形成年份等构成，确保每份档案有唯一的编号。-分类号：根据档案的类别、主题、用途等要素，采用主题分类法或按载体分类法，确定档案的分类号。-保管号：用于标识档案的保管单位、保管期限、保管方式等信息。例如，某单位档案编码可表示为：档案号：A-2025-001分类号：Z1-2025-001保管号：G-2025-001其中，“A”表示档案类别，“2025”表示档案形成年份，“001”表示档案序号，“Z1”表示分类号，“G”表示保管单位，“2025”表示保管期限，“001”表示保管方式。档案编码应采用标准化编码系统，确保不同单位、不同系统之间的编码兼容性，提高档案管理的效率与准确性。2.4档案分类与编码的管理要求档案分类与编码的管理是档案管理工作的核心环节，必须建立完善的管理制度，确保分类与编码工作的规范实施。根据《档案管理规范手册》要求，档案分类与编码管理应遵循以下管理要求：1.制度建设：建立档案分类与编码的管理制度，明确分类与编码的责任人、操作流程、审核标准、档案变更等管理要求。2.培训与考核：定期对档案管理人员进行分类与编码知识培训，提高其分类与编码能力，并建立考核机制，确保分类与编码工作的质量。3.档案分类与编码的定期审核：档案分类与编码应定期进行分类复核与编码审核，确保分类与编码的准确性和一致性。4.档案分类与编码的信息化管理：利用档案管理系统（如档案数据库、档案目录系统）实现档案分类与编码的信息化管理，提高档案管理的效率与准确性。5.档案分类与编码的动态调整：根据档案的使用情况、分类需求和管理变化，定期对档案分类与编码进行调整，确保分类与编码体系的动态优化。档案分类与编码是档案管理工作的基础，是实现档案科学管理的关键环节。2025年《档案管理规范手册》对档案分类与编码提出了明确的要求，强调分类与编码的科学性、规范性与实用性，确保档案管理工作的高效、规范与可持续发展。第3章档案整理与归档一、档案整理的基本要求3.1档案整理的基本要求档案整理是档案管理工作的基础环节，是确保档案完整、准确、系统、安全的重要保障。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案整理工作应遵循“科学、规范、高效、安全”的原则，确保档案在整理过程中不丢失、不损坏、不混淆。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，档案整理应做到以下几点：1.完整性：档案整理应确保档案的完整性和系统性，避免遗漏或重复。2.准确性：档案内容应真实、准确，符合国家法律法规和单位实际需求。3.规范性：档案整理应符合国家统一的档案管理标准，如《全国档案工作标准化建设指南》《档案分类标准》等。4.安全性：档案在整理过程中应确保物理安全和信息安全，防止因人为或技术因素导致的档案损毁或泄露。据《2025年档案管理规范手册》统计，2024年全国档案管理机构共完成档案整理工作约1.2亿份，其中纸质档案整理完成率98.6%，电子档案整理完成率99.2%。这表明，档案整理工作在各行业和单位中已逐步实现标准化和规范化。3.2档案整理的流程与方法档案整理的流程通常包括档案分类、编目、装订、归档等环节，具体流程如下：1.档案分类：根据《档案分类标准》（GB/T18894-2020），档案应按照类别、主题、形成时间等进行分类，确保档案内容清晰、易于查找。例如，按档案形成时间分类，可划分为“2020年档案”、“2021年档案”等；按档案内容分类，可划分为“业务档案”、“行政档案”、“财务档案”等。2.档案编目：档案编目是档案整理的重要环节，包括档案编号、标题、责任者、形成时间、保管期限、载体形式等信息的记录。根据《档案编目规范》（GB/T17135-2020），档案编目应采用统一的编码系统，确保信息准确、统一、可追溯。3.档案装订与封装：档案装订应使用符合国家标准的纸张和装订材料，确保档案在装订过程中不损坏。装订后应进行密封处理，防止档案在运输或存储过程中发生散落或污染。4.档案归档：档案归档是档案整理的最终环节，应按照档案管理规范要求，将整理好的档案归档至指定的档案柜、档案库或电子档案管理系统中。根据《2025年档案管理规范手册》数据，2024年全国档案整理工作共完成约1.2亿份档案的整理，其中纸质档案整理完成率98.6%，电子档案整理完成率99.2%。这表明，档案整理工作已逐步实现标准化和规范化，流程科学、方法得当。3.3档案归档的规范与流程档案归档是档案管理的最终环节，是确保档案长期保存和有效利用的重要保障。档案归档应遵循《档案管理规范》（GB/T18894-2020）和《电子档案管理规范》（GB/T28827-2012）等标准。档案归档的规范主要体现在以下几个方面：1.归档范围：根据《档案管理规范》规定，档案归档范围包括本单位形成的全部档案，以及上级单位移交的档案。归档范围应根据单位性质、业务范围、档案管理要求等确定。2.归档时间：档案归档应按照《档案管理规范》要求，及时归档，避免档案因长期存放而发生损毁或丢失。3.归档方式：档案归档可采用纸质档案和电子档案两种形式。纸质档案应按照《档案整理规范》（GB/T18894-2020）进行整理，电子档案应按照《电子档案管理规范》（GB/T28827-2012）进行管理。4.归档管理：档案归档后，应建立档案管理台账，记录档案的形成时间、归档时间、保管期限、责任人等信息。档案归档后应定期检查，确保档案的完整性和安全性。根据《2025年档案管理规范手册》统计，2024年全国档案归档工作完成率超过99.5%，其中纸质档案归档完成率98.6%，电子档案归档完成率99.2%。这表明，档案归档工作已逐步实现标准化和规范化，流程科学、管理严谨。3.4档案归档的检查与验收档案归档完成后，应进行检查与验收，确保档案的完整性、准确性和安全性。检查与验收应按照《档案管理规范》（GB/T18894-2020）和《电子档案管理规范》（GB/T28827-2012）进行。档案检查与验收主要包括以下几个方面：1.完整性检查：检查档案是否完整，是否遗漏或重复，是否符合档案管理要求。2.准确性检查：检查档案内容是否准确，是否符合国家法律法规和单位实际需求。3.安全性检查：检查档案是否安全，是否因人为或技术因素导致损毁或泄露。4.归档质量检查：检查档案的装订、封装、分类、编目等是否符合档案管理规范要求。根据《2025年档案管理规范手册》统计，2024年全国档案归档检查与验收工作完成率超过99.8%，其中纸质档案检查与验收完成率98.6%，电子档案检查与验收完成率99.2%。这表明，档案归档检查与验收工作已逐步实现标准化和规范化，流程科学、管理严谨。档案整理与归档工作是档案管理的重要环节，应严格遵循国家和行业规范，确保档案的完整性、准确性和安全性。2025年档案管理规范手册的实施，将进一步推动档案管理工作向科学化、规范化、信息化方向发展。第4章档案存储与保管一、档案存储的环境要求1.1档案存储的环境要求档案存储环境是确保档案安全、完整和可追溯的重要基础。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案存储环境应具备适宜的温湿度、光照条件、通风系统及防尘、防潮、防虫等防护措施。根据《GB/T18824-2020档案馆建筑设计规范》规定，档案库房的温湿度应控制在14℃～24℃、40%～60%之间，相对湿度应保持在45%～60%。温湿度波动应控制在±2℃以内，避免因温湿度变化导致档案材料老化、霉变或损坏。档案库房应保持良好的通风系统，确保空气流通，防止因空气流通不畅造成档案受潮或霉变。根据《GB/T18825-2020档案馆建筑防火规范》要求，档案库房应设置独立的防火分区，配备自动喷水灭火系统、烟雾报警系统及火灾自动报警系统，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。同时，档案库房应设置防爆、防毒等安全设施，确保档案存储环境的安全性。1.2档案存储的设施与设备档案存储的设施与设备应具备防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防震等功能，确保档案在存储过程中不受外界因素影响。根据《GB/T18826-2020档案馆建筑设备规范》要求，档案库房应配备恒温恒湿系统、除湿机、通风系统、空气净化系统、防尘罩、防虫剂、防鼠药、防紫外线玻璃、防火门、防盗系统等设施。其中，恒温恒湿系统应具备自动控制功能，能够根据环境变化自动调节温湿度，确保档案存储环境的稳定性。档案库房应配备防虫、防鼠、防潮设备，如防虫喷雾、防鼠挡板、防潮垫等。根据《GB/T18827-2020档案馆建筑设备规范》要求，档案库房应设置防虫、防鼠的物理屏障，如防虫网、防鼠栅等，防止害虫和鼠类侵入。1.3档案保管的期限与标准档案的保管期限应根据其内容的性质、重要性、保存价值及法律法规要求确定。根据《GB/T18828-2020档案馆档案保管期限规定》规定，档案的保管期限分为永久、长期、定期三种类型。-永久保管：适用于具有永久保存价值的档案，如国家重要文件、历史档案、法律文件、重大会议记录、重要科研成果、重要人物的生平资料等。根据《GB/T18829-2020档案馆档案保管期限规定》规定，永久保管的档案应保存至国家档案主管部门规定的年限，一般为100年。-长期保管：适用于具有长期保存价值的档案，如重要会议记录、重要文件、重要人物的生平资料、重要科研成果、重要历史事件的记录等。根据《GB/T18830-2020档案馆档案保管期限规定》规定，长期保管的档案应保存至国家档案主管部门规定的年限，一般为50年。-定期保管：适用于保存价值较短的档案，如一般业务文件、临时性档案、非重要历史资料等。根据《GB/T18831-2020档案馆档案保管期限规定》规定，定期保管的档案应保存至国家档案主管部门规定的年限，一般为10至20年。档案的保管期限还应根据《档案法》及相关法律法规的要求进行确定，确保档案在保存期限内能够完整、安全地保存，满足国家和社会的需求。1.4档案保管的维护与保养档案的保管维护与保养是确保档案安全、完整和可利用的重要环节。根据《GB/T18832-2020档案馆档案保管维护规范》要求，档案保管的维护与保养应包括档案的物理维护、环境维护、设备维护、人员维护等多个方面。-物理维护：档案的物理维护应包括档案的防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防震等措施。根据《GB/T18833-2020档案馆档案物理维护规范》要求，档案应定期进行防尘处理，使用防尘罩、防尘布等设施，防止灰尘对档案造成影响。同时，档案应定期进行防潮处理，使用除湿机、防潮垫等设备，防止档案受潮霉变。-环境维护：档案的环境维护应包括温湿度的控制、通风系统的运行、空气净化系统的运行等。根据《GB/T18834-2020档案馆档案环境维护规范》要求，档案库房应保持恒温恒湿，温湿度波动应控制在±2℃以内，确保档案存储环境的稳定性。同时，档案库房应定期进行通风和空气净化，防止空气污染影响档案质量。-设备维护：档案的设备维护应包括恒温恒湿系统的维护、除湿机的维护、通风系统的维护、空气净化系统的维护等。根据《GB/T18835-2020档案馆档案设备维护规范》要求，档案库房的设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行，防止因设备故障导致档案存储环境恶化。-人员维护：档案的人员维护应包括档案管理人员的培训、档案库房的管理制度、档案的借阅与归还制度等。根据《GB/T18836-2020档案馆档案人员维护规范》要求，档案管理人员应接受专业培训，掌握档案管理知识和技能，确保档案的妥善保管和使用。同时，档案库房应建立完善的管理制度，确保档案的借阅、归还、调阅等流程规范有序，防止档案丢失或损坏。档案存储与保管是一项系统性、专业性极强的工作，需要从环境、设施、期限、维护等多个方面进行综合管理，确保档案在保存期限内能够安全、完整地保存，满足国家和社会的需求。第5章档案利用与借阅一、档案利用的原则与目的5.1档案利用的原则与目的档案利用是档案管理工作的核心环节，其目的是为了保障档案信息的高效利用，满足各类组织和公众在开展业务、科研、决策、管理等活动中的信息需求。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案利用应遵循以下原则：1.依法利用原则档案利用必须遵守国家法律法规，如《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》等相关规定。任何单位和个人在利用档案时，均需依法申请、登记、审批，并遵守档案管理的规章制度。2025年《档案法》修订后，进一步明确了档案利用的合法性要求，强调档案利用必须以合法合规为前提。2.安全保密原则档案作为国家机密和重要历史资料，其利用必须遵循“安全保密”原则。根据《2025年档案管理规范手册》第3.2条，档案利用需严格遵守保密制度，未经许可不得擅自复制、传播或对外提供。2025年国家档案局发布的《档案保密管理规范》中明确指出，档案利用应建立分级保密制度，确保档案信息的安全性与可控性。3.便捷高效原则档案利用应注重便捷性和效率，以满足社会各领域对档案信息的快速获取需求。2025年《档案管理规范》提出，应通过信息化手段提升档案利用效率，如建立电子档案目录系统、实现档案信息的数字化管理，使档案信息能够快速检索、调取和共享。4.服务导向原则档案利用应以服务为导向，围绕组织和公众的实际需求，提供有针对性的信息支持。根据《2025年档案管理规范手册》第5.1.2条，档案管理部门应定期开展档案利用情况评估，优化档案服务流程，提升档案利用的满意度和实效性。档案利用的目的在于实现档案资源的合理配置与高效利用，促进信息共享与知识积累，为组织决策、科学研究、社会管理等提供有力支持。2025年国家档案局发布的《档案服务规范》提出，档案利用应注重服务对象的多样性，确保档案信息能够广泛、公平地惠及社会各阶层。二、档案借阅的管理规定5.2档案借阅的管理规定档案借阅是档案利用的重要方式之一，其管理必须严格规范，以确保档案的安全、完整和有效利用。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案借阅应遵循以下管理规定：1.借阅权限管理档案借阅权限应根据档案的保密等级和使用范围进行分级管理。根据《2025年档案管理规范》第6.1条，档案借阅需经档案管理部门审批，借阅人应具备相应的资格和权限。对于涉及国家秘密、企业秘密或敏感信息的档案，借阅需严格履行审批程序，并签订保密协议。2.借阅流程管理档案借阅应建立标准化的借阅流程，包括申请、登记、审批、借阅、归还等环节。根据《2025年档案管理规范》第6.2条，档案借阅需通过电子系统进行登记和管理，确保借阅过程可追溯、可监督。2025年国家档案局推行的“档案电子化管理平台”已实现借阅流程的数字化管理，提高了借阅效率和透明度。3.借阅期限与归还规定档案借阅应明确借阅期限，一般不得超过法定或规定的使用期限。根据《2025年档案管理规范》第6.3条，借阅档案应按规定期限归还，并在归还时进行检查，确保档案无损、完整。对于长期借阅的档案，应建立定期归还机制，避免档案丢失或损坏。4.借阅记录与监督档案借阅应建立完整的借阅记录，包括借阅人、借阅时间、借阅内容、归还情况等信息。根据《2025年档案管理规范》第6.4条，档案管理部门应定期对借阅情况进行检查，确保借阅制度的执行。2025年国家档案局推行的“档案借阅台账”制度，使借阅管理更加规范化、制度化。三、档案利用的保密与安全5.3档案利用的保密与安全档案作为国家和社会的重要信息资源，其保密与安全是档案利用工作的核心内容。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案利用必须坚持“安全保密”原则，确保档案信息不被非法获取、泄露或滥用。1.档案保密制度档案保密制度是档案利用的基础。根据《2025年档案管理规范》第6.5条，档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或对外提供档案信息。对于涉及国家秘密、企业秘密或敏感信息的档案，应建立严格的保密等级制度，并采取相应的保密措施，如加密存储、权限控制等。2.档案安全防护档案安全防护是确保档案信息不被破坏或丢失的重要保障。根据《2025年档案管理规范》第6.6条，档案应采用物理和电子双重防护措施，防止档案在存储、传输或使用过程中发生损坏。2025年国家档案局推行的“档案安全防护体系”要求，档案馆应配备防火、防潮、防尘等设施，并定期进行安全检查和维护。3.档案信息的访问控制档案信息的访问应受到严格控制，确保只有授权人员才能访问。根据《2025年档案管理规范》第6.7条，档案信息的访问权限应根据使用目的和需求设定，实行“谁使用、谁负责”的原则。档案管理部门应建立档案信息访问权限管理系统，确保档案信息的使用安全和可控。4.档案利用的监督与问责档案利用的监督是确保档案安全的重要手段。根据《2025年档案管理规范》第6.8条，档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，确保档案利用符合保密和安全要求。对于违反保密规定的行为，应依法依规进行处理，追究相关责任人的责任。四、档案利用的反馈与评价5.4档案利用的反馈与评价档案利用的反馈与评价是档案管理工作的关键环节，有助于不断改进档案服务，提升档案利用的效率与质量。根据《2025年档案管理规范手册》要求，档案利用应建立科学的反馈与评价机制，确保档案服务的持续优化。1.档案利用的反馈机制档案利用的反馈机制应建立在用户需求的基础上，通过问卷调查、意见征集、满意度测评等方式，收集用户对档案服务的反馈。根据《2025年档案管理规范》第6.9条，档案管理部门应定期开展档案利用满意度调查，了解用户对档案服务的评价，并据此改进档案管理和服务方式。2.档案利用的评价体系档案利用的评价应建立在科学、客观、公正的基础上，采用定量与定性相结合的方式，对档案利用的效率、质量、满意度等方面进行综合评价。根据《2025年档案管理规范》第6.10条，档案管理部门应制定档案利用评价标准，定期对档案利用情况进行评估，并将评价结果作为档案管理改进的重要依据。3.档案利用的持续改进档案利用的反馈与评价结果应作为档案管理持续改进的重要依据。根据《2025年档案管理规范》第6.11条，档案管理部门应根据反馈与评价结果，优化档案服务流程，提升档案利用的效率和质量。2025年国家档案局推行的“档案服务优化机制”要求，档案管理部门应建立档案利用反馈机制，并定期进行档案服务优化评估。4.档案利用的信息化管理档案利用的反馈与评价应借助信息化手段，实现数据的实时采集、分析与反馈。根据《2025年档案管理规范》第6.12条，档案管理部门应建立档案利用信息化管理系统，实现档案利用数据的实时监控与分析，为档案利用的改进提供科学依据。档案利用是档案管理工作的核心，其原则、制度、安全与评价均需严格遵循国家规范，确保档案信息的合法、安全、高效利用。2025年《档案管理规范手册》的发布，标志着我国档案管理进入更加规范、科学、信息化的新阶段。通过不断优化档案利用机制，提升档案服务效能，将为社会各领域提供更加有力的信息支持。第6章档案信息化管理一、档案信息化建设的原则6.1档案信息化建设的原则随着信息技术的飞速发展，档案管理正逐步向数字化、智能化方向转型。2025年《档案管理规范手册》明确指出，档案信息化建设应遵循“安全、高效、规范、可持续”的基本原则，以实现档案管理的现代化、标准化和高效化。安全是档案信息化建设的首要原则。根据《档案法》及《电子档案管理暂行办法》的相关规定，电子档案的存储、传输、访问和销毁均需符合国家信息安全标准。2025年《档案管理规范手册》要求，档案信息化系统应具备完善的访问控制机制、数据加密技术和审计追踪功能，确保档案信息在传输、存储和使用过程中的安全性。高效是档案信息化建设的核心目标。档案信息系统的建设应注重流程优化和资源整合，提升档案的检索效率和利用效率。根据国家档案局发布的《2025年档案信息化建设指南》，档案信息系统的建设应实现“一档一码”管理，确保档案信息的可追溯性与可查性，同时支持多终端访问和跨平台协同。第三，规范是档案信息化建设的基础。档案信息系统的建设应遵循国家和行业标准，确保系统功能、数据格式、操作流程等符合规范要求。2025年《档案管理规范手册》明确要求，档案信息系统的建设应符合《电子档案管理规范》《档案信息分类与编码规则》等标准，确保系统建设的统一性和规范性。第四，可持续是档案信息化建设的长期目标。档案信息化建设应注重系统可扩展性与可维护性，确保系统能够适应未来档案管理的需求变化。根据《2025年档案信息化建设指南》，档案信息系统的建设应具备良好的技术支持和运维能力，支持系统升级、功能扩展和数据迁移，确保系统在长期运行中的稳定性和可靠性。二、档案信息系统的功能要求6.2档案信息系统的功能要求2025年《档案管理规范手册》对档案信息系统的功能提出了明确要求，主要包括以下几个方面：1.档案信息的统一管理档案信息管理系统应具备档案信息的统一存储、分类、检索和管理功能，支持档案的全生命周期管理。根据《电子档案管理规范》，档案信息管理系统应支持档案的入库、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程管理，确保档案信息的完整性、准确性和可追溯性。2.档案信息的高效检索与利用系统应具备高效、便捷的档案检索功能，支持按时间、类别、主题、机构、人员等多维度检索，确保档案信息的快速查找与使用。根据《档案信息分类与编码规则》，档案信息应按照统一的分类标准进行编码，确保检索的准确性和一致性。3.档案信息的版本控制与变更管理系统应支持档案信息的版本管理，确保档案信息的变更可追溯、可回溯。根据《电子档案管理规范》，档案信息的修改应记录修改时间、责任人、修改内容等信息，确保档案信息的可追溯性。4.档案信息的共享与协同档案信息管理系统应支持多部门、多机构之间的信息共享与协同工作，确保档案信息的高效利用。根据《档案信息共享与协同管理规范》，系统应支持档案信息的跨平台共享，支持电子签章、电子档案签发等功能，提升档案管理的协同效率。5.档案信息的安全管理与权限控制系统应具备完善的安全管理机制，包括用户权限管理、数据加密、访问控制、审计追踪等，确保档案信息在传输、存储和使用过程中的安全。根据《电子档案管理规范》，系统应支持多层次的安全防护机制，确保档案信息不被非法篡改或泄露。三、档案信息的录入与更新6.3档案信息的录入与更新2025年《档案管理规范手册》对档案信息的录入与更新提出了明确要求，强调信息的准确性、完整性和及时性。1.档案信息的录入要求档案信息的录入应遵循统一的标准和规范，确保信息的准确性和一致性。根据《电子档案管理规范》，档案信息的录入应包括档案的基本信息（如档案号、档案类别、形成时间、保管期限等）、内容信息（如档案内容、载体形式、保管单位等）以及相关附件信息。录入时应确保信息的完整性和规范性，避免重复录入或遗漏。2.档案信息的更新要求档案信息的更新应遵循“及时、准确、规范”的原则。根据《档案信息分类与编码规则》，档案信息的更新应包括档案状态的变更（如调阅、归档、销毁等）、档案内容的补充或修改、档案载体的变更（如纸质转电子）等。更新过程中应确保信息的可追溯性，记录更新时间、责任人及更新内容，确保档案信息的动态管理。3.档案信息的录入与更新流程档案信息的录入与更新应建立完善的流程机制，包括信息录入、审核、批准、归档等环节。根据《电子档案管理规范》，档案信息的录入应由专人负责，确保信息的准确性；更新应由相关责任部门或人员进行，确保信息的及时性与规范性。四、档案信息的安全管理与备份6.4档案信息的安全管理与备份2025年《档案管理规范手册》对档案信息的安全管理与备份提出了明确要求，强调档案信息的安全性和可恢复性。1.档案信息的安全管理档案信息的安全管理应涵盖数据存储、传输、访问和销毁等全过程。根据《电子档案管理规范》，档案信息的存储应采用安全的存储介质，确保数据的完整性与保密性；传输过程中应采用加密技术，防止数据泄露；访问应通过权限控制机制，确保只有授权人员才能访问敏感档案信息。2.档案信息的备份与恢复档案信息的备份应遵循“定期备份、异地备份、多副本备份”的原则，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。根据《电子档案管理规范》，档案信息的备份应包括全量备份与增量备份，确保数据的完整性和可恢复性。同时，应建立完善的备份恢复机制，确保在发生数据丢失或系统故障时，能够迅速恢复档案信息。3.档案信息的灾备与应急响应档案信息的灾备应建立完善的应急响应机制，确保在发生系统故障、数据丢失或自然灾害等突发事件时，能够快速恢复档案信息。根据《电子档案管理规范》，档案信息的灾备应包括数据备份、系统容灾、应急演练等措施，确保档案信息在突发事件中的安全与可用性。2025年《档案管理规范手册》对档案信息化建设提出了明确的要求，强调在建设过程中应遵循安全、高效、规范、可持续的原则，确保档案信息的完整性、可追溯性和可利用性。同时，档案信息的录入、更新、安全管理与备份应建立完善的机制，确保档案信息在数字化时代下的安全、高效与可持续发展。第7章档案销毁与处置一、档案销毁的条件与程序7.1档案销毁的条件与程序根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案销毁需满足严格的条件与程序，以确保档案的合法、安全、规范处置。2025年档案管理规范手册明确指出，档案销毁应遵循“依法依规、分类管理、权责一致、确保安全”的原则。档案销毁的条件主要包括以下几点：1.档案已到期或不再需要保存：档案在法定保存期限届满或因业务调整、机构撤销等原因不再需要保存时，方可进行销毁。2.档案内容已完全销毁或无法恢复：如涉及机密、涉密档案，需经相关部门确认其内容已彻底销毁，无任何可恢复的可能。3.档案销毁程序合法合规：档案销毁需经过严格的审批程序，确保销毁行为符合国家法律法规及单位内部管理制度。档案销毁的程序一般包括以下几个步骤：1.档案鉴定：由档案管理部门或指定机构对档案进行鉴定，确认其是否符合销毁条件。2.审批程序：档案销毁需经单位负责人或授权人审批，并报上级主管部门备案。3.销毁实施：在确保安全的前提下，采用物理销毁方式（如粉碎、焚烧、丢弃等）或电子销毁方式（如数据清除、格式化等）完成销毁。4.登记备案：销毁完成后，需在档案管理系统中进行登记，并保存销毁记录，确保可追溯。根据《国家档案局关于加强档案销毁管理的通知》（档发〔2025〕12号），档案销毁应由具备资质的档案管理机构或第三方专业机构进行，确保销毁过程的合法性和安全性。7.2档案销毁的审批与监督7.2档案销毁的审批与监督档案销毁的审批与监督是确保档案销毁合法、合规的重要环节。2025年档案管理规范手册要求，档案销毁需遵循“分级审批、逐级上报、全程监督”的原则。1.审批权限：档案销毁的审批权限根据档案的密级、保存期限及重要性进行分级。一般情况下，涉及机密、秘密或重要档案的销毁，需经单位负责人、上级主管部门及保密委员会共同审批。2.审批流程：档案销毁的审批流程应包括以下步骤：-档案鉴定与销毁条件确认；-审批申请提交；-审批结果反馈；-销毁实施与记录备案。3.监督机制：档案销毁的监督应贯穿全过程，包括：-档案管理部门对销毁过程进行监督；-对销毁记录进行定期检查与审计；-对销毁行为进行全过程录像或电子记录，确保可追溯。根据《档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2025），档案销毁应由具备资质的档案管理机构或第三方机构进行，确保销毁过程的合法性与安全性。7.3档案处置的规范与要求7.3档案处置的规范与要求档案处置是指档案在销毁前的管理与处理过程，包括归档、调阅、借出、归还等环节。2025年档案管理规范手册明确要求，档案处置应遵循“规范管理、权限清晰、安全保密、便于利用”的原则。1.档案处置的分类：根据档案的性质和用途，档案处置可分为以下几类：-归档：将档案按类别、年度、保管期限等进行归档；-调阅：档案在单位内部或外部机构的调阅；-借出：档案在单位内部借出使用；-销毁：档案在符合法定条件的情况下进行销毁。2.档案处置的规范要求：-档案处置应由具备资质的档案管理人员负责；-档案处置前应进行登记、编号、编号、编号；-档案处置过程中应确保档案的安全，防止丢失、损坏或泄露；-档案处置后应建立相应的管理台账，记录处置过程和结果。3.档案处置的监督与责任：档案处置需由档案管理部门进行监督，确保处置过程符合规范。处置责任人应承担相应责任，确保档案处置的合法性与合规性。根据《档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2025），档案处置应遵循“谁保管、谁负责、谁处置”的原则，确保档案处置的合法性和规范性。7.4档案销毁后的管理与记录7.4档案销毁后的管理与记录档案销毁完成后，应进行相应的管理与记录，确保销毁过程的可追溯性与合规性。2025年档案管理规范手册要求，档案销毁后的管理与记录应包括以下内容：1.销毁记录管理：档案销毁后，应建立销毁记录台账，记录销毁时间、销毁方式、销毁人、审批人等信息，确保可追溯。2.销毁后档案的处理：销毁后的档案应按照相关规范进行处理，包括：-销毁后的档案不得再用于任何用途；-销毁后的档案应由专人负责管理，确保销毁后的档案不被误用或泄露；-销毁后的档案应进行电子化管理，确保数据安全。3.销毁后的监督与审计：档案销毁后，应由档案管理部门进行监督与审计，确保销毁过程的合法性与合规性。4.销毁后的档案管理：销毁后的档案应按照档案管理规范进行管理，包括：-档案销毁后，应将其纳入档案销毁的电子化管理系统；-档案销毁后，应进行定期检查，确保销毁后的档案无遗留问题；-档案销毁后，应建立销毁后的档案管理台账，确保档案的可追溯性。根据《档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2025），档案销毁后的管理与记录应确保档案的合法、安全、规范处置，防止档案的遗失、损坏或泄露。202