厦门培训会议室管理制度

PAGE厦门培训会议室管理制度一、总则1.目的为了规范厦门培训会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保培训活动的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有在厦门培训会议室举办的培训活动及相关会议。3.基本原则统一管理原则：培训会议室由公司/组织指定部门统一管理和调配。合理使用原则：各部门应根据实际需求，提前申请使用会议室，避免资源浪费。安全规范原则：使用会议室时应遵守相关安全规定，确保人员和设备安全。二、会议室管理职责1.管理部门公司/组织[具体管理部门名称]负责培训会议室的日常管理工作，包括会议室的安排、设备维护、清洁卫生等。2.使用部门各使用部门负责提前提交会议室使用申请，按照规定使用会议室，并在使用后做好清理工作。3.管理人员职责负责会议室的日常巡查，确保设备正常运行，环境整洁。按照使用申请安排会议室，及时协调解决使用过程中出现的问题。定期对会议室设备进行维护和保养，确保设备性能良好。三、会议室使用规定1.申请流程各部门需要使用培训会议室时，应提前[X]个工作日填写《厦门培训会议室使用申请表》，详细说明使用时间、培训内容、参与人数等信息。将申请表提交至管理部门，管理部门根据会议室的使用情况进行审核和安排。审核通过后，管理部门将以邮件或短信的形式通知申请部门，并告知会议室的具体使用时间和地点。2.使用时间培训会议室的使用时间为工作日的[具体时间段]，如需在非工作时间使用，需提前向管理部门申请并获得批准。每次使用会议室的时长一般不得超过[X]小时，如有特殊情况需要延长使用时间，应提前告知管理部门。3.使用人数会议室的容纳人数应根据会议室的规模和设备配置合理安排，不得超过规定的最大容纳人数。如需超过最大容纳人数使用会议室，应提前向管理部门说明情况，并采取相应的安全措施。4.使用要求使用部门应爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如因使用不当造成设备损坏，应照价赔偿。保持会议室的整洁卫生，使用完毕后应将桌椅摆放整齐，清理垃圾，关闭设备电源。禁止在会议室吸烟、饮食、大声喧哗等，保持良好的会议秩序。四、会议室设备管理1.设备清单管理部门应建立培训会议室设备清单，详细记录会议室的设备名称、型号、数量、购置时间等信息。2.设备维护定期对会议室设备进行维护和保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时通知专业维修人员进行维修。设备维修后，管理部门应做好维修记录，包括故障原因、维修时间、维修人员等信息。3.设备更新根据会议室的使用情况和设备的老化程度，适时对会议室设备进行更新和升级，以满足培训和会议的需求。4.设备使用培训管理部门应定期组织会议室设备使用培训，使使用人员熟悉设备的操作方法和注意事项，提高设备的使用效率。五、会议室安全管理1.安全责任使用部门在使用会议室期间，应承担安全责任，确保人员和设备的安全。2.安全检查管理部门应定期对会议室进行安全检查，重点检查消防设施、电器设备、门窗等是否正常，发现安全隐患应及时整改。3.应急预案制定会议室安全应急预案，明确在发生火灾、地震等紧急情况时的应急处置措施，定期组织演练，提高应急处置能力。4.安全培训管理部门应定期组织会议室安全培训，使使用人员了解安全知识和应急处置方法，增强安全意识。六、会议室清洁卫生管理1.清洁标准地面清洁无杂物，桌面、椅子擦拭干净。会议室的门窗、墙壁、灯具等保持清洁，无灰尘、污渍。垃圾桶及时清理，保持室内环境整洁。2.清洁频率每次使用会议室后，使用部门应进行初步清理，确保会议室整洁。管理部门应定期对会议室进行全面清洁，每周至少[X]次。3.清洁人员管理管理部门应安排专人负责会议室的清洁卫生工作，确保清洁质量。清洁人员应遵守清洁工作规范，按时完成清洁任务。七、会议室费用管理1.费用标准培训会议室的使用费用根据会议室的使用时长、设备使用情况等因素确定，具体标准如下：[详细列出不同时长的收费标准][设备使用费用标准，如投影仪、音响等]如有特殊情况需要额外收费的，应提前告知申请部门。2.费用结算每月[具体结算日期]，管理部门根据会议室的使用记录，统计各部门的使用费用，并制作费用清单。将费用清单发送至各使用部门，各部门应在规定时间内核对并确认费用。如无异议，应按照费用清单进行支付。费用支付方式为[具体支付方式，如银行转账、支票等]。八、违规处理1.违规行为未按规定提前申请使用会议室。擅自更改会议室使用时间、内容或人数。损坏会议室设施设备，未照价赔偿。未保持会议室整洁卫生，影响下次使用。在会议室吸烟、饮食、大声喧哗等，影响会议秩序。2.处理措施对于首次违规行为，管理部门将给予警告，并要求违规部门立即整改。对于多次违规行为或情节严重的违规行为，管理部门将视情况给予相应的处罚，