标准化培训档案管理制度

PAGE标准化培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展、员工职业发展以及公司决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所形成的档案管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动从策划、实施到评估等各个环节所产生的各类文件资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文字表述等应符合实际情况。4.保密性原则：对于涉及公司机密、员工个人隐私等内容的培训档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、培训档案管理职责分工（一）培训管理部门职责1.负责制定培训档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.统筹协调培训档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整性和规范性。3.建立培训档案目录索引，定期对培训档案进行清查和核对，保证档案信息的准确性。4.负责培训档案的保管和维护，确保档案存储安全，防止档案损坏、丢失等情况发生。5.根据公司内部需求，提供培训档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.对培训档案的利用情况进行统计分析，为培训工作的改进和优化提供数据支持。（二）培训讲师职责1.在培训课程结束后，按照要求及时将授课教案、课件、学员签到表、考核试卷及成绩等相关资料提交给培训管理部门。2.协助培训管理部门对培训效果进行评估，提供学员表现、反馈意见等相关信息，作为培训档案的补充内容。（三）学员职责1.积极配合培训管理部门和培训讲师的工作，按照要求提供个人培训相关资料，如培训心得、总结报告等。2.妥善保管个人培训期间获得的证书、结业证明等重要文件，并及时提交给培训管理部门归档。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责与培训管理部门沟通协调，及时提供本部门员工培训相关信息和资料。2.在涉及员工培训档案查询、借阅等工作时，应按照规定程序办理相关手续，确保档案使用的合规性。三、培训档案的分类与编号（一）培训档案分类1.培训计划类：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等，记录公司培训工作的整体规划和安排。2.培训课程类：涵盖各类培训课程的详细资料，如课程大纲、教案、课件、培训教材等。3.培训实施类：主要有培训通知、学员签到表、培训现场照片、视频资料等，反映培训活动的实际开展情况。4.培训考核类：包含考核试卷、学员成绩、考核评估报告等，用于评估学员培训效果。5.培训证书类：收集员工参加外部培训获得的证书、结业证明等文件。6.培训总结类：包括培训总结报告、学员培训心得、培训效果反馈等，总结培训工作的经验教训和成果。（二）培训档案编号为便于培训档案的管理和查询，对每一份培训档案进行编号。编号采用以下规则：培训档案编号=年份+培训类别代码+顺序号其中：“年份”为培训活动发生的年份，取公元纪年的后两位数字，如“22”代表2022年。“培训类别代码”根据培训档案分类设置，具体如下：“PJ”代表培训计划类“KC”代表培训课程类“SS”代表培训实施类“KH”代表培训考核类“ZS”代表培训证书类“ZJ”代表培训总结类“顺序号”为每一类培训档案按时间顺序排列的流水号，从001开始依次编号。例如：22KC015表示2022年第15份培训课程类档案。四、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.培训管理部门在培训活动策划、组织、实施过程中产生的各类文件资料。2.培训讲师在授课过程中形成或使用的教案、课件、考核试卷等。3.学员在培训期间提交的培训心得、作业、考核答卷等。4.培训活动现场的照片、视频、音频等记录资料。5.培训证书、结业证明等相关文件。6.其他与培训活动相关的资料，如培训效果评估报告、培训总结等。（二）收集时间1.培训计划类档案应在每年年初制定完成后及时收集归档。2.培训课程类档案在课程开发完成或培训实施前收集相关资料。3.培训实施类档案在培训活动进行过程中同步收集，培训结束后一周内完成全面整理。4.培训考核类档案在考核工作结束后，成绩统计完成一周内收集归档。5.培训证书类档案在员工获得证书后一个月内收集。6.培训总结类档案在每次培训活动结束后一个月内完成收集。（三）收集方式1.培训管理部门通过内部通知、邮件等方式向培训讲师、学员及相关部门明确档案收集要求，定期督促资料提交。2.培训讲师、学员及各部门按照要求将纸质或电子文档资料提交至培训管理部门指定地点或邮箱。3.培训管理部门安排专人负责接收和初步审核提交的资料，对不符合要求的及时反馈并要求补充完善。（四）整理要求1.对收集到的培训档案资料进行分类整理，按照培训档案分类标准进行归档。2.每份档案资料应保持完整，去除无关的附件、空白页等。3.对于纸质档案，应使用A4纸张打印或复印相关资料，统一采用左侧装订方式，并在右上角加盖档案章。4.电子档案应按照统一命名规则进行命名，存放于指定的电子文件夹中，并建立相应的文件夹结构，便于查找和管理。电子档案应确保格式清晰、内容完整，无病毒感染。5.对每份培训档案编制详细的目录，目录应包含档案编号、名称、日期、内容摘要等信息，置于档案首页。五、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为5年。2.培训课程类档案保管期限为5年。3.培训实施类档案保管期限为5年。4.培训考核类档案保管期限为5年。5.培训证书类档案长期保管。6.培训总结类档案保管期限为5年。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。将整理好的纸质培训档案按照类别和编号顺序存放于档案柜中，确保档案存放整齐有序，便于查找。2.电子档案保管：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对电子培训档案进行备份存储，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立电子档案存储目录，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。3.定期对档案库房进行清查和盘点，检查档案存放情况、设施设备运行状况等，发现问题及时处理。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、监控设备等。六、培训档案的利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅培训档案，可向培训管理部门提出申请。培训管理部门根据查阅内容和目的进行审核，批准后安排查阅。2.查阅涉及公司机密或员工个人隐私的培训档案，需经相关部门负责人或公司领导批准，并严格遵守保密规定。3.培训管理部门工作人员因工作需要可直接查阅培训档案，但应做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号、查阅时间等信息。2.将申请表提交至培训管理部门负责人审批。3.培训管理部门根据审批结果，安排专人陪同查阅或提供档案复印件。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅过程中，查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录相关内容，应经培训管理部门同意后进行。5.查阅结束后，查阅人员应在《培训档案查阅登记表》上签字确认，归还档案或复印件。（三）借阅权限1.公司内部员工因特殊原因需要借阅培训档案，需经培训管理部门负责人和所在部门负责人批准。2.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅培训档案，必须经公司领导批准，并签订保密协议。（四）借阅流程1.借阅申请人填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、档案名称及编号、借阅期限等内容。2.将申请表依次提交至培训管理部门负责人、所在部门负责人和公司领导审批（如需）。3.培训管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案原件，并与借阅人签订《培训档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等条款。4.借阅人应妥善保管借阅的培训档案，不得转借、丢失、损坏或擅自复制。如需延长借阅期限，应提前向培训管理部门申请并办理续借手续。5.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。培训管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。七、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、员工个人隐私等内容的培训档案，严格实行保密制度。2.培训档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，严格按照审批流程进行操作，对查阅和借阅人员进行必要的保密提醒。4.禁止在非保密场所讨论、传播培训档案中的敏感信息。5.对电子培训档案采取加密存储、访问控制等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强培训档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.对电子培训档案进行定期备份，备份数据应存储于不同的物理位置，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应按照应急预案及时采取措施，保护培训档案的安全，并及时向上级报告。八、培训档案的销毁（一）销毁条件培训档案保管期满后，由培训管理部门会同相关部门对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。符合以下条件的培训档案可予以销毁：1.已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.因培训活动调整、变更等原因，相关培训档案已不再适用的。3.经鉴定确认属于重复、无效或错误的培训档案。（二）销毁流程1.培训管理部门填写《培训档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上档案鉴定报告。2.将申请表提交至培训管理部门负责人、财务部门负责人和公司领导审批。3.经批准后，培训管理部门会同财务部门、审计部门等相关人员共同对拟销毁的培训档案