培训公司采购管理制度

PAGE培训公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范培训公司采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司教学及运营需求，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于教学设备采购、教材采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足公司业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司及供应商的合法权益。4.及时性原则：根据公司业务需求，及时采购所需物资和服务，确保教学及运营活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的操作，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性，提供法律咨询和支持，防范采购法律风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度工作计划和业务发展需求，于每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合公司实际情况，提出调整建议，报采购决策委员会审议通过。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报采购决策委员会审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场价格波动、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.采购部对预算调整申请进行审核，提出调整方案，报采购决策委员会审批。经批准后的预算调整方案作为采购活动的依据。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性后，签字批准并提交采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请后，对采购项目进行分类和评估，根据采购金额大小和重要性程度，按照规定的审批流程进行审批。2.对于金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，需报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.采购部根据采购项目的特点和需求，并通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。3.根据采购项目的要求，从合格供应商中选择若干家进行询价或招标，获取供应商的报价和相关资料。4.采购部组织相关人员对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商，并与其签订采购合同。5.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（四）采购合同签订1.采购部与选定的供应商协商拟订采购合同条款，合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同草案经法务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，由采购部与供应商签订正式采购合同。3.采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（五）采购执行与跟踪1.采购部按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的规格、数量、交货期等要求，并跟踪订单执行情况。2.供应商应按照采购订单要求组织生产或提供服务，并在规定的交货期内将货物送达指定地点或完成服务。采购部应及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。3.在采购执行过程中，如出现供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购部应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如要求供应商加快交货、更换产品、赔偿损失等，以减少对公司业务的影响。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购物资或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、质量、性能等进行逐一核对和检验。2.对于重要的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或不符合合同要求，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至达到验收标准。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款手续。2.采购付款方式应根据合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。对于金额较大的采购项目，可根据项目进度分阶段付款。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的金额、时间、供应商等信息，定期与采购部核对账目，确保采购付款的准确性和及时性。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行防范；对于供应商违约风险，应加强供应商管理，要求供应商提供担保或保证金，增加违约成本；对于质量问题风险，应加强采购验收环节的管理，严格按照合同要求进行验收；对于法律风险，应加强法务审核，确保采购合同的合法性和有效性。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取相应的措施进行处理，避免风险扩大化。（三）风险监控与改进1.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行监控，评估风险应对效果，及时发现问题并进行调整和改进。2.总结采购风险管理经验教训，不断完善采购风险管理制度和流程，提高公司采购风险管理水平。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请文件、采购审批文件、采购合同、采购订单、供应商资料、报价文件、验收单、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，便于查询和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照公司档案管理制度执行。一般采购档案的保管期限为[X]年，重要采购档案的保管期限为[X]年。