培训机构缺课追访制度

PAGE培训机构缺课追访制度一、总则（一）目的为了加强培训机构的教学管理，确保学员能够按时、完整地接受培训课程，提高培训质量，保障学员的学习权益，特制定本缺课追访制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构所有在籍学员。（三）基本原则1.及时追访原则：对学员缺课情况进行及时跟踪，确保在最短时间内了解学员缺课原因。2.全面追访原则：涵盖所有课程的缺课情况，不遗漏任何一名学员和任何一次课程。3.沟通协调原则：与学员及其家长保持良好沟通，协调解决缺课问题，共同促进学员学习。二、追访职责分工（一）教学部门1.负责统计学员的缺课信息，包括课程名称、授课时间、缺课学员名单等。2.根据缺课情况，安排教师或教学助理对缺课学员进行初步追访，了解缺课原因。（二）教师1.对于自己所授课程的缺课学员，在课后及时与学员沟通，了解缺课原因，并做好记录。2.将缺课学员的情况反馈给教学部门，协助制定追访计划。（三）客服部门1.接到教学部门反馈的缺课学员信息后，通过电话、短信或微信等方式与学员及其家长进行沟通。2.记录沟通结果，对于家长提出的问题和需求，及时协调相关部门解决。（四）管理层1.定期检查缺课追访工作的执行情况，对追访结果进行分析和评估。2.根据追访情况，制定相应的改进措施，不断完善缺课追访制度。三、缺课信息收集与统计（一）收集方式1.教师记录：教师在每次授课时，对未出勤的学员进行记录，注明学员姓名、课程名称、授课时间等信息。2.考勤系统：使用电子考勤系统，学员通过刷卡、指纹或人脸识别等方式签到，系统自动记录出勤情况，生成缺课报表。（二）统计周期以自然周为统计周期，每周一由教学部门对上周的缺课信息进行汇总和整理。（三）统计内容1.学员基本信息，包括姓名、性别、年级、联系方式等。2.缺课课程信息，包括课程名称、授课教师、授课时间、缺课次数等。3.缺课原因分类统计，如生病、事假、病假、厌学、家庭原因等。四、追访流程（一）初步追访1.教学部门在每周一汇总缺课信息后，安排教师或教学助理在本周内对缺课学员进行初步追访。2.追访方式可以采用电话、短信或微信等，与学员及其家长取得联系，了解缺课原因，并做好记录。3.对于因生病等特殊原因缺课的学员，表达关心和慰问，并告知学员后续的补课安排。（二）重点追访1.对于多次缺课或缺课原因不明的学员，由客服部门进行重点追访。2.客服人员通过电话与学员及其家长进行深入沟通，了解具体情况，分析缺课原因，共同探讨解决方案。3.在沟通中，要注意倾听家长和学员的意见和建议，及时反馈给相关部门，以便改进教学和服务。（三）定期回访1.对经过追访后已经解决缺课问题的学员，定期进行回访，了解学员的学习情况和对培训的满意度。2.回访方式可以采用电话、问卷调查等，收集学员的反馈信息，为教学质量提升提供参考。五、追访记录与报告（一）记录要求1.追访人员在与学员及其家长沟通后，要及时将追访情况进行详细记录，包括沟通时间、方式、内容、结果等。2.记录应真实、准确、完整，并妥善保存，以备后续查询和统计分析。（二）报告形式1.教学部门每周制作缺课追访周报，向管理层汇报本周的缺课情况、追访进展、存在问题及解决方案等。2.每月制作缺课追访月报，对本月的缺课追访工作进行全面总结和分析，提出改进措施和建议。六、补课安排与执行（一）补课原则1.根据学员的缺课情况，及时安排补课，确保学员能够跟上教学进度。2.补课应遵循不影响正常教学秩序和学员学习效果的原则，尽量在学员方便的时间进行。（二）补课方式1.一对一补课：对于个别缺课较多或需要针对性辅导的学员，安排教师进行一对一补课。2.小组补课：对于部分缺课情况相似的学员，组织小组补课，提高补课效率。3.线上补课：利用在线教学平台，为学员提供线上补课服务，方便学员随时随地学习。（三）补课执行1.教学部门根据学员的缺课情况和补课方式，制定具体的补课计划，并通知学员及其家长。2.教师按照补课计划，认真组织补课教学，确保补课质量。3.客服部门跟踪补课执行情况，及时解决补课过程中出现的问题。七、与家长沟通技巧（一）保持尊重和耐心在与家长沟通时，要尊重家长的意见和感受，耐心倾听家长的诉求，不要急于反驳或辩解。（二）客观公正地反馈情况向家长反馈学员缺课情况时，要客观公正，不夸大、不缩小，以事实为依据，让家长了解真实情况。（三）积极寻求解决方案与家长共同探讨解决缺课问题的方案，充分考虑家长和学员的需求，提出切实可行的建议，争取家长的支持和配合。（四）定期沟通与反馈定期与家长沟通学员的学习情况，及时反馈学员的进步和不足，让家长了解学员在培训机构的学习动态。八、特殊情况处理（一）长期缺课学员对于连续缺课超过[X]周的学员，由管理层组织专项会议，分析原因，制定个性化的解决方案，必要时可与家长签订学习协议，明确双方的责任和义务。（二）突发重大事件导致缺课如学员因突发重大疾病、家庭变故等原因导致缺课，培训机构应给予关心和支持，根据实际情况调整补课计划，并提供必要的帮助。九、监督与考核（一）监督机制1.管理层定期对缺课追访工作进行检查，查看追访记录、报告等资料，了解追访工作的执行情况。2.设立监督邮箱和电话，接受学员及其家长对缺课追访工作的监督和投诉，对反馈的问题及时进行处理。（二）考核指标1.缺课信息收集的准确性和及时性。2.追访工作的完成率和有效率。3.学员对追访工作的满意度。4.补课计划的执行情况和补课效果。（三）考核方式1.每月对各部门和相关人员的缺课追访工作进行考核评分，考核结果与绩效挂钩。2.对于在缺课追访工作中表现优秀的