培训学校办公室工作制度

PAGE培训学校办公室工作制度一、总则（一）目的为了加强培训学校办公室的管理，提高工作效率，确保各项工作的规范化、制度化和科学化，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于培训学校办公室全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和教育行业相关标准，依法依规开展工作。2.以服务学校发展、服务师生为宗旨，高效、准确地履行职责。3.坚持分工协作、团结互助，共同完成办公室各项工作任务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调办公室与学校其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。3.审核办公室各类文件、报告等，保证文件质量和工作准确性。4.组织办公室人员的业务培训和考核，提高团队整体素质。5.负责与上级主管部门、相关单位及社会各界的沟通联络，维护学校良好形象。（二）行政秘书职责1.负责学校行政文件的收发、登记、传阅、归档等工作。2.安排学校各类会议，做好会议记录，整理会议纪要并及时传达。3.协助主任做好学校的接待工作，安排接待事宜，协调相关部门做好服务。4.管理学校办公用品及设备，做好采购、发放、维护等工作。5.负责学校印章的保管和使用，严格按照规定程序用印。（三）教学秘书职责1.协助教学部门制定教学计划、课程安排等教学文件。2.负责学生学籍管理，包括入学、转学、休学、毕业等手续的办理。3.组织教学资料的收集、整理和归档工作，建立教学档案。4.协助安排教学活动，如考试、实习、实训等，确保教学活动顺利进行。5.负责与教师、学生沟通教学相关事宜，及时反馈教学信息。（四）财务秘书职责1.协助财务部门做好学校财务管理工作，负责财务文件的收发和传递。2.负责学校收费工作，包括学费、杂费等的收缴，开具相关票据。3.协助编制学校财务预算和决算报表，提供财务数据支持。4.定期核对财务账目，协助进行财务审计工作。5.负责财务档案的整理和保管，确保财务资料的完整性和安全性。（五）信息管理员职责1.负责学校信息化系统的日常维护和管理，保障系统正常运行。2.收集、整理学校各类信息，及时更新学校网站、微信公众号等信息平台内容。3.协助学校开展网络教学、在线学习等信息化教学活动，提供技术支持。4.负责学校办公设备的信息化管理，如电脑、打印机、复印机等的维护和故障排除。5.对学校信息化建设提出合理化建议，推动学校信息化水平不断提升。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文行政秘书负责接收外来文件，进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对收文进行初步审核，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理方式。将文件呈送办公室主任批阅，主任根据文件要求做出批示，明确承办部门和办理期限。行政秘书按照批示将文件传阅给相关部门或人员，并跟踪办理情况。2.发文各部门需要发文时，填写发文申请表，注明发文事由、文件内容、主送单位、抄送单位等信息，提交办公室审核。办公室主任对发文申请表进行审核，同意发文后，行政秘书负责拟稿。拟稿完成后，交相关部门负责人审核，审核通过后返回办公室进行文字校对和格式调整。行政秘书将校对后的文件呈送办公室主任签发，签发后的文件进行编号、排版、印刷。印刷完成的文件加盖学校印章后，由行政秘书负责分发，并做好发文登记。（二）会议组织流程1.会前行政秘书根据会议需求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并发布会议通知。准备会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，确保资料齐全、准确。布置会议场地，调试音响、投影仪等设备，保证会议设施正常运行。2.会中安排专人负责会议签到，统计参会人员情况。做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、发言要点等。维持会议秩序，确保会议顺利进行。3.会后及时整理会议纪要，经办公室主任审核后，发送给参会人员和相关部门。督促会议决议事项的落实，跟踪办理情况并及时反馈。对会议资料进行归档保存，以备查阅。（三）接待工作流程1.接到接待任务后，行政秘书及时与来访单位或人员沟通，了解来访目的、人数、行程安排等信息。2.根据来访情况，制定接待方案，明确接待规格、接待人员、接待流程等内容，报办公室主任审批。3.按照审批后的接待方案，安排车辆接送、住宿、餐饮等事宜，并提前与相关酒店、餐厅等做好沟通协调。4.安排专人负责接待工作，在来访人员到达前做好准备工作，如会议室布置、资料准备等。5.接待过程中，热情周到地为来访人员提供服务，及时解决来访人员提出的问题。6.接待结束后，对来访人员表示感谢，并征求意见和建议，做好接待工作总结。（四）教学管理流程1.教学计划制定教学秘书协助教学部门根据学校培养目标和专业设置，制定各专业教学计划。教学计划需明确课程设置、教学内容、教学方法、教学进度、考核方式等内容，并广泛征求教师和学生意见。教学计划经学校领导审核批准后实施。2.课程安排根据教学计划和教师任课情况，教学秘书进行课程编排，合理安排课程时间、地点和教师。课程安排需提前公布，确保教师和学生了解教学安排，做好教学准备。3.学生学籍管理学生入学时，教学秘书负责办理学籍注册手续，建立学生学籍档案。对学生的转学、休学、复学、毕业等学籍变动情况，及时办理相关手续，并更新学籍档案。定期核对学生学籍信息，确保学籍信息准确无误。4.教学资料管理教师在教学过程中产生的各类教学资料，如教案、课件、试卷等，由教师负责整理并提交给教学秘书。教学秘书对教学资料进行分类整理、归档保存，建立教学资料档案库，方便教师和学生查阅。5.教学活动组织协助教学部门组织各类教学活动，如考试、实习、实训、课程设计等。提前发布教学活动通知，明确活动要求和时间安排。在教学活动过程中，做好组织协调工作，确保活动顺利进行。（五）财务管理流程1.收费管理财务秘书根据学校收费标准，制作收费明细清单，向学生或家长发放收费通知。负责学费、杂费等各项费用的收缴工作，收取费用时开具合法有效的票据。定期统计收费情况，及时与财务部门核对账目，确保收费金额准确无误。2.预算编制协助财务部门收集学校各部门的预算需求，进行汇总整理。根据学校发展规划和实际情况，结合历史数据和市场行情，编制学校年度财务预算草案。预算草案经学校领导审核、教代会审议通过后，报上级主管部门备案。3.财务报销学校工作人员办理财务报销时，填写报销申请表，注明报销事由、金额、报销凭证等信息，提交所在部门负责人审核。部门负责人审核通过后，交财务秘书进行初步审核，审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性等。财务秘书将审核后的报销申请表呈送财务部门负责人审批，审批通过后予以报销。4.财务档案管理财务秘书负责整理和保管学校财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、合同等资料。按照档案管理规定，对财务档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和安全性。定期对财务档案进行清查盘点，防止档案丢失或损坏。（六）信息化管理流程1.系统维护信息管理员定期对学校信息化系统进行巡检，检查服务器、网络设备、软件系统等运行情况，及时发现并解决潜在问题。对信息化系统进行日常维护，包括数据备份、系统升级、安全防护等工作，确保系统稳定运行。2.信息发布收集学校各类信息，如学校动态、教学成果、师生风采等，进行整理编辑。在学校网站、微信公众号等信息平台上发布信息，确保信息内容准确、及时、丰富。定期更新信息平台内容，保持信息的时效性和吸引力。3.技术支持为学校开展网络教学、在线学习等信息化教学活动提供技术支持，协助教师和学生解决技术问题。负责学校办公设备的信息化管理，如电脑、打印机、复印机等的安装调试、故障排除和日常维护。对学校信息化建设提出合理化建议，推动学校信息化水平不断提升。四、工作纪律（一）考勤制度1.办公室工作人员应严格遵守学校的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.请假需提前填写请假申请表，按照规定程序审批。请假一天以内由办公室主任批准，请假一天以上由学校领导批准。3.因特殊情况无法提前请假的，应在上班后及时向办公室主任说明情况，并补办请假手续。（二）工作态度1.树立服务意识，热情、耐心、周到地为师生和家长服务，不得推诿、敷衍工作。2.保持积极主动的工作态度，认真履行工作职责，按时完成工作任务，不得拖延、积压工作。3.对待工作要严谨细致，注重工作质量，确保各项工作准确无误。（三）保密制度1.办公室工作人员应严格遵守学校的保密制度，保守学校机密信息，不得泄露给无关人员。2.对涉及学校教学、科研、财务、人事等方面的机密文件、资料、数据等要妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。3.在工作中，如因工作需要接触机密信息，应严格按照规定程序进行操作，不得擅自扩大知悉范围。（四）廉洁自律1.办公室工作人员应廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商、合作单位等的贿赂或不正当利益。2.在工作中，要严格遵守财务制度和审批程序，不得违规报销费用或挪用公款。3.自觉遵守职业道德规范，维护学校良好形象。五、考核与奖惩（一）考核办法1.办公室定期对工作人员的工作表现进行考核，考核内容包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面。2.考核方式采用自评、互评和上级评价相结合的方式，确保考核结果客观、公正。3.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核结果将作为工作人员晋升、奖励、培训等的重要依据。（二）奖励措施1.对工作表现优秀、成绩突出的工作人员，