培训资料归档制度

PAGE培训资料归档制度一、总则（一）目的为加强公司培训资料的管理，确保培训资料的完整性、准确性和可追溯性，提高培训工作的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所产生的资料归档管理，包括但不限于培训计划、培训教材、培训课件、学员名单、考核记录、培训总结等。（三）基本原则1.真实性原则：归档资料应如实反映培训活动的实际情况，确保资料的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集培训过程中产生的各类资料，保证资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：资料的整理、分类、编号、装订等应符合统一的规范要求，便于查阅和管理。4.保密性原则：对于涉及公司机密、学员隐私等敏感信息的培训资料，应严格保密，防止信息泄露。二、培训资料的分类与编号（一）培训资料分类1.培训计划类：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等，记录培训活动的规划和安排。2.培训教材类：涵盖各类培训课程所使用的教材、讲义、参考资料等，是培训内容的重要载体。3.培训课件类：以电子形式存在的培训课件，包括PPT、视频、音频等，用于辅助培训教学。4.学员管理类：包含学员报名登记表、学员考勤记录、学员成绩考核表等，反映学员参与培训的情况。5.培训师资类：涉及培训讲师的个人信息、授课记录、教学评估等资料，体现培训师资的相关情况。6.培训总结类：如培训总结报告、培训效果评估报告等，对培训活动进行全面总结和评估。7.其他类：除上述类别外的其他与培训相关的资料，如培训场地租赁合同、培训设备清单等。（二）编号规则为便于培训资料的识别和管理，对各类培训资料进行统一编号。编号格式如下：[年份][序号][资料类别代码]其中，“年份”为资料产生的年份，采用公元纪年，如“2023”；“序号”为该年份内该类别资料的流水号，从“001”开始依次递增；“资料类别代码”根据上述培训资料分类设置，具体如下：培训计划类：JH培训教材类：JC培训课件类：KJ学员管理类：XY培训师资类：SZ培训总结类：ZJ其他类：QT例如，2023年第5份培训计划的编号为“2023005JH”。三、培训资料的收集与整理（一）收集要求1.培训活动组织部门应指定专人负责培训资料的收集工作，确保在培训活动开展过程中及时、全面地收集各类相关资料。2.对于培训教材、课件等资料，应要求授课讲师或相关责任人在规定时间内提交完整的电子文档或纸质文档。3.学员管理类资料由培训组织部门负责从教学管理系统或其他记录渠道获取，并进行核对和整理。4.培训总结类资料应在培训活动结束后，由培训负责人组织撰写，并及时提交审核。（二）整理方法1.收集到的培训资料应按照分类标准进行初步分类，去除重复、无效的资料。2.对纸质资料进行整理，确保页面整洁、无破损，如有需要进行修补或复印。3.电子资料应按照统一的命名规则进行命名，便于查找和识别。命名规则为：[资料名称][年份][序号][资料类别代码]，例如“《新员工入职培训教材》2023001JC”。4.将整理好的资料按照类别分别存放，建立清晰的资料目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。四、培训资料的归档流程（一）资料初审1.培训资料收集整理完成后，由培训组织部门负责人对资料的完整性、准确性进行初审。2.初审内容包括资料是否齐全、填写是否规范、数据是否准确等，对于不符合要求的资料，及时返回相关责任人进行补充或修正。（二）资料审核1.初审通过的培训资料提交至公司人力资源部门进行审核。2.人力资源部门审核人员根据培训资料的内容和用途，重点审核资料是否符合公司培训管理要求、是否涉及敏感信息等。3.审核过程中如发现问题，及时与培训组织部门沟通，要求其进行整改。（三）资料归档1.经审核通过的培训资料，由人力资源部门负责按照编号顺序进行归档。2.纸质资料应进行装订成册，并在封面注明资料名称、编号、年份等信息；电子资料应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的文件夹结构进行分类存放。3.同时，在公司内部的培训资料管理系统中录入资料的相关信息，建立电子档案索引，方便查询和检索。五、培训资料的保管与借阅（一）保管要求1.设立专门的培训资料档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设备等，确保培训资料的安全存放。2.档案管理人员应定期对培训资料进行检查和清点，确保资料的完整性和安全性。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.对于电子资料，应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，以确保数据的安全性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅培训资料时，需填写《培训资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《培训资料借阅申请表》经所在部门负责人审批后，交至培训资料档案室办理借阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供相应的培训资料，并在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的培训资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人归还培训资料时，档案管理人员应认真核对资料的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记本上注明归还日期，并将资料归还原位。六、培训资料的保密与销毁（一）保密措施1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、学员个人隐私等敏感信息的培训资料，应严格按照公司保密制度进行管理。2.接触和处理敏感培训资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在培训资料的收集、整理、归档、保管和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）销毁规定1.培训资料在保存一定期限后，根据公司档案管理规定和实际情况，需要进行销毁的，由培训资料档案室提出销毁申请。2.销毁申请应注明拟销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上详细的资料清单。3.销毁申请经公司相关领导审批通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同实施销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与人员签字确认。5.对于电子资料的销毁，应采用专业的数据擦除工具进行彻底删除，确保数据无法恢复。七、培训资料的信息化管理（一）建立培训资料管理系统1.公司应建立完善的培训资料管理系统，实现培训资料的电子化存储、检索、借阅、统计等功能。2.培训资料管理系统应与公司内部的其他管理系统（如人力资源管理系统、教学管理系统等）进行数据对接，确保数据的一致性和准确性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将培训资料的相关信息录入培训资料管理系统，确保系统数据与实际档案资料一致。2.定期对培训资料管理系统中的数据进行维护和更新，包括资料的新增、修改、删除等操作，保证系统数据的时效性和完整性。（三）系统安全与权限管理1.加强培训资料管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全措施，防止外部非法入侵和数据泄露。2.根据公司内部人员的工作职责和权限，设置不同的系统访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关培训资料。八、培训资料管理的监督与考核（一）监督机制1.公司人力资源部门负责对培训资料归档制度的执行情况进行定期监督检查。2.监督检查内容包括培训资料的收集、整理、归档、保管、借阅等环节是否符合制度要求，资料的完整性、准确性和保密性是否得到保障等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。（二）考核办法1.将培训资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对培训资料管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反培训资