培训学校档案制度汇编

PAGE培训学校档案制度汇编一、总则（一）目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学校的教学、管理、科研等各项工作提供有力支持，特制定本档案制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各教学班级以及全体教职员工和学生。（三）档案定义本制度所称档案，是指培训学校在教学、管理、科研、招生、财务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和及时归档。2.真实性原则档案应如实反映学校各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效率，满足学校各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案工作的规章制度和工作计划，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，按照档案管理的规范和要求，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的系统性和完整性。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。5.按照国家有关规定，对到期档案进行鉴定和销毁，办理档案销毁的审批手续，并做好销毁记录。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校的教学、管理、科研等提供档案资料服务，根据需要编写档案参考资料，参与学校的编史修志工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门和其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、分类和临时保管工作，确保本部门档案的完整和及时归档。2.按照学校档案管理的要求，定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅和利用工作，提供本部门档案的相关信息和线索。4.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及本部门机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。三、档案分类及编号（一）档案分类1.党群类包括学校党组织的各种文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信、入党申请书、转正申请书、思想汇报等。2.行政类包括学校行政工作的各种文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事任免文件、工资福利文件、行政事务处理文件等。3.教学类包括教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、实习报告、毕业设计（论文）等教学过程中形成的各类文件资料。4.学生类包括学生登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表、学位申请表等学生个人档案资料。5.科研类包括科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文发表、科研成果鉴定证书、专利证书等科研活动中形成的各类文件资料。6.财务类包括财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告、收费票据存根等财务工作中形成的各类文件资料。7.招生类包括招生简章、招生计划、录取通知书、考生档案、招生工作总结等招生工作中形成的各类文件资料。8.基建类包括学校基本建设项目的可行性研究报告、立项批复、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等基建工作中形成的各类文件资料。9.设备类包括学校教学、科研、行政等设备的购置计划、合同协议、验收报告、设备清单、设备维护记录等设备管理工作中形成的各类文件资料。10.声像类包括学校重大活动、教学实践、科研成果等方面的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。11.实物类包括学校获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类的顺序，用两位大写英文字母表示，如“DQ”表示党群类，“XZ”表示行政类等。4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年党群类的第一份档案编号为“2023DQ0001”。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在履行职责过程中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料。2.学校举办的各类会议、活动形成的文件、记录、纪要、照片、录像等材料。3.学校教学、科研、管理等工作中产生的各类档案资料，包括教学计划、教案、课件、试卷、成绩册、科研项目申请书、研究报告、论文发表、行政文件、人事档案等。4.学校招生、财务、基建、设备等专项工作中形成的档案资料。5.学校与上级主管部门、其他单位往来的文件、函件、合同协议等材料。6.学校教职员工和学生个人在学校工作、学习期间形成的与学校有关的各类材料，如个人工作总结、学习心得、获奖证书、实习报告、毕业设计（论文）等。（二）收集要求1.各部门应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任人，定期对本部门产生的档案资料进行收集和整理，确保档案的及时归档。2.档案收集应遵循全面、完整、准确的原则，凡属于学校档案收集范围的文件、资料等，都应及时收集，不得遗漏。3.对收集到的档案资料，应进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，手续完备。4.对于重要的档案资料，应及时备份，防止档案丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作，提高档案管理的工作效率。（四）整理方法1.分类按照档案分类的标准，将收集到的档案资料进行分类，同一类别的档案集中在一起。2.组卷将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，如按照时间顺序、问题、来源等进行组卷。卷内文件应排列有序，保持文件之间的逻辑关系。3.编目对每卷档案进行编目，包括填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，备考表应填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。4.装订对编目后的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、类别、起止卷号等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件较好的地方。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架（柜）、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药、防鼠板等。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和办公区，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐有序。2.采用档案密集架（柜）存放档案时，应按照档案编号顺序依次排列，便于查找和利用。3.对于声像类、实物类等特殊档案，应根据其特点进行单独存放，并采取相应的保护措施。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校的重要文件、规章制度、历史沿革、重大活动记录、财务决算等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括学校的一般性文件、教学科研成果、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括学校的临时性文件、一般性事务文件等。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全防护设施等方面。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损的档案进行修复、对受潮的档案进行干燥处理、对存在安全隐患的档案进行整改等。（五）档案安全保密1.严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规和规章制度，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高档案管理人员的安全保密意识。2.档案库房应设置专人负责管理，无关人员不得擅自进入档案库房。3.对涉及学校机密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行保管，限制查阅范围，防止档案信息泄露。4.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，确保档案的安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围本校教职员工因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。学生因学习需要，可查阅本人的学籍档案、成绩册等相关资料。外单位因工作需要查阅本校档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本校教职员工查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、年度、卷号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.学生查阅本人档案时，应持本人有效证件到综合档案室办理查阅手续。3.外单位查阅本校档案时，应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并加盖单位公章。经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。（三）借阅手续1.本校教职员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、年度、卷号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.外单位借阅本校档案时，除按照上述查阅手续办理外，还应与学校签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全和保密。借阅期限一般不超过一周，如需延期，应提前向学校申请。（四）查阅、借阅要求1.查阅、借阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如需复印档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅、借阅档案后，应及时归还档案，不得私自留存或转借他人。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时向综合档案室报告，并承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，审核档案鉴定结果等。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。2.对保管期满且无保存价值的档案，可予以销毁。对保管期满但仍有一定保存价值的档案，应延长保管期限。3.对涉及学校机密、个人隐私等重要档案，应按照保密规定进行保管，不得随意销毁。（三）鉴定程序1.综合档案室定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案的类别、年度、卷号、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定工作领导小组审核。档案鉴定工作领导小组应组织相关人员对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定