培训科档案管理制度

PAGE培训科档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训科档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训科在培训活动组织、教学管理、学员管理等工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训科档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责培训科档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。4.按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记工作。5.负责档案的信息化建设，提高档案管理效率。（二）培训科各岗位人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的收集、整理和归档工作。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训计划、教学大纲、课程表等教学文件。2.培训教材、讲义、教案、课件等教学资料。3.学员报名登记表、成绩登记表、结业证书等学员资料。4.培训教师的授课记录、教学评估等教学管理资料。5.培训活动的通知、总结、照片、视频等相关资料。6.与培训工作相关的其他文件材料。（二）收集要求1.各岗位人员应在工作结束后及时将应归档的文件材料移交档案管理人员。2.移交的文件材料应齐全、完整、准确，签字手续完备。3.档案管理人员应定期对收集的文件材料进行检查，对不符合要求的及时通知相关人员补充完善。（三）整理方法1.按照档案分类方案对收集的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对文件材料进行装订、编目、装盒，确保档案的整齐规范。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的文件材料进行审核，确认无误后进行归档。2.将归档的文件材料按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.建立档案台账，记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.培训科档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括培训工作中的重要文件、法规性文件、历史记录等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括培训计划、教学大纲、学员成绩等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括培训活动的一般性文件、临时性资料等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对重要档案应采取备份存储等措施，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.培训科内部人员因工作需要查阅档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，需持有单位介绍信或相关证明材料，经培训科负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员按照查阅要求提供档案，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害培训科和他人的合法权益。2.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，为培训工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员、培训科负责人及相关人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经培训科负责人审核签字后，报上级主管部门批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告上级主管部门。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立培训科档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应将纸质档案中的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确无误。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的及时性和完整性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和