2026年跨境营销策划公司海外数据合规管理制度

2026年跨境营销策划公司海外数据合规管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司跨境营销业务海外数据管理行为，建立健全海外数据合规管理体系，有效防范海外数据收集、存储、传输、处理、销毁全流程中的合规风险，保障数据主体合法权益，维护公司品牌声誉与经营安全，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《促进和规范数据跨境流动规定》及海外目标市场相关数据法规（如欧盟GDPR、美国CCPA等），结合公司跨境营销策划业务实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司开展跨境营销业务过程中，涉及海外数据（包括海外客户个人信息、营销活动数据、市场调研数据等）的全生命周期管理活动。公司合规部、各业务部门、信息技术部、审计部等所有涉及海外数据处理的部门及全体员工，均需严格遵守本制度要求。第三条核心原则合法合规原则：所有海外数据处理活动均需符合中国及数据所在国（地区）相关法律法规要求，确保数据处理行为合法、正当、必要。分级分类原则：根据海外数据的敏感程度、重要性及影响范围，对数据实行分级分类管理，针对性采取差异化的安全防护与合规管控措施。全程管控原则：覆盖海外数据收集、存储、传输、处理、销毁全生命周期，建立全流程合规管控机制，实现数据可追溯、可管控。权责明晰原则：明确各部门及岗位在海外数据合规管理中的职责，确保各项管理工作责任到人、落实到位。动态适配原则：密切跟踪海外目标市场数据法规变化及业务拓展需求，及时优化数据合规管理措施，提升管理体系的适配性与有效性。第四条制度效力本制度是公司海外数据合规管理的核心准则，所有相关部门及员工必须严格执行。各业务部门可结合具体海外营销业务场景，在本制度框架内制定专项海外数据合规管理细则，不得与本制度核心条款相冲突。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立层级化海外数据合规管理体系，明确归口管理部门、业务执行部门、技术支撑部门、监督部门的职责边界，保障管理工作有序推进。具体层级包括：合规部（归口管理部门）、各业务部门（数据处理执行部门）、信息技术部（技术支撑部门）、审计部（监督部门）、公司管理层（决策审批部门）。第六条各部门职责合规部（1）作为归口管理部门，牵头搭建海外数据合规管理体系，制定数据分级分类标准、全流程管理规范及合规审核流程。（2）负责跟踪海外目标市场数据法规变化，开展合规解读与培训，为业务部门提供海外数据合规咨询支持。（3）统筹开展海外数据合规风险评估，审核海外数据处理方案的合规性，监督整改违规数据处理行为。（4）牵头处理海外数据合规相关纠纷与投诉，协调应对监管部门的数据核查工作。各业务部门（1）作为海外数据处理直接责任部门，严格按照制度要求开展数据收集、使用等活动，确保数据处理行为合规。（2）负责本部门海外数据处理的前端风险识别，及时向合规部反馈数据合规疑问及潜在风险。（3）配合合规部开展数据合规风险评估与审核工作，落实相关整改要求；妥善保管本部门处理的海外数据资料。信息技术部（1）为海外数据合规管理提供技术支撑，搭建安全可靠的数据存储与处理系统，落实数据加密、访问控制、安全审计等技术防护措施。（2）负责海外数据传输、存储过程中的技术安全保障，防范数据泄露、丢失、篡改等风险；定期开展数据安全技术检测与优化。（3）配合合规部开展数据合规检查，提供技术层面的数据分析与验证支持；协助处理数据安全事件的技术处置工作。审计部（1）对海外数据合规管理全流程进行监督检查，核查各部门职责落实情况、制度执行情况及数据处理行为合规性。（2）定期开展海外数据合规专项审计，评估管理体系的有效性，形成审计报告并提出整改建议；跟踪整改措施落实情况。公司管理层（1）审批公司海外数据合规管理体系、重大数据处理方案、合规风险处置方案等重大事项。（2）协调各部门资源保障海外数据合规管理工作推进，解决管理过程中的重大问题；听取合规管理工作汇报并部署相关工作。第七条岗位责任合规负责人：牵头统筹海外数据合规管理工作，审批合规管理制度与重大方案，对整体合规管理效果负责。数据合规专员：由合规部指定专人担任，负责日常数据合规审核、风险监测、法规跟踪、培训组织等具体工作。业务数据联络人：各业务部门指定专人担任，负责本部门海外数据处理的合规自查、信息上报及配合合规审核等工作。数据安全专员：由信息技术部人员担任，负责海外数据安全技术防护措施的落实、维护及数据安全事件的技术处置。第三章海外数据全流程合规管理要求第八条数据收集合规要求收集前提：海外数据收集需以开展跨境营销业务为必要目的，不得超出业务需求范围收集数据；收集前需向数据主体明确告知数据收集目的、范围、使用方式、保存期限及数据主体的权利义务，获得数据主体的合法授权同意。收集方式：通过合法、正当的方式收集数据，严禁通过欺诈、胁迫、窃取等非法手段获取海外数据；涉及未成年人个人信息的，需额外获得其监护人的明确同意。合规审核：业务部门开展海外数据收集前，需将收集方案（含收集目的、范围、方式、授权文本等）提交合规部审核，审核通过后方可实施。第九条数据存储合规要求存储期限：海外数据存储期限需严格遵循数据所在国（地区）法规要求及业务实际需要，原则上不超过实现业务目的所必需的最短期限；数据存储期限届满后，需及时开展数据清理与销毁工作。存储安全：海外数据需存储在符合安全标准的专用存储系统中，信息技术部需采取加密存储、访问权限控制、安全备份等措施，防范数据存储过程中的安全风险；严禁将海外敏感数据存储在未经安全认证的第三方存储平台。本地化要求：若海外目标市场法规要求数据本地化存储，需严格遵守相关规定，将数据存储在当地合规的存储设施中，不得擅自向境外传输未符合跨境传输条件的数据。第十条数据传输合规要求传输前提：跨境数据传输前，需由合规部牵头开展合规评估，明确数据传输范围、方式及接收方资质，确保传输行为符合中国及数据所在国（地区）跨境数据传输法规要求。传输审批：符合数据出境安全评估条件的，需按规定向国家网信部门申报数据出境安全评估；符合订立个人信息出境标准合同条件的，需依法与境外接收方订立标准合同；属于免予申报评估、订立合同情形的，需留存相关证明材料备案。传输安全：数据传输过程中需采取加密传输、身份认证等安全措施，确保数据传输过程可追溯、可管控；严禁通过未加密的通讯渠道传输海外敏感数据。第十一条数据处理与使用合规要求处理限制：海外数据处理需严格遵循收集时告知的数据使用范围，不得超出授权范围处理数据；确需扩大使用范围的，需重新获得数据主体的授权同意。合规使用：严禁将海外数据用于违法违规用途，不得利用海外数据从事损害数据主体合法权益、危害国家安全或公共利益的活动；开展数据加工、分析等处理活动时，需确保处理过程合规可控。第三方合作：委托第三方处理海外数据的，需对第三方的资质、数据安全保障能力进行严格审核，签订数据处理委托协议，明确双方权利义务及数据安全责任；定期对第三方数据处理行为进行监督检查。第十二条数据销毁合规要求销毁情形：海外数据达到存储期限、实现业务目的后无需继续保留的，或数据主体要求删除的，需及时开展数据销毁工作；数据存储介质报废的，需对介质中的海外数据进行彻底销毁。销毁方式：根据数据存储形式选择合理的销毁方式，确保数据无法恢复；电子数据可通过数据覆盖、物理销毁存储介质等方式销毁，纸质数据可通过粉碎、焚烧等方式销毁。销毁记录：数据销毁过程需留存完整记录，包括销毁时间、地点、方式、数据范围、经办人等信息，销毁记录需由合规部备案存档，保存期限不少于相关法规要求的最低期限。第四章合规管理流程管控第十三条合规评估流程业务部门开展涉及海外数据的新业务、新项目前，需向合规部提交数据合规评估申请，说明数据处理的具体内容、范围及方式。合规部联合信息技术部、业务部门开展合规评估，重点核查数据处理行为是否符合国内外相关法规要求，识别潜在合规风险，形成合规评估报告。评估报告经合规负责人审核后，报公司管理层审批；审批通过后，业务部门方可开展相关数据处理活动。第十四条合规审核流程业务部门制定的海外数据收集方案、传输方案、第三方合作数据处理方案等，均需提交合规部进行合规审核。合规部对方案的合规性、完整性、可行性进行审核，提出审核意见；业务部门根据审核意见优化方案后，重新提交审核，直至审核通过。重大数据处理方案的审核结果需报公司管理层审批，审批通过后方可实施。第十五条应急处置流程发现海外数据泄露、丢失、篡改等安全事件或合规风险事件时，相关部门及人员需立即向合规部、信息技术部报告，说明事件情况、影响范围及已采取的初步措施。合规部牵头成立应急处置小组，联合信息技术部、业务部门开展事件核查，评估事件影响程度，制定应急处置方案，采取数据止损、风险控制等措施。按照相关法规要求，需向监管部门或数据主体报告的，及时完成报告工作；事件处置完成后，形成应急处置总结报告，分析事件原因，提出改进措施。第五章监督考核与问责第十六条监督检查机制日常监督：合规部、审计部通过定期核查、随机抽查等方式，对各部门海外数据处理行为、制度执行情况进行日常监督，及时纠正违规行为，留存监督记录。专项监督：审计部每半年组织一次海外数据合规专项检查，重点核查数据全流程合规性、安全防护措施落实情况、合规审核执行情况等，形成专项检查报告上报管理层。合规自查：各业务部门每月开展海外数据合规自查工作，排查本部门数据处理过程中的合规风险，形成自查报告提交合规部备案。第十七条考核机制公司将海外数据合规管理工作纳入相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：数据处理合规率、合规审核及时率、风险预警及时率、应急处置有效性、问题整改完成率等。考核结果与员工绩效工资、评优评先、岗位晋升直接挂钩；对在海外数据合规管理工作中表现突出、有效防范重大合规风险的部门及个人，给予表彰与物质奖励。第十八条问责机制对在海外数据合规管理过程中出现以下行为的部门及个人，公司将根据情节轻重给予相应问责：违反本制度规定，未经授权擅自收集、传输、处理、销毁海外数据的；海外数据处理方案未按规定提交合规审核，或未按审核意见执行的；未落实数据安全防护措施，导致海外数据泄露、丢失、篡改等安全事件的；发现海外数据合规风险或安全事件未及时报告，或隐瞒不报、延误处置的；拒绝配合监督检查工作，或对发现的问题拒不整改的；其他违反海外数据合规管理规定，导致公司面临合规风险、声誉损失或经济损失的。问责方式包括：口头警告、书面警告、绩效扣分、降职降薪等；情节严重的，依法解除劳动合同；构成违法犯罪的