2026年跨境营销策划公司小额采购简易管理制度

2026年跨境营销策划公司小额采购简易管理制度1.总则1.1制定目的为规范本公司小额采购活动，简化采购流程、提高采购效率，降低小额采购成本与管理风险，保障公司跨境营销业务日常运营的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际经营需求，特制定本简易管理制度。本制度旨在平衡“简化流程”与“规范管理”，为小额采购提供清晰、可操作的执行依据。1.2适用范围本制度适用于公司各部门开展跨境营销策划相关业务时，单项采购预算金额在5000元（含）以下、年度累计针对同一品类采购金额不超过30000元（含）的小额采购活动，主要包括但不限于：日常营销物料小额采购、小额媒体投放资源采购、基础技术服务小额采购、办公辅助用品采购、小额第三方协作服务采购等。超出上述金额标准的采购活动，需参照公司正式采购管理制度执行。公司下属各业务单元开展小额采购工作，统一遵循本制度。1.3核心原则1.3.1简易高效原则：简化审批流程、缩短采购周期，确保小额采购能够快速响应业务需求，提升采购效率。1.3.2合规可控原则：所有小额采购活动需遵守国家法律法规及公司内部规定，确保采购过程合规、资金使用可控，杜绝违规操作。1.3.3性价比优先原则：在满足业务基本需求的前提下，优先选择性价比高的采购资源，合理控制采购成本。1.3.4权责明晰原则：明确采购需求部门、采购执行部门及相关协作部门的职责，确保采购各环节责任到人。2.核心定义与职责分工2.1核心定义小额采购：指符合本制度1.2条适用范围规定的采购金额标准，且采购流程遵循本制度简化要求的采购行为。采购执行部门：公司采购管理岗（或指定行政综合岗），负责统筹小额采购的执行、记录及归档工作。需求部门：各业务部门及职能部门，作为小额采购需求的发起方和资源使用方。2.2需求部门职责（1）准确梳理本部门小额采购需求，明确采购资源的名称、规格、数量、质量要求、使用时间、预算金额及资金来源等关键信息，确保需求真实、合理。（2）按要求提交小额采购申请，配合采购执行部门完成供应商筛选、价格核实等必要工作。（3）负责对采购资源进行验收，确认资源是否符合需求标准，验收合格后办理接收手续。（4）规范使用采购资源，做好使用记录，配合完成采购费用报销所需的资料提供工作。（5）及时向采购执行部门反馈采购资源使用过程中出现的问题。2.3采购执行部门职责（1）统筹受理各部门小额采购申请，对申请资料的完整性、规范性进行审核。（2）负责小额采购的供应商筛选、比价议价、采购实施及合同（协议）签订等工作。（3）跟踪采购进度，督促供应商按时交付资源，协调解决采购过程中出现的简单问题。（4）建立小额采购台账，详细记录采购信息，负责采购相关资料的整理归档。（5）配合财务部门完成小额采购费用的结算审核工作。2.4财务部门职责（1）审核小额采购申请中的预算合理性及资金来源合规性。（2）审核采购费用报销资料的真实性、完整性，办理费用支付结算手续。（3）对小额采购成本进行统计分析，监督资金使用情况。2.5监督审计岗职责负责对小额采购活动进行不定期监督检查，核查采购流程的合规性、资金使用的合理性，受理相关违规举报并协助处理。3.小额采购申请与审批流程3.1申请提交需求部门需指定专人作为采购联络人，填写《小额采购申请表》，申请表需清晰填写以下信息：需求部门、申请日期、采购项目名称、采购规格及要求、采购数量、预算金额、资金来源、预计使用时间、联络人及联系方式等。对于紧急小额采购需求，需在申请表中注明“紧急”字样，并简要说明紧急原因。申请资料需经需求部门负责人签字确认后，提交至采购执行部门。3.2申请审核采购执行部门收到申请后，需在1个工作日内完成审核。审核重点包括：申请资料是否完整、采购需求是否符合公司业务范围、预算金额是否在小额标准内。审核通过的，进入采购实施环节；审核不通过的，需在1个工作日内反馈给需求部门，说明驳回原因，指导其补充完善后重新提交。3.3分级审批根据采购预算金额实行分级简化审批：（1）单项预算金额在2000元（含）以下的小额采购，经需求部门负责人签字、采购执行部门审核后，即可启动采购实施。（2）单项预算金额在2000元至5000元（含）的小额采购，需在需求部门负责人签字、采购执行部门审核的基础上，提交公司分管领导审批通过后，方可启动采购实施。（3）年度累计针对同一品类采购金额达到20000元但未超过30000元的，需由需求部门重新提交汇总采购申请，经分管领导审批后执行。4.采购实施流程4.1供应商筛选采购执行部门应优先从公司合格供应商名录中筛选合作方；若合格供应商名录中无匹配资源，可通过市场询价、同行推荐等方式筛选供应商，确保筛选的供应商具备合法经营资质、信誉良好且能够满足采购需求。单项预算2000元以上的小额采购，需至少向2家及以上供应商询价对比，确保价格合理；2000元以下的小额采购，可根据实际情况简化询价流程，但需留存价格核实依据。4.2采购执行确定供应商后，采购执行部门需与供应商明确采购细节（包括产品/服务标准、交付时间、付款方式、质量保障等），并签订简易采购协议或保留采购订单。单项预算3000元（含）以上的小额采购，必须签订书面采购协议，协议需明确双方权利义务及违约责任；3000元以下的，可采用规范采购订单形式，由双方确认留存。采购执行过程中，采购执行部门需跟踪供应商履约进度，及时与需求部门同步采购进展。4.3验收与确认供应商交付采购资源后，需求部门需在1个工作日内组织验收。验收内容包括：资源数量是否准确、规格质量是否符合申请要求、相关资质证明（如产品合格证、服务验收单等）是否齐全。验收合格的，由需求部门验收人及部门负责人签字确认，填写《小额采购验收单》，提交至采购执行部门；验收不合格的，需求部门需立即通知采购执行部门，由采购执行部门协调供应商进行退换货、整改等处理，直至验收合格，相关处理情况需留存记录。5.费用报销与资料归档5.1费用报销采购完成且验收合格后，需求部门联络人需整理报销资料，包括《小额采购申请表》《小额采购验收单》、采购协议/订单、合法有效发票、付款凭证等，提交至财务部门办理报销手续。财务部门对报销资料进行审核，审核通过后在3个工作日内完成费用支付；审核不通过的，退回需求部门补充完善。5.2资料归档采购执行部门需建立小额采购专项台账，台账内容包括采购日期、需求部门、采购项目、供应商名称、采购金额、交付时间、验收情况、报销进度等信息，确保采购全程可追溯。同时，采购执行部门需将《小额采购申请表》《小额采购验收单》、采购协议/订单、发票复印件、询价记录等相关资料整理归档，归档资料保存期限不少于3年。6.供应商管理6.1合格供应商名录建立采购执行部门负责建立和维护公司小额采购合格供应商名录，名录需收录供应商的基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等）、资质证明、合作范围、合作评价等内容。合格供应商的纳入需经采购执行部门审核，确保资质合法、信誉良好。6.2供应商动态评估采购执行部门每半年对合格供应商名录中的合作方进行一次简单评估，评估指标包括产品/服务质量、交付及时性、价格合理性、售后服务水平等。根据评估结果，对合作良好的供应商保留名录资格，优先合作；对存在交付延迟、质量问题等情况的供应商，提出整改要求，整改不合格的从名录中剔除；对出现严重违约、欺诈等行为的供应商，永久剔除名录，且不再合作。6.3供应商选择规范采购执行部门在选择供应商时，需坚持公平公正原则，严禁利用职务便利收受供应商回扣、接受不正当利益，严禁指定不合格供应商开展合作。7.监督考核与责任追究7.1监督检查监督审计岗每季度至少开展一次小额采购专项监督检查，重点检查采购申请的真实性、审批流程的合规性、供应商选择的公正性、验收环节的规范性及资料归档的完整性。检查结果需形成简要报告，上报公司管理层，对发现的问题提出整改要求。7.2考核评价公司将小额采购管理工作纳入相关部门及岗位的绩效考核范围。对需求部门，主要考核采购需求提报的准确性、验收及时性、资料提交完整性等；对采购执行部门，主要考核采购效率、成本控制效果、供应商管理质量、台账归档规范性等；考核结果与绩效工资直接挂钩。7.3责任追究在小额采购过程中，对存在以下行为的部门或个人，公司将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、岗位调整等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：（1）提报虚假小额采购需求、夸大采购数量或预算的；（2）未经审批擅自开展小额采购活动，或超出小额采购标准未按规定升级流程的；（3）在供应商选择、询价议价过程中存在舞弊行为，收受回扣、利益输送的；（4）验收环节弄虚作假，将不合格资源纳入使用的；（5）报销时提供虚假票据、虚构采购费用的；（6）未按规定建立台账、归档资料，或故意丢失、篡改采购记录的；（7）拒绝、阻挠监督检查，或隐瞒违规事实的。