2026年跨境营销策划公司应收账款催收管理制度

2026年跨境营销策划公司应收账款催收管理制度第一章总则第一条为规范公司应收账款催收管理工作，建立科学、高效的催收机制，保障跨境营销策划业务资金及时回笼，降低坏账风险，维护公司资金链稳定与合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国涉外民事关系法律适用法》《中华人民共和国外汇管理条例》等相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条本制度所称应收账款，是指公司开展跨境营销策划业务过程中，向境内外客户提供服务或销售相关产品后，应向客户收取但尚未收回的款项，包括项目服务费、策划费、物料费及其他相关应收款项。第三条本制度适用于公司所有境内外应收账款的核算、跟踪、催收及风险处置等管理工作，涉及业务部门、财务部、跨境业务事业部、法务部、审计部及所有参与应收账款管理的人员。第四条应收账款催收管理遵循以下核心原则：（一）合规合法原则：严格遵守境内外相关法律法规及行业规范，催收方式文明、合法，严禁采取暴力、威胁等违规违法手段；（二）预防为主原则：强化事前客户信用评估与合同条款约束，事中实时跟踪款项结算进度，从源头降低逾期风险；（三）分级分类原则：根据应收账款逾期天数、金额大小、客户类型（境内/境外）及信用状况，实施差异化、分级别的催收策略；（四）协同高效原则：各相关部门分工协作、信息共享，形成“业务部门主导、财务部监督、多部门协同”的催收合力；（五）全程追溯原则：对每笔应收账款的跟踪、催收、沟通记录等全流程信息进行详细归档，确保催收过程可追溯、责任可落实。第五条公司建立“管理层统筹监督、业务部门牵头催收、财务部核算跟踪、法务部法律支撑”的应收账款催收管理体系，明确各层级职责权限，保障催收工作规范有序开展。第二章职责分工第六条业务部门职责：（一）作为应收账款催收的第一责任部门，负责牵头开展对应客户的催收工作，建立客户催收台账，详细记录催收时间、方式、沟通内容及客户反馈；（二）在业务合作前，配合跨境业务事业部、财务部开展客户信用评估，对高风险客户提出风险防控建议；（三）签订业务合同时，明确付款方式、付款时限、逾期付款责任（如违约金、滞纳金等）及争议解决方式等核心条款；（四）账期内主动跟踪款项结算进度，提前3个工作日向客户发送付款提醒；逾期后及时启动催收流程，根据逾期级别采取对应催收措施；（五）负责与客户的日常沟通协调，及时核实逾期原因，反馈客户付款困难等特殊情况，提出针对性解决方案；（六）配合财务部完成应收账款的核对、核销工作，提供催收相关证明材料。第七条财务部职责：（一）负责应收账款的日常核算工作，建立应收账款总账及明细台账，准确记录每笔款项的发生时间、金额、账期、客户信息、结算进度等；（二）每月与业务部门核对应收账款数据，确保账实相符、账账一致；每月向业务部门、管理层出具应收账款明细表及逾期款项专项报告；（三）监督业务部门催收工作开展情况，对逾期款项的催收进度进行跟踪，督促业务部门按时完成催收目标；（四）负责应收账款的核销管理，对符合坏账条件的款项，按规定程序报批后进行坏账处理；（五）配合跨境业务事业部处理跨境应收账款的外汇结算相关事宜，提供财务数据支撑；（六）整理归档应收账款核算、催收相关的财务资料，确保资料完整可追溯。第八条跨境业务事业部职责：（一）负责收集境外目标市场的付款习惯、外汇管制政策、催收相关法律法规等信息，为跨境应收账款催收提供属地化支撑；（二）协助业务部门开展境外客户的信用评估工作，核实境外客户的资质、信用状况；（三）配合业务部门开展跨境应收账款催收工作，协助沟通境外客户，解决跨境催收中的语言障碍、政策差异等问题；（四）跟踪境外客户所在地区的法律政策变动，及时向业务部门、法务部反馈跨境催收的法律风险。第九条法务部职责：（一）为应收账款催收工作提供法律支持，审核业务合同中付款条款、逾期责任条款的合规性与有效性；（二）对逾期时间较长、催收难度较大的款项，提供法律意见，协助制定法律催收方案；（三）负责处理应收账款相关的法律纠纷，包括发送律师函、参与协商谈判、提起仲裁或诉讼等；（四）对跨境应收账款催收涉及的境外法律问题，提供专业法律意见，协助对接境外法律服务机构（如需）。第十条审计部职责：（一）定期对公司应收账款催收管理工作开展专项监督检查，核查应收账款核算的真实性、准确性，催收流程的规范性及催收措施的有效性；（二）对检查中发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况；（三）向管理层提交应收账款催收管理专项审计报告，揭示管理漏洞与风险隐患。第十一条管理层职责：（一）审定本制度及应收账款催收相关的重大政策、方案；（二）审批重大逾期款项（单笔金额50万元及以上）的催收方案及坏账核销申请；（三）协调解决催收过程中的跨部门重大争议、核心资源调配事宜；（四）监督检查应收账款催收管理工作的落实情况及成效。第三章应收账款催收全流程管理第一节事前预防与账期跟踪第十二条客户信用评估：业务部门在开展合作前，需联合跨境业务事业部、财务部对客户进行信用评估。境内客户重点评估营业执照、经营状况、付款记录等；境外客户重点评估商业资质、信用评级、所在地区政治经济稳定性等。根据评估结果划分客户信用等级（优质、一般、高风险），对高风险客户需要求提供担保或采取预付款方式合作。第十三条合同条款约束：业务部门与客户签订业务合同时，必须明确付款相关核心条款，包括付款金额、付款币种、付款时间（明确到具体日期）、付款方式（境内转账、跨境电汇等）、逾期付款违约金计算标准（不超过法律法规规定上限）、争议解决方式及管辖地等。法务部对合同付款条款进行合规审核。第十四条账期内跟踪：业务部门在应收账款账期内，需每半个月与客户沟通一次，了解付款准备情况；在付款截止日前3个工作日，通过邮件、书面通知等正式方式向客户发送付款提醒，明确付款金额、账户信息及截止时间。第二节逾期分级与催收措施第十五条逾期级别划分：根据应收账款逾期天数，将逾期款项划分为三个级别：（一）一级逾期：逾期1-30天（含30天）；（二）二级逾期：逾期31-90天（含90天）；（三）三级逾期：逾期超过90天。第十六条一级逾期催收措施：（一）业务部门催收专员在逾期首日向客户发送逾期付款提醒函，明确逾期事实、应付款金额、逾期天数及后续处理措施；（二）3个工作日内与客户进行电话沟通，核实逾期原因，了解客户付款计划；若客户因临时资金周转困难申请延期付款，需要求客户提交书面延期申请，明确延期期限及付款承诺，经业务部门负责人审批后备案；（三）每周跟踪客户付款进度，直至款项全额收回，详细记录催收过程。第十七条二级逾期催收措施：（一）业务部门负责人牵头组织催收，向客户发送正式的逾期催收通知书，列明逾期款项明细、逾期违约金金额、付款最后期限；（二）与客户进行面对面沟通（境内客户）或视频会议沟通（境外客户），协商制定具体的还款计划，签订还款协议；（三）跨境业务事业部协助境外客户的沟通工作，法务部对还款协议进行合规审核；（四）每3个工作日跟踪一次还款计划执行情况，及时向管理层反馈催收进展。第十八条三级逾期催收措施：（一）业务部门将催收资料整理完毕后提交法务部，法务部在5个工作日内审核资料，评估法律风险，制定法律催收方案；（二）由法务部向客户发送律师函，明确告知客户逾期后果，督促客户在规定期限内付款；（三）若客户仍未付款，法务部根据实际情况，启动仲裁或诉讼程序；跨境应收账款需对接境外法律服务机构的，由法务部牵头协调；（四）业务部门、财务部配合法务部提供相关证据材料，跟踪法律程序进展。第三节跨境应收账款专项催收要求第十九条跨境应收账款需提前了解客户所在地区的外汇管制政策，确保付款流程符合跨境支付相关规定；在合同中明确结算货币及汇率折算标准，避免汇率波动引发的付款争议。第二十条向境外客户发送催收文件时，需同时提供中文及客户所在地区官方语言版本，确保客户准确理解催收内容；催收沟通需使用正式、规范的语言，尊重当地文化习俗。第二十一条跨境应收账款催收过程中，需严格遵守境内外相关法律法规，不得采取违反当地法律的催收手段；涉及跨境仲裁或诉讼的，需明确适用法律及管辖机构。第四节催收记录与资料归档第二十二条业务部门需建立每笔应收账款的专属催收台账，详细记录客户信息、款项明细、账期、逾期天数、催收时间、催收方式（电话、邮件、书面通知等）、沟通内容、客户反馈、还款计划及执行情况等信息，确保记录真实、完整。第二十三条应收账款收回后，业务部门需及时通知财务部办理核销手续；财务部核对款项到账情况后，完成账务核销，并在应收账款台账中注明核销时间。第二十四条催收工作结束后，业务部门需将催收过程中产生的所有资料（包括合同、付款提醒函、逾期催收通知书、律师函、沟通记录、还款协议、收款凭证等）整理完毕，提交财务部归档留存，归档期限不低于10年。第四章坏账认定与处置第二十五条符合下列条件之一的应收账款，可认定为坏账：（一）逾期超过180天，经多次催收仍无法收回，且客户已停业、破产或失联的；（二）通过仲裁或诉讼程序胜诉，但客户无财产可供执行，法院裁定终止执行的；（三）经管理层批准的其他无法收回的应收账款情形。第二十六条坏账认定与处置流程：（一）业务部门对符合坏账条件的款项，收集相关证明材料（催收记录、客户停业/破产证明、法院裁定书等），填写《应收账款坏账认定申请表》，提交财务部审核；（二）财务部审核材料的真实性、完整性后，提出审核意见，提交法务部复核；（三）法务部对坏账认定的合规性进行复核，出具复核意见；（四）单笔金额5万元及以下的坏账，由分管副总经理审批；单笔金额5万元以上的坏账，报总经理办公会审批；（五）审批通过后，财务部按企业会计准则相关规定进行坏账账务处理，同时在应收账款台账中注明坏账认定时间及处置结果；（六）坏账认定后，若后续收回该款项，财务部需及时冲销坏账准备，调整账务处理。第五章监督考核与责任追究第二十九条监督检查：（一）财务部每月对业务部门应收账款催收进度及台账记录情况进行检查，及时发现问题并督促整改；（二）审计部每季度开展应收账款催收管理专项审计，重点核查客户信用评估的规范性、合同条款的完整性、催收措施的有效性、坏账认定的合规性及资料归档的完整性，向管理层提交审计报告。第三十条考核评价：公司将应收账款催收管理成效纳入业务部门及相关人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（一）应收账款回收率：当期收回的应收账款金额占当期应收回金额的比例；（二）逾期款项清零率：当期逾期款项中成功收回的金额占逾期款项总金额的比例；（三）坏账率：当期新增坏账金额占当期应收账款总额的比例；（四）催收记录完整性：催收台账及相关资料的完整归档率。考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先直接挂钩。第三十一条责任追究：对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，视情节轻重给予相应处罚：（一）未按规定开展客户信用评估，导致高风险客户合作产生大额逾期款项的；（二）签订业务合同时未明确付款条款，或条款存在重大漏洞，导致催收无据可依的；（三）应收账款逾期后未及时启动催收流程，或敷衍了事、推诿扯皮，导致款项无法收回或坏账损失扩大的；（四）未按规定建立催收台账，或催收记录不真实、不完整，导致追溯困难的；（五）在应收账款核算、坏账认定过程中弄虚作假、提供虚假信息的；（六）因失职渎职导致公司应收账款产生重大损失的。处罚方式包括口头警告、书面警告、绩效扣分、罚款等；情节严重的，给予降职降薪、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。