2026年跨境营销策划公司员工档案信息管理制度

2026年跨境营销策划公司员工档案信息管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案信息管理工作，保障员工档案信息的真实、完整、安全，保护员工个人信息权益，提升人力资源管理规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规及公司人力资源管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本制度。第二条本制度所称员工档案信息，是指公司在招聘录用、劳动合同管理、岗位调整、绩效考核、培训开发、薪酬福利、奖惩、离职等全员工生命周期中形成的，反映员工个人基本情况、工作经历、专业技能、职业发展等的各类纸质及电子资料。第三条本制度适用于公司各业务部门、职能部门及全体员工的档案信息收集、整理、归档、保管、查阅、使用、转移、销毁等全流程管理工作，涵盖境内员工及境外派驻/聘用员工的档案信息管理。第四条员工档案信息管理遵循“统一统筹、分级负责、真实准确、安全保密、合规规范、全程追溯”的原则，确保档案信息管理工作符合法律法规要求，支撑公司人力资源管理及跨境业务发展需求。第五条本制度明确了员工档案信息管理各环节的职责分工、操作标准及风险防控要求，是公司开展员工档案信息管理工作的统一规范，为员工权益保护及公司合规经营提供制度支撑。第二章职责分工第六条行政部（人力资源模块）是员工档案信息管理的统筹责任部门，主要职责包括：制定员工档案信息管理具体操作规范；负责员工档案信息的统一收集、整理、归档、保管、更新、转移及销毁工作；建立健全员工档案信息管理台账，记录档案流转及使用情况；监督档案信息管理规范的执行情况，排查管理过程中的风险；负责档案管理相关系统的日常维护；组织开展档案信息管理相关培训。第七条IT部是员工电子档案信息管理的技术支撑部门，主要职责包括：负责员工档案管理系统的搭建、部署、升级及安全防护工作；保障电子档案信息的存储安全、传输安全，防范数据泄露、丢失或篡改风险；负责电子档案数据的定期备份与恢复工作；为档案管理系统的使用提供技术支持与咨询服务；协助行政部落实电子档案信息的保密措施。第八条各业务部门负责人为所在部门员工档案信息管理第一责任人，主要职责包括：督促本部门员工按要求提供真实、完整的档案信息资料；配合行政部开展员工档案信息的收集、核实及更新工作；监督本部门员工规范查阅、使用员工档案信息，确保信息不泄露；配合行政部处理档案信息管理过程中的相关问题。第九条档案管理人员是员工档案信息管理的直接责任人，主要职责包括：严格遵守档案管理规范及安全保密要求，规范开展档案收集、整理、归档等操作；妥善保管员工档案，确保档案实体及电子信息安全；准确记录档案查阅、使用、转移等情况；及时发现并向行政部报告档案管理过程中的异常情况。第十条法务部负责员工档案信息管理的法律风险防控，主要职责包括：审核档案管理相关制度的合规性；为档案信息收集、使用、跨境传输等环节的合规性提供法律咨询支持；协助处理因档案信息管理不当引发的法律纠纷或个人信息权益争议。第三章档案信息收集与归档第十一条档案信息收集实行“全面覆盖、及时准确”原则，收集范围涵盖员工全生命周期，具体包括：（一）基础个人信息资料：身份证复印件、学历学位证书、专业资格证书、职业技能等级证书、背景调查资料等；（二）招聘录用资料：应聘登记表、面试评估表、录用通知书、入职承诺书等；（三）劳动关系资料：劳动合同、保密协议、竞业限制协议、岗位调整通知书、薪酬调整记录、劳动合同变更/解除/终止证明等；（四）工作表现资料：绩效考核表、工作成果证明、奖惩决定书、表彰文件等；（五）培训发展资料：培训申请表、培训结业证书、培训评估报告、职业发展规划等；（六）跨境业务相关资料：境外派驻审批文件、境外工作经历证明、涉外无犯罪记录证明、签证/居留许可相关材料等（适用于境外派驻/聘用员工）；（七）离职相关资料：离职申请单、离职面谈记录、工作交接清单、离职证明等；（八）其他合规资料：社保公积金缴纳相关记录、健康体检报告等。第十二条档案信息收集流程：员工入职时，需按要求提交个人相关资料，由行政部档案管理人员核实资料的真实性、完整性；工作过程中形成的档案资料，由相关部门及时移交行政部；员工信息发生变更（如学历提升、资格证书更新、联系方式变更等）时，需主动向行政部提交更新资料，确保档案信息与实际一致。第十三条档案归档规范：行政部档案管理人员需在收到档案资料后5个工作日内完成整理归档，纸质档案按“一人一档”原则整理装订，标注档案编号、员工姓名、所属部门等信息；电子档案需按统一格式扫描上传至档案管理系统，建立纸质档案与电子档案的对应关联；归档过程中需严格审核资料的合规性，对不符合要求的资料退回相关部门或个人补充完善。第四章档案信息保管与维护第十四条纸质档案保管：纸质档案需存放于行政部专用档案柜，档案柜需具备防火、防潮、防盗、防蛀、防磁等防护功能；档案保管场所需设置门禁权限，仅限档案管理人员及经审批的人员进入；档案管理人员需定期检查档案保管环境，每季度对纸质档案进行一次全面核查，确保档案完好无损。第十五条电子档案保管：电子档案存储于公司指定的安全服务器或云平台，IT部需对电子档案进行加密处理，设置严格的访问权限；建立电子档案定期备份机制，每月至少备份一次，备份数据需异地存放，确保数据可恢复；档案管理系统需开启操作日志记录功能，完整记录电子档案的访问、修改、下载等操作。第十六条档案信息维护：行政部需建立员工档案信息管理台账，实时更新档案流转、使用、更新等情况；每半年对员工档案信息进行一次全面核查，及时补充缺失资料、更新变更信息，确保档案信息的准确性与完整性；对境外派驻/聘用员工的档案信息，需结合跨境业务变动及时更新相关审批文件及资质证明。第十七条档案保管期限：员工在职期间，档案信息永久保管；员工离职后，档案保管期限为5年，期满后按规定办理销毁手续；涉及劳动合同纠纷、奖惩记录等重要档案资料，保管期限延长至纠纷解决或相关事项失效后5年。第五章档案信息查阅与使用第十八条档案查阅实行“按需查阅、审批登记”制度，严禁无理由查阅员工档案信息。查阅权限及审批流程如下：（一）内部查阅：行政部因人力资源管理工作需要查阅档案的，由档案管理人员直接办理；各业务部门因工作需要查阅本部门员工档案的，需填写《员工档案查阅申请表》，经部门负责人签字确认后，提交行政部审批；查阅非本部门员工档案的，需经查阅部门负责人、被查阅员工所属部门负责人及行政部经理审批；（二）外部查阅：外部单位（如政府部门、司法机关、合作单位等）需查阅员工档案的，需提供单位正式函件及有效身份证明，经行政部经理、公司分管副总经理审批同意后，由档案管理人员陪同查阅，严禁外部单位自行查阅或复制档案；（三）跨境查阅：涉及境外派驻/聘用员工档案信息的跨境查阅，需遵守境内外相关法律法规及数据跨境传输规定，经行政部经理、法务部审核、总经理审批同意后，方可按规定流程查阅，严禁违规跨境传输员工档案信息。第十九条档案使用规范：查阅档案时，需在指定场所进行，严禁将档案带离指定区域；查阅过程中需爱护档案资料，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案；确需复制档案资料的，需经行政部审批同意，复制件需加盖“档案复制件”印章，注明复制日期及用途；严禁利用档案信息从事侵害员工权益、损害公司利益的行为。第二十条查阅记录管理：档案管理人员需对每次档案查阅、使用情况进行详细记录，包括查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅内容、复制情况、审批人等信息，形成《员工档案查阅使用登记薄》，存档备查。第六章档案信息转移与销毁第二十一条档案转移规范：员工因调动、离职等原因需转移档案的，由行政部按以下流程办理：（一）内部调动：行政部直接将员工档案转移至新部门对应的档案管理模块，更新档案管理台账，记录转移情况；（二）外部转移：员工离职后需将档案转移至新单位或人才服务机构的，需提供接收单位的档案接收函，经行政部经理审批同意后，由档案管理人员按规定办理档案转移手续，通过机要渠道或专人送递，严禁交由员工个人自带转移；转移完成后，及时更新档案管理台账，留存转移凭证。第二十二条档案销毁规范：档案保管期满需销毁的，由行政部档案管理人员整理形成《员工档案销毁清单》，详细列明档案编号、员工姓名、档案内容、保管期限等信息，经行政部经理、法务部审核、公司总经理审批同意后，按以下流程销毁：（一）纸质档案：由两名及以上专人负责监销，采用粉碎等不可逆方式销毁，确保档案信息无法恢复；（二）电子档案：由IT部配合行政部，采用数据彻底删除、磁盘物理销毁等方式销毁，确保电子档案信息完全清除；（三）销毁记录：销毁完成后，监销人需在《员工档案销毁清单》上签字确认，行政部将销毁清单归档保管，留存备查。第七章安全保密与合规管理第二十三条安全保密要求：档案管理人员及相关工作人员需严格遵守保密规定，严禁泄露、传播、篡改、出售员工档案信息；严禁向无关人员透露员工档案内容；档案管理系统账号及密码需妥善保管，定期更换，严禁转借他人使用；发生档案信息泄露、丢失等情况时，需立即采取应急措施，及时向行政部及公司管理层报告，并配合开展风险处置工作。第二十四条跨境合规要求：涉及境外派驻/聘用员工档案信息的收集、存储、使用及跨境传输，需严格遵守《中华人民共和国个人信息保护法》及境外相关国家或地区的个人信息保护法规，必要时签订跨境信息传输合规协议；未经审批，严禁将境内员工档案信息跨境传输，确保档案信息跨境管理合规。第二十五条应急处置：建立员工档案信息安全应急处置机制，发生档案被盗、损毁、信息泄露等突发事件时，行政部需立即启动应急方案，组织排查事件原因，采取技术手段控制风险扩散；法务部协助评估法律风险，制定应对措施；及时向相关监管部门报告（如需），并追究相关责任人责任。第八章监督管理与责任追究第二十六条日常监督：行政部每月对员工档案信息管理情况进行自查，核查档案收集的完整性、归档的及时性、保管的安全性、查阅使用的合规性，形成自查记录备案；每季度向公司管理层提交《员工档案信息管理进展报告》。第二十七条定期检查：行政部联合审计部每半年组织一次员工档案信息管理专项检查，全面核查档案管理流程的合规性、档案信息的真实性、安全保密措施的落实情况，对检查中发现的问题，形成整改清单，明确整改责任人及整改时限，督促相关部门限期整改。第二十八条对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗位调整等处理；造成员工权益损害或公司经济损失、合规风险的，依法依规追究相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）收集虚假员工档案信息或遗漏重要档案资料的；（二）未按规定办理档案归档、保管、转移、销毁手续的；（三）未经审批擅自查阅、复制、传播员工档案信息的；（四）泄露、篡改、出售