合同管理制度

合同管理制度引言：随着企业规模的扩大和业务复杂性的增加，合同管理在运营中的重要性日益凸显。为规范合同审批流程，提升风险控制能力，确保法律合规，特制定本制度。该制度适用于公司所有涉及经济往来的合同签订、履行及归档全过程，核心原则是标准化操作、透明化执行、责任化落实。通过明确各部门职责，优化工作流程，强化权限管理，建立有效的绩效评估与激励机制，以及完善的风险应对措施，旨在构建高效、安全的合同管理体系，为公司的稳健发展提供保障。一、部门职责与目标（一）职能定位：合同管理部门作为公司运营的核心支持部门，直接向总经理汇报，负责制定合同管理制度，监督执行情况，处理合同纠纷。与其他部门协作时，需与法务部共同审核合同条款，与财务部对接付款流程，与业务部门协调执行细节。该部门需保持独立性和权威性，确保制度执行的公正性。（二）核心目标：短期目标包括在六个月内完成现有合同系统的升级，建立电子存档库，并培训全员掌握基本操作。长期目标则是通过三年实现合同管理的完全自动化，降低人为错误率至X%，并使合同履约率提升X%。这些目标与公司战略紧密关联，例如通过优化流程提升客户满意度，降低法律风险，从而支持业务部门的扩张计划。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：合同管理部门内部分为三个层级，分别是总监、经理和专员。总监负责全面管理，经理分管具体业务线，专员负责日常操作。汇报关系上，专员向经理汇报，经理向总监汇报，形成清晰的责任链。关键岗位的职责边界包括总监需制定年度工作计划，经理需完成部门目标分配，专员需确保合同文件准确无误。此外，设立专职的法律顾问岗位，负责重大合同的审核，确保合规性。（二）人员配置：部门初期编制为X人，包括总监1名、经理2名、专员X名，法律顾问1名。招聘时需优先考虑具有X年以上合同管理经验或法律背景的人才，通过笔试和面试双重考核。晋升机制上，专员表现优异者可晋升为经理，经理负责制下，总监根据业绩评估结果决定是否晋升。轮岗机制方面，每两年组织一次内部轮岗，让专员体验不同业务线，增强综合能力。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：采购合同审批需经过部门负责人初审、财务部复审、CEO终审的三级签字流程。具体操作时，业务部门提交合同草案，合同管理部门在X日内完成审核，重大合同需延长X天。项目启动会需在合同签订后X日内召开，由业务部门主持，合同管理部门提供支持。中期评审由项目经理牵头，每季度进行一次，重点关注进度和风险。结项验收时，需提交完整的项目报告和合同执行情况说明，经双方确认后归档。（二）文档管理：所有合同文件需按照“项目名称-合同类型-日期”的格式命名，存储在加密的服务器中，权限设置为部门总监可全部调阅，经理可调阅本部门文件，专员仅可调阅自己经手的部分。会议纪要需使用统一模板，包括会议时间、地点、参与人员、决议事项等，每月汇总一次。报告模板包括合同执行报告、风险评估报告等，提交时限为每月X日前。电子文档需定期备份，确保数据安全。四、权限与决策机制（一）授权范围：审批权限分为三级，部门负责人负责小额合同（低于X万元），财务部负责中等合同（X万元至X万元），CEO负责重大合同（超过X万元）。紧急情况下，如客户要求立即签订，可由部门负责人电话请示CEO，获得授权后执行，事后需补办手续。危机处理时，可成立临时小组，由总监牵头，包括法务部、财务部和业务部门代表，直接决策并执行。（二）会议制度：每周召开部门例会，讨论本周工作计划和问题，每月召开季度战略会，回顾目标完成情况。例会由经理主持，总监参加；战略会由总监主持，全体成员参与。决策记录需详细记录每位参与者的发言和决议，形成会议纪要，并在24小时内发送给所有参会人员。决议执行情况由专员负责跟踪，每周汇总一次，报送给经理和总监。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：销售部门按客户转化率和合同金额评分，技术部门按项目交付准时率和合同履行率评分，合同管理部门按流程合规性和问题处理效率评分。评估周期为月度自评和季度上级评估，自评结果需在每月X日前提交，上级评估结果在每季度末公布。（二）奖惩措施：超额完成销售目标者可获得奖金或晋升机会，连续两个季度排名靠后者将接受培训或调岗。合同管理部门若出现数据泄露，需立即报告并接受内部调查，情节严重者将面临降级或解雇。奖励机制中，年度优秀员工将获得额外奖金和旅游机会，惩罚机制中，违规操作者需赔偿相应损失并缴纳罚款。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：合同管理需严格遵守行业规范和数据保护要求，如涉及个人信息的合同需加密存储，并限制访问权限。每年需进行一次合规培训，确保全员了解最新法规。此外，所有合同文本需经过法务部审核，确保无法律风险。（二）风险应对：制定应急预案，如客户违约时，立即启动法律程序；系统故障时，启用备用系统。每季度进行一次内部审计，抽查合同流程合规性，发现问题及时整改。风险应对中，设立风险基金，用于应对重大突发事件。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作时，需指定接口人，每周同步进展。接口人需具备良好的沟通能力，确保信息传递准确无误。此外，设立共享平台，各部门可查看合同执行情况，提高透明度。（二）冲突解决：争议先由部门调解，未果则提交HR仲裁。调解时需保持公正，以事实为依据。仲裁结果需书面通知双方，并记录在案。冲突解决中，强调以协商为主，避免公开化，保护公司形象。八、持续改进机制员工可通过匿名问卷收集流程痛点，每月收集一次，汇总后进